有 问 有 答(12) 销毁清册一般多少页为一本? 答:销毁清册的厚度没有统一规定。习惯做法是, 将每次鉴定工作中形成的鉴定报告、 需销毁文件的清 册、 批准和监销人的签字手续装订为一册, 放入全宗卷 中保管。如果一次鉴定工作内容包括几个档案门类, 如既有文书档案,又有会计档案, 由于各类档案销毁时 审批权限、 审批程序不大一致, 材料多少及其时间跨度 也各不相同,因而每次销毁工作形成的材料也可以按 档案门类分别装订成册。 与国家档案局的 归档文件整理规则 相比, 山 西省的 实施细则 有哪些特点? 答:根据国家档案局 2000 年 12 月颁布的 归档文 件整理规则 ( 以下简称 规则 ) , 结合山西省档案工作 的实际情况, 山西省档案局于 2002 年 3 月制发了 山 西省 归档文件整理规则 实施细则 ( 以下简称 实施 细则 ) 。本细则是在认真贯彻国家档案局文件精神, 广泛听取各市( 地) 档案部门及有关专家的意见, 总结 山西省计划生育委员会、 山西日报社等试点单位经验 的基础上, 几经修改完成的。与 规则 相比, 实施细 则 对各个环节规定得更详细、 更具体, 更便于山西省 档案工作人员运用和操作。其特点是: 1、 装订。装订是归档文件整理的第一个步骤, 通 过这一环节可以从实体上将归档文件的基本单位 - “ 件” 确立下来。 规则 中仅对装订前的排序做了规 定,而对装订方式和材料未作统一要求。 实施细则 中将“ 装订” 细化为三个步骤。首先明确要求“ 归档文 件要去掉金属物,另加封面, 采用三孔一线、 缝纫、 不锈 钢夹等方法在左侧装订” 。为了避免重复劳动, 对于已 经成册不便拆钉的报表、 刊物、 图册“ 可以保持原册 封 ” 。增加封面一是为了更好地保护档案, 二是可将档 号章直接印制在封面上,减少了工作量。其次, 规定了 件内排序。第三, 与 规则 不同的是, 实施细则 要 求,除了已有页码的报表、 图册外, 每一份归档文件必 须编制页号,以便于保管和登记。 2、 分类。关于分类, 我们认为问题分类法在实际 操作时,受人为因素的制约较大, 这种分类标准不易把 握,同时目前山西省各基层档案室很少采用此种方法, 因而 实施细则 在分类问题上,与 规则 基本保持一 致,只是去掉了问题分类法。为适应省、 地、 县不同类 型、 不同层次单位的需要, 实施细则 提出了年度 组织机构保管期限和年度保管期限两种分类 方法, 那些内部机构较多、 职能分工明确、 形成文件数 量较多的单位可采用年度组织机构保管期限 三级分类法, 而内部机构设置简单、 归档文件数量较少 的小单位采用年度- - 保管期限分类法即可。 3、 编制档号。 实施细则 最明显的特征也是与 规则 最大的不同之处, 就是档号编制方法的差异。 首先是归档章项目设置的不同 。 规则 中要求在每份 归档文件的首页加盖归档章( 见图 1) , 其中有全宗号、 年度、 保管期限、 机构、 件号等项目,填写时允许直接将 保管期限、 机构名称等汉字标注到相应位置。 实施细 则 则要求将归档章( 见图 2) 印制在每份文件的封面 上, 归档章的项目除了保留原有的全宗号、 保管期限和 件号外, 删除了年度、 机构( 或问题) 项目, 另增设了类 目号和页数。其次是档号标识方法的不同。 规则 中 未明确规定档号的组成部分, 实施细则 中依然沿用 了传统的档号标识方法, 即全宗号- 类目号- 件号。 自 20世纪80 年代末期, 山西省档案局在全省机 关、 企业事业单位开展了档案工作目标管理考评活动。 迄今为止, 山西省大多数单位已成立了综合档案室, 对 本单位形成的各种门类和各种载体的档案实行了集中 统一管理, 制定了统一的分类方案,为了便于一个全宗 内文书档案与其他门类档案统一分类和编号, 实施细 则 在类目号中,增加了档案门类代号, 将一个全宗中 的文书档案( 或党群、 行政等管理类档案) 赋予一级类 目代号;年度用四位阿拉伯数字标识作为二级类目代 号;而机构、 保管期限不再用汉字而全部用数字代号标 识;上下位类目之间用“ ?” 相隔。增加“ 页数” 栏目主要 是为了便于登记和利用。另外, 虽然类目号中永久、 定 期档案已有了代号, 但考虑到定期还可分为 50 年、 30 年、 10 年等几类,为对文件的保存价值一目了然,归档 章中又增设了保管期限项。 ( 全 宗 号)( 年 度)( 室编件号) ( 机构或问题)( 保管期限)( 馆编件号) 图 1 全宗号类目号 件号 馆编 室编 页数 保管 期限 图 2 4、 装档案盒。 规则 中档案盒的盒脊背设置了 20mm、 30mm、 40mm 三种规格,制定 实施细则 时, 鉴于 类目号的标识需要一定的宽度, 仅仅保留了 30mm、 40mm 两种规格,去掉了 20mm 这一厚度。填制盒内备 考表时, 除了盒内文件有关情况说明、 整理人、 检查人 等必备项目外, 为了库房清点工作操作方便,有效地维 护档案实体的有序化,备考表内还要求注明盒内文件 的起止档号。 侯马经济技术开发区地税地方分局的同志问, 归档文件的整理由“ 卷” 改为“ 件” 后, 类目号如何编制? 42 山西档案 2003年第 6 期 初 学 者 - - - - - - - - 答: 山西省 归档文件整理规则 实施细则 规定, 类目号指的是分类方案中各类目的标识符号, 其中一 级类目代号为档案室文书档案( 或党群、 行政等管理类 档案 ) 的代号;二级类目代号为四位阿拉伯数字标识的 公元纪年;三级类目代号要根据本单位选择的分类方 法而定,采用年度 组织机构 保管期限分类的, 指的是机构的代号,采用年度 保管期限分类的, 指 的是永久、 定期档案的代号;四级类目代号指的是采用 年度 组织机构 保管期限分类的单位,永久、 定 期档案的代号;上下位类目之间用“ ?” 相隔, 如某单位 2003年文书档案办公室的永久类可以标识为“ 1 2002 1 1” 。 根据 山西省 归档文件整理规则 实施细则 的 要求,“ 归档文件按件逐页编写页号” ,“ 已有页码的报 表、 图册不再新编页号” ,一般单位的收文均编有页号, 只有前面附加的阅文卡上无页号,如果该页不编号, 不 符合文件规定,如果重新编号,几乎是重复劳动, 既繁 琐又无太大价值,这种情况如何处理? 答:阅文卡反映了一份收文从签收、 审核到拟办、 批办、 承办的文书处理过程, 它已成为文件非常重要的 一个组成部分,所以必须编号。 针对上述问题,比较经济的作法是采取插页号的 方法, 即原收文的编号体系不变, 只将阅文卡编为 1 ( 1) , 原文件的首页编为 1( 2) 即可。归档章及归档文 件目录中的 “ 页数” 要填写文件的实有页数, 即原文件 的页数与阅文卡的页数之和。 将本单位的转发文与上级单位的被转发文作为 一件时,归档文件目录如何登记? 答:整理归档文件时, 将本单位的转发文与上级单 位的被转发文作为一件,登记目录有两种方法。一是 转发文与被转发文均登记目录, 只是本单位的转发文 占序号,上级单位的被转发文不占序号, 只将其形式与 内容特征登记到转发文条目的下面, 以便于按文号或 责任者查找上级来文,计算机录入时, 可将被转发文的 文号标在本单位的转发文题名后面, 用括号注明。二 是归档文件目录上只登记本单位的转发文, 另编制上 级来文的文号索引作为辅助检索工具,方便利用。 机关档案室销毁档案的依据是什么? 有哪些 程序? 答:机关档案的鉴定销毁工作必须依据国家有关 的法律法规执行。 档案法 第三章第十五条规定“ 鉴 定档案保存价值的原则、 保管期限的标准以及销毁档 案的程序和办法,由国家档案行政管理部门制定 ” , 机 关档案工作条例 第十七条规定“ 机关应定期对已超过 保管期限的档案进行鉴定” ,“ 鉴定工作结束后, 应提出 工作报告,对确无保存价值的档案进行登记造册, 经机 关领导人批准后销毁” 。 销毁档案的程序是: 1、 编制销毁清册。鉴定小组( 在机关分管负责人 的领导下, 由档案部门和有关业务部门的人员共同组 成) 经过鉴定,对失去保存价值的档案编制清册, 它是 日后查找档案销毁情况的凭据。销毁清册的封面需设 置全宗号、 销毁档案的数量、 鉴定小组负责人的签字及 时间、 批准人的签字及时间、 两个监销人的签字及销毁 时间等项目。清册中档案销毁登记表要设置序号、 文 件题名、 所属年度、 档号、 应保管期限、 已保管期限、 文 件页数、 备注等栏目,以准确揭示每一份销毁文件的内 容和成分, 供领导人审查。 2、 拟订鉴定报告, 提出销毁意见。报告中对需销 毁档案的数量及内容作简要介绍, 并提出销毁意见、 及 销毁原因。 3、 机关分管负责人审批。 4、 销毁。领导批准后, 一般由二人将需要销毁的 档案送往指定的造纸厂做原料, 数量较少的亦可自行 焚毁, 不需当作其他用途,更不许出卖。无论采用什么 方法, 必须指定两人以上监销, 确已销毁后,监销人须 在销毁清册上注明“ 已销毁” 字样、 销毁日期和签字, 以 示负责。 5、 未批准销毁的档案,要继续保存。 情况特殊的专门档案, 销毁时还要遵照有关规定 执行。如会计档案的销毁工作,就要按照财政部和国 家档案局于 1998 年联合下发的 会计档案管理办法 执行, 具体程序是: 1、 由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意 见, 编制销毁清册。 2、 单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 3、 销毁时,应由档案机构和会计机构共同派员监 销。国家机关销毁会计档案时, 应由同级财政部门、 审 计部门派员监销。财政部门销毁会计档案时, 应由同 级审计部门派员参加监销。 4、 监销人在销毁会计档案前, 应当按照会计档案 销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销 毁后, 应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销 情况报告本单位负责人。 ( 王改娇) 编者附言:本栏目欢迎所有业务提问,问题越具体 越好。通过信件、 电话、 E- mail 均可。急脾气的朋友, 可常到本刊网站查询, 答案很可能就在“ 有问有答” 专 栏里粘着。 本刊网址x x 43 山西档案 2003 年第 6期 初 学 者 :http:/ s http:/ s da.co m