第2章 统计整理,2. 1数据录入 2. 2统计汇总 2. 3绘制统计图,返回,2. 1数据录入,在大多数情况下，为了方便读取与分析数据，最好采用“列表格式”存储数据，而不采用其他格式，如图2一1所示。 2. 1. 1录入调查问卷 1.输入调查问卷 新建一个Excel工作簿文件，在A1单元格输入问卷编号，然后在B1至H1按问卷中的问题顺序输入每个问题的关键字，作为变量名称，然后根据问卷编号顺序依次录入被调查者针对每一个问题所选答案的代码如A, B, C等。 在图2 -2中，假设编号为1的问卷被调查者第一个问题选择了“B.形势正常”，则在B2单元格中输入B;第二个问题选择了“D.相关工作或实习经验”，则在C2单元格中输入D;其他问题，被调查者选哪一项，则在相应的列输入对应代码即可。,下一页,返回,2. 1数据录入,2.问卷编号偷入方法 (1)自动快速填充功能 如图2一3所示，先在单元格A2, A3中输入1, 2,用鼠标选中区域A2;A3，把鼠标指针移至该区域右下角，当鼠标形状由自色空心 字变为黑色实心“+”字时，按住鼠标左键向下拖动，完成数据的自动填充。 (2)自动生成序列 假设共有101问卷，在A2中输入编号1，用鼠标单击其他任意空白单元格，然后再单击A2单元格，将其设为活动单元格。 用鼠标单击菜单选项【编辑(E)】一【填充(I)】一【序列(S).】， 则出现如图2 -4所示的“序列”对话框。,上一页,下一页,返回,2. 1数据录入,单击“列(C)”左侧的“O“，其中出现“”，在“步长值(S);”右 侧文本框中输入“1”(注:“步长”是指相邻两项之间相差的数值)，在“终止值(旦):”右侧对话框中输入“101“，然后单击“确定”，则会自动生成1一101的问卷编号。 3.利用Excel的“有效性”进行数据录入 其具体步骤如下: (1)用鼠标单击列号“B”，选中B列。 (2)用鼠标单击菜单选项【数据(D)】一【有效性(L)】弹出如图2一5所示的“数据有效性”对话框。 (3)单击“允许(A);”下面“任何值”右侧的下拉箭头(“”)，选择 “序列”，在“来源(助:”下方对话框中在英文状态下输入“A, B, C, D”，然后单击“确定”，如图2一6所示。,上一页,下一页,返回,2. 1数据录入,(4)在录人数据时，通过从下拉菜单中选择相应的选项输入，同时防止录人数据时产生错误。 4.采用二分变量的方式录入多项选择问题 在“2009年大学生就业形势调查问卷”中第四个问题与第五个问题都是多项选择问题，如果采用图2一1中的处理方式，虽然录入时比较方便，但不利于进行更深入的分析。在对于多项选择问题时，可以先把单项选择问题存放于一个工作表，把该工作表命名为“单项选择问题”，然后把多项选择问题的数据单独存放同一个工作簿另一个工作表中，该工作表可命名为“多项选择问题”或类似的名称，然后可以采用如图2 -7所示的方式录入多项选择问题选项。,上一页,下一页,返回,2. 1数据录入,2.1.2录入表格中的数据 以房地产中介企业统计年报的报表为例，可以先将报表中的指标理解为变量，作为列标题，把不同企业的数据作为变量值另外由于房地产中介企业统计年报分为中介服务情况与经营情况两部分，相应的Excel工作簿可以设置两个工作表:“中介服务情况”工作表和“经营情况”工作表，以避免在这两部分数据录入到一张工作表会导致工作表列数过多的情况。为了便于管理，需要在“中介服务情况”工作表和“经营情况”工作表设置一个相同变量名称的列，如可以将“法入名称”同时设在两个工作表中，经过上述操作之后，可将不同单位的 报表数据以“列表格式”录入到Excel表中，如图2一8所示。,上一页,下一页,返回,2. 1数据录入,会计入员在记录不同经济业务时，会用到通用记账凭证(如图2 -9所 示)，在通用记账凭证中将经济业务转化为会计分录，将会计数据录入到Excel中，可以利用Excel中的汇总函数，很方便地汇总出发额及余额对照表。为了更好地录入会计分录，可以在如图2一9所示的格式下录入通用记账中记载经济业务的会计分录。 (1)参照图2一10，在A2 : C2单元格中输入旧期”“摘要”“结算方式”“总账科目”“明细科目”“借方金额”“贷方金额”. (2)在F1中输入公式“= sum ( F3 ： F10000 ) ”，在E1中输入公式“=sum ( G3 ： 610000 ) ”(注意:如果从第3行到第10000行还少，可以根据实际情况增加求和单元格区域)，选定单元格区域“1 ; E1，单击常用工具中的 图标，进行合并，再输入公式“=IF (F1=Gl,“借贷相等”，“借贷不等，请审核”)”，可以保证实时进行“借贷相等”的审核。,上一页,返回,2. 2 统计汇总,2. 2. 1函数汇总 总体单位数在Excel中通过COUNT()(计数)函数计算得出;总体标志总 量通过SUM()(合计)函数实现汇总出假设有一家名为童乐玩具公司技术入员的有关情况如表2一1所示。 以“列表格式”将表2一1输入到Excel中，然后以“童乐玩具公司技术入员”为文件名保存文件，如图2一11所示。 (1)单击任意一空白单元格，假设单击cps单元格然后单击菜单选项【插入(I)】一【fx函数(F).】，则出现如图2一12所示的“插入函数”对话框。 (2)单击“常用函数”右侧的“”，在弹出的下拉列表中选择函数类别“数学与三角函数”，然后用“选择函数(N);”下方函数列表右侧的滚动条，找“SUM”函数，然后用鼠标单击选中并单击“确定”按钮，则弹出如图2一13所示的“函数参数”对话框。,下一页,返回,2. 2 统计汇总,(3)删除“Numbed”右侧文本框中的“ES;FS”，用鼠标选中单元格区域F2;F10，则会在“Numbed”左侧文本框中显示“F2;F10”，单击“确定”，则在G5单元格中显示“296800“,即童乐玩具公司技术入员年薪的合计数。 2. 2. 2分类汇总 分类汇总中“分类”一词的含义就是分组。 (1)以图2一11所示数据为例，单击A1;F10单元格区域内任意一单元格，假设此例选择A1单元格选择然后单击菜单选项【数据(D)】一【 排序(S).】，出现如图2一14所示的对话框。 (2)鼠标单击“主要关键字”下方文本框右侧的“”，在弹出的下拉列表中选择“技术职务”作为排序的主要关键字，单击“确定”，则可以观察到数据排列顺序发生了变化。,上一页,下一页,返回,2. 2 统计汇总,(3)此时活动单元格依然为A1单元格，保持不变，单击菜单选项【数据 (D)】一【分类汇总(B).】，出现如图2一15所示的对话框。 (4)分类汇总。 “分类字段(A);”就是用于分组的变量，为了便于分组，必须以“分类字段(A)”为主要关键字进行排序。 设定汇总方式。“汇总方式(U)”有:求和、计数、最大值、最小值、 平均值、乘积、数值计数、标准偏差、总体标准偏差、方差、总体方差。 选定汇总项。可供选定的汇总项有:“编号”“姓名”“性别”“技术职务”“年龄”“年度工资总额(元)”，选择任何一项都可以得到不同的“技术职务”人数。,上一页,下一页,返回,2. 2 统计汇总,复选框它包括:替换当前汇总项(C)、每组数据分页(P)、汇总结果 显示在数据下方(S)三项，通常选择默认项即可。 按钮它包括三项，其中“全部删除”是指删除汇总结果，恢复到分类汇总结果之前的界面在此例中，“确定”之后会出现如图2一16所示的分类汇总结果。 2. 2. 3数据透视表汇总 利用分类汇总只能得到单标志分组表，但在更多情况下对经济现象进行深入分析和研究时，需要对总体进行复合分组，Excel提供了比分类汇总功能更丰富的数据透视表，满足了不同情况下的统计汇总工作现以表2 -2数据为例，说明操作步骤。,上一页,下一页,返回,2. 2 统计汇总,(1)新建一个工作表或工作簿文件，在A 1 ; I61单元格区域中输入表2 -2中的数据，以“宏光银行员工样本数据”为工作表或工作簿名，然后保存数据 (2)鼠标点击A1 ; I61区域内任意单元格，单击菜单选项【数据一【数据透视表及数据透视图(E)】。 (3)在“数据透视表和数据透视图向导一3步骤之1”对话框中单击“下一步(N)”。 (4)在“数据透视表和数据透视图向导一3步骤之2”对话框中单击“下一步(N)”。 (5)在“数据透视表和数据透视图向导一3步骤之2”对话框中的“数据透视表显示位置”下方选择“现有工作表(E)”，此时光标在下方单元格引用区域(下方空白区域).,上一页,下一页,返回,2. 2 统计汇总,在距离A1 ; I61较远处选择一个空白单元格，然后点击“完成(E);，则出现如图2一17所示的三部分:1“数据透视表字段列表”,2“数据透视区域”、3“数据透视表工具栏”. 进行汇总时，鼠标左键单击选中并按住鼠标左键将数据透视表字段列表中字段拖曳到数据透视表区中的“请将页字段拖至此处”“将行字段拖至此处”“将列字段拖至此处”“请将数据项拖至此处”位置，可以生成汇总表。 (6)鼠标单击“数据透视表字段列表”中的“性别”，并用左键移至“将列字段拖至此处”位置，然后松开鼠标左键;鼠标单击“数据透视表字段列表”中的“工作岗位”，并用左键移至“将行字段拖至此处”。,上一页,下一页,返回,2. 2 统计汇总,本例选择将“工作经验/月”移至“请将数据项拖至此处”位置，则会出现如图2一18所示的复合分组表。 (7)鼠标单击数据透视表汇总结果表中任意一个数字所在的单元格，然后按鼠标右键，则弹出如图2一19所示的数据透视表快捷菜单。 刷新数据(R). 隐藏(D) 顺序(E) 字段设置(N)。用鼠标单击汇总出的数字，然后单击鼠标右键，弹出数据透视表快捷菜单，选择“字段设置(N)”后，弹出如图2一20所示的对话框。,上一页,返回,2. 3 绘制统计图,2. 3. 1制图 现以表2 -3为例说明Excel制图的一般方法。 (1)在Excel输入表2 -3的数据(如图2 -21所示)，然后鼠标在距数据区 域较远单击一空白单元格。 (2)单击菜单选项【插入(I)】一【图表(H).】。 在对话框“图表向导一4步骤之1一图表类型”中选择“柱形图”，在“子图表类型”中选择第一项，单击“下一步(N)”，则显示如图2一22所示的对话框。 数据区域“数据区域”选项对应于统计表中的统计数据，即告知计算机用那些数据为绘制图形的来源。,下一页,返回,2. 3 绘制统计图,系列“系列”是用于设定“数据区域”中数据的含义(即指标)。鼠标单击“系列”后，则出现如图2 - 23所示的对话框。 (3)完成上述步骤之后，单击“下一步(N)出现“图表向导一4步骤之 3一图表选项”对话框，如图2 - 24所示。 (4)完成上述步骤之后，单击“下一步(N)出现“图表向导一4步骤之 4一图表位置”，如图2 - 25所示。 2. 3. 2统计图编辑 单击“完成(F)”之后，柱形图会出现在“统计制图”工作表中，但效果并不一定让入满意，可能还需要进一步修改和美化，这就是统计图编辑，现以图2一26为例进行说明。,上一页,下一页,返回,2. 3 绘制统计图,整个柱形图被称为“图表区”，包括:“图表标题”“图例”“绘图区”。“绘图区”又包括:“系列”名称和“数据标志”。 1.图表标题的编辑 单击柱形图，柱形图周围会出现8个黑色实心小方框(鼠标指向小方框时，会变为双箭头，拖曳，对图表大小进行调整)，表示选中图表，此时菜单选项数据(D)】变为【图表(C)，同时会出现图表工具栏，如图2一27所示。 2.图例的编辑 当鼠标指向图例，图例周围8个小方框和鼠标下方有提示之后，表明选中了该图例，按鼠标右键并选择“图例格式(0)”，可对图例的“图案”“字体”“位置”进行设置另外，将鼠标指向图例周围8个小方框，鼠标变为双向箭头时，可以对图例拖曳以改变大小。,上一页,下一页,返回,2. 3 绘制统计图,3.绘图区编辑 当鼠标指向绘图区时，下方会出“