第三章 公务事务写作,第一节 计划 第二节 总结 第三节 通知 第四节 通报 第五节 报告 第六节 请示 第七节 函 第八节 纪要,返回,第一节 计划,一、计划的概念与作用 计划是党政机关、社会团体、企事业单位或个人在一定时期内,为了完成某项任务,事先制定的明确、具体的行动安排,包括对数量和质量的要求、对事件的限定、对完成任务所采取的措施等. 计划是领导和管理过程的起始环节,也是整个领导和管理过程的依据.有了切实可行的计划,就有了明确的奋斗目标,就可以减少盲目性,增强自觉性,从而有准备、有步骤、积极主动地完成既定任务.所谓“凡事预则立,不预则废”,讲的就是计划的重要性.计划对工作、学习、生产、劳动都有重要的指导作用、推动作用和保证监督作用.,下一页,返回,第一节 计划,计划是组织生存与发展的纲领,是组织协调的前提,是指挥实施的准则,是控制活动的依据. 二、计划的写作特征 ()针对性.计划是根据党和国家的方针、政策和有关的法律、法规,针对本系统、本部门的实际情况制订的,目的明确,具有指导作用. ()预见性.计划是在行动之前制订的,它以实现今后的目标,完成下一步工作和学习任务为目的. ()首位性.计划是进行其他管理工作的前提,计划在前,行动在后. ()普遍性.,上一页,下一页,返回,第一节 计划,实际的计划工作涉及组织中的每一位管理者及员工,一个组织的总目标确定后,各级管理人员为了实现组织目标,使本层次的组织工作得以顺利进行,都需要制订计划. ()目的性.任何组织或者个人制定的各种目标都是为了促使组织的总目标的实现和一定时期目标的实现. ()明确性.计划应明确表达出组织的目标和任务,明确表达出实现目标所需的资源及所采取的程序、方法和手段,明确表达出各级管理人员在执行计划过程中的权利和职责. ()效率性.计划的效率性主要是指时间性和经济性两个方面.,上一页,下一页,返回,第一节 计划,三、计划的写作格式 计划并没有固定的写作格式,应视具体内容而定.国家行政机关的计划往往形成文件上报下发,作为开展工作或检查工作的依据,一般称为公文式计划或文件式计划.这种计划有其特定的格式,一般包含标题和正文两部分. . 标题 公文式计划的标题有两种形式:一种是写明单位名称、时间期限、计划种类;另一种是写明单位名称、内容范围、计划种类,如县委干部培训三年计划.,上一页,下一页,返回,第一节 计划,如果标题不含单位名称,一般可将单位名称放在标题之下或落款处,有的还要在标题之下用括号注明何时由何会议通过.有些标题既包含内容范围,又包含时间期限,如省国民经济和社会发展第八个五年计划;有些标题还包含计划本身的成熟程度,如“初稿”“草稿”“讨论稿”“征求意见稿”等,加括号注于标题末尾,以区别于成熟的正式计划. . 正文 正文即计划的具体内容.公文式计划至少包括前言和主体两个部分,不少计划还有一个结尾部分;如果标题中或标题下无单位名称,则结尾之后还应包括落款这个部分.,上一页,下一页,返回,第一节 计划,此外,与计划有关的一些材料,如果在正文里逐条表述不方便,还可以在最后附表或附图. ()前言.用简练的文字说明制订这份计划的依据和总的目的任务.这是计划的总纲,用来统率全文,它虽短,但很重要.前言写多长,并无统一的规定,一般应与整个计划的规模相适应,可以写成一段式、两段式或多段式;对于大型计划,其前言常以“绪论”的形式出现,而“绪论”中又可以有自己的前言. ()主体.,上一页,下一页,返回,第一节 计划,这是计划的基本内容,在开头和中间要写明制订计划的依据,在计划期限内应完成的具体任务和应达到的具体目标采用分条列项式,即把计划任务分成若干项,用序码和小标题标明层次,逐项写出具体任务和具体目标、具体做法和具体步骤、时限要求及具体分工等.结尾部分应根据需要决定写不写、怎样写.可以简要指出任务的重点、强调工作的主要环节,也可以说明注意事项,分析计划实施中可能出现的问题,防患于未然,还可以提出号召和计划. ()日期与落款.某些计划在正文以后写明制订的日期;计划如果需要上报或下发,还要按文件格式和发文程序的要求,写上主送、抄送和抄报单位.,上一页,下一页,返回,第一节 计划,某些计划,尤其是非公文式的计划,在正文以后还要有落款,即制订并发布计划的单位名称.落款写在正文的右下方. ()附录.一些生产计划、财务计划的指标和数字,往往都列在附表上,如辽宁省“七五”计划就附有辽宁省国民经济和社会发展第七个五年计划主要指标. 四、计划的写作要求 ()服从大局.制订计划是为了更好地贯彻上级战略.,上一页,下一页,返回,第一节 计划,制订计划要下级服从上级,局部服从全局,把自己的小计划融合到大计划里. ()实事求是.一定要从实际出发,既要尽力而为,又要量力而行. ()明确、具体.计划是要执行的,写得越具体、明确,操作性就越强.一定要把任务、要求、措施、办法、步骤写得清清楚楚,以便执行.,上一页,返回,第二节 总结,一、总结的概念 总结是把对前一阶段工作或学习进行回顾、检查和分析研究,从中找出经验和教训,获得规律性的认识,明确今后实践的方向这些内容系统化、条理化,形成文字的一种事务文书,是应用写作实践中的一种常用文体.总结是对实践的认识,总结的过程是由感性认识上升到理性认识的过程.总结应对实践进行全面、深刻和本质的概括. 二、总结的写作特征 ()真实性.总结在回顾过去时要用事实说话,从本单位(或本人)自身的实践活动中选取材料,并从这些材料中提炼观点,得出结论.不得移花接木,张冠李戴,也不允许任意虚构,主观臆造.,下一页,返回,第二节 总结,()理论性.总结工作不是记流水账,不能停留在事实的表层作一般的陈述,而应以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导,认真地评论得失,对大量的事实材料进行科学分析,就事论理,揭示出客观事物带规律性的结论. ()目的性.如果说总结工作回顾过去,回答“做了什么”体现了真实性,评论得失,回答“为什么”体现了理论性,那么指导未来,回答“怎么做”则体现了目的性.总结的根本目的是指导今后的实践,肯定成绩是为了增强信心,鼓足勇气,做好以后的工作;总结经验是作为后事之师,不断前进;找出教训是为了明白失利原因,以便记取,使今后走上坦途,避免重蹈覆辙.,上一页,下一页,返回,第二节 总结,三、总结的写作格式 总结的写作格式包括标题、正文、落款. . 标题 总结的标题有多种形式,最常见的是由单位名称、时间、主要内容、文种组成,如市财政局年工作总结厂年上半年工作总结.有的总结标题中不出现单位名称,如创先争优活动总结年教学工作总结;有的总结标题只是内容的概括,并不标明“总结”字样,但一看内容就清楚是总结,如一年来的谈判及前途(周恩来选集上卷,人民出版社年版,第页)、走活三步棋,选好一把手(先锋年第期)等.,上一页,下一页,返回,第二节 总结,另外,还有的总结采用双标题.正标题点明文章的主旨或中心,副标题具体说明文章的内容和文种,如构建农民进入市场的新机制运城麦棉产区发展农村经济的实践与总结加强医德修养树立医疗新风南方医院惠侨科精神文明建设的经验. . 正文 总结的正文分为开头、主体、结尾三部分,各部分均有其特定的内容. ()开头.总结的开头主要用来概述基本情况.其包括单位名称、工作性质、主要任务、时代背景、指导思想,以及总结目的、主要内容提示等.开头部分要简明扼要,文字不可过多.,上一页,下一页,返回,第二节 总结,()主体.这是总结的核心部分,其内容包括做法和体会、成绩和问题、经验和教训等.这一部分要求在全面回顾工作情况的基础上,深刻、透彻地分析取得成绩的原因、条件、做法,以及存在问题的根源和教训,揭示工作中具有规律性的东西.回顾要全面,分析要透彻. 不同类型的总结,其内容有所侧重,全面性总结的主体包括两个层次,即成绩和经验、存在的问题和教训.对于一般的工作总结,重点应放在成绩和经验上. 主体部分常见的结构形态有以下三种: 纵式结构.此结构按事物或实践活动的过程安排内容.,上一页,下一页,返回,第二节 总结,写作时,把总结所包括的时间划分为几个阶段,按时间顺序分别叙述每个阶段的成绩、做法、经验、体会.这种写法的好处是事物发展或社会活动的全过程清楚明白. 横式结构.此结构按事实性质和规律的不同分门别类地依次展开内容,使各层之间呈现相互并列的态势.这种写法的优点是各层次的内容鲜明集中. 纵横式结构.安排内容时,既考虑到时间的先后顺序,体现事物的发展过程,又注意内容的逻辑联系,从几个方面总结出经验教训.这种写法通常先采用纵式结构,写出事物发展的各个阶段的情况或问题,然后用横式结构总结经验或教训.,上一页,下一页,返回,第二节 总结,主体部分的外部形式有贯通式、小标题式、序数式三种情况. 贯通式适用于篇幅短小、内容单纯的总结.它像一篇短文,全文之中不用外部标志来显示层次. 小标题式将主体部分分为若干层次,每层加一个概括核心内容的小标题,重心突出,条理清楚. 序数式也将主体分为若干层次,各层用“一、二、三”序号排列,层次一目了然. ()结尾.结尾是正文的收束,应在总结经验教训的基础上,提出今后的方向、任务和措施,表明决心、展望前景.这段内容要与开头相照应,篇幅不应过长.,上一页,下一页,返回,第二节 总结,有些总结在主体部分已将这些内容表达过了,就不必再写结尾. . 落款 总结的落款包括具名和日期.单位总结的具名一般不放在落款处,而写在标题中或标题下面;也有的随另文发送,总结上不具名;个人总结的署名一般都写在正文的右下方. 四、总结的写作要求 . 坚持实事求是原则 . 注意共性, 把握个性,上一页,下一页,返回,第二节 总结,. 详略得当, 重点突出 . 具有理论价值 . 用第一人称 . 要注意受众, 即总结的阅览者或使用者,上一页,返回,第三节 通知,一、通知的内涵 通知是用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部的一种公文. 通知具有广泛性、周知性、时致性.通知一般属下行文,只有需要同级单位或不相隶属单位知道或参与的事项时使用通知,才属平行文.需要上级单位了解通知的内容,以抄报的方式告知,属上行文. 通知是一种使用范围广泛、使用频率高的告知性的公文.通知的使用没有级别限制,各级党政机关、社会团体都可以下达通知.,下一页,返回,第三节 通知,通知按内容可分为批示性通知、指示性通知、会议通知、任免通知和一般性通知等. . 批示性通知 批转下级机关的公文,或者转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文,用批示性通知,如国务院办公厅转发财政部关于进一步实施会计法加强会计工作请示的通知. . 指示性通知 上级机关对下级机关的某项工作有所指示,要求办理或者执行,而根据内容又不适宜于用命令时,用指示性通知,如省人民政府关于对档案法贯彻执行情况进行检查的通知.,上一页,下一页,返回,第三节 通知,. 会议通知 上级机关、单位、团体召开比较重要的会议时,一般都提前告知所属有关单位、团体、个人,用会议通知,如关于召开各中学校长会议的通知. . 任免通知 上级机关在任免下级机关的领导人时使用任免通知,如国务院办公厅关于调整国务院三峡工程审查委员会部分成员的通知. . 一般性通知 上级机关有关事项需要使下级机关知道或者办理时,用一般性通知,如启用印章、催报材料等.,上一页,下一页,返回,第三节 通知,二、通知的写作特征 ()适用范围广.通知适用性强,形式灵活,在公文中广泛应用. ()使用频率高.通知是所有公文中使用频率最高的文种. ()专项性强.通知多为专项,内容必须具体明确,表述要求简练准确. 三、通知的写作格式 通知一般由标题、正文和落款三部分组成.