发挥采编一条龙优势 提高外文图书利用率崔淑萍 黄晓蔚江苏科技大学图书馆 江苏镇江 212003摘 要 外文图书由于经费与购书量的限制，采访与编目一系列的工作由一人承担，通常称之为采编一条龙。外文图书利用率低一直是业界人士探讨的课题，本文讨论了采编一条龙的优势，和利用其优势提高外文图书利用率的措施。关键词 外文图书采访， 外文图书编目， 采编一条龙， 图书利用率图书馆采访与编目是性质不同的两种工作。采访部门负责文献的采集，主要与出版发行行业打交道； 编目部门主要遵循图书馆行业的标准和规范，负责文献的整理和加工，在图书馆中一般都是两个相对独立的科室。而外文图书由于经费和购书量的限制，采访和分类编目一系列的工作通常由一人承担，人们常称之为采编一条龙服务。大多数图书馆在外文图书工作人员的配置上，采取采编一条龙的工作模式，外文期刊或大型图书馆的小语种的管理也常常采用这种工作模式。外文图书利用率低是图书馆长期以来的普遍现象，提高外文图书利用率问题，一直是业界人士探讨的课题，作为外文图书采编人员如何发挥外文图书采编一条龙的优势，提高外文图书利用率，是实施外文图书采编一条龙人员应重点思考的问题。1 采编一条龙的优势外文图书是了解世界、借鉴发达国家先进科学技术的重要渠道，是高校教学科研人员获取新成果、新技术的重要信息源。学校经费再少，也要配置购买外文图书的经费，而外文图书从国外进口，价格昂贵，有限的经费购进图书数量与中文图书相比，非常之小，作为外文图书采编人员，肩负着重要的责任，工作的责任心、主动性，采取的工作方式优与略，直接影响到经费的合理运用，和学校教学科研水平的提高，因此，积极开动脑筋，充分发挥外文采编一条龙的优势，用有限的经费购进最符合教学科研需求的外文图书，是我们开展工作的主基调。1.1 采访知识结构的优化，分编能力得到提高图书采访工作的第一环节是专家选书，即采访人员将订购目录发放到各院系，由专业学科的教师圈划所需图书。而外文图书由于经费和订书量的限制，往往教师选出的书大大多于应订书的数量，采访人员必须进一步精选。因此，采访人员要购进反映当前先进科学技术的前沿图书资料，满足教学科研人员所需，除了具备较高的外语水平外，还应具备所服务专业领域的学科知识，采访工作则面临学科知识缺乏的压力。作为一个有责任心的采访工作人员，就不得不断地深入地学习并掌握学校教学科研的学科内容，跟踪所服务学科领域的发展新动向。需要掌握学科知识任务的压力，造就了采访人员在学科知识结构上的优势。分编工作同样需要学科结构知识，处理新主题和交叉学科的能力。但其侧重点是掌握运用分编规则和标准处理图书，采访人员兼任分编工作，则将学科专业知识融会贯通到图书分类过程中，使其复杂的分类工作得到优化，分编能力得到提高。1.2 分编技术在采访中得到应用，采访质量得到提高图书编目工作包括对文献信息的著录、标引和目录组织，文献的著录是根据著录规则对文献的外部特征和内容特征进行描述。外文文献编目的复杂性在于，除了存在着语言障碍外，它还需掌握各种规则，不仅要掌握中图法分类规则、中文图书编目规则和各种标准，还要掌握外国的分类编目规则，如国际标准书目著录 （ISBD） 、 英美编目条例（AACR） 、 MARC21 格式 、 杜威十进制分类法 （CDC ） 、 美国国会图书馆分类法（LCC） 、 美国国会图书馆标题表 （LCSH）等，因为每一条西文编目数据都必须遵循这些编目规则和条例著录，运用的熟练程度决定着文献的编目质量，熟练掌握这些标准和规则正是西文编目人员所必须具备的素质。而采访工作对这些规则的掌握就不那么强烈。在网络化信息时代，国外书商提供的编目数据标注有反映图书内容的CLC、DDC、LC、LCSH 等，采访人员订购过程中建立采访数据，懂得了各种规则和标准，就能更确切的进行选择，编目人员兼任采访工作，将熟练的编目技术运用到采访工作中，判断采访图书的学科范围，有助于采访质量的提高。1.3 实现采访目标，提高使用效率图书采访是建立在学校的教学科研进展、掌握读者群范围的基础上的，外文图书采访要保证学校重点学科的教学和科研项目，读者群相对集中的高级人才，硕博生，满足这类读者群的需求，是外文图书采访工作的目标。而当今时代，科学技术迅猛发展，知识更新快，版权贸易活跃，跨国出版物增多。采访工作为服务好重点读者群，一方面要了解他们的研究动向，另一方面要深入的了解出版发行渠道，各出版社出版特色，和最新出版动态，从中获取最新信息，采集最符合需求的图书，达到采访的目标，解决好供需矛盾。采访的目的性，也要通过图书的分类编目工作环节来进一步体现。分类编目是一项很复杂的技术性工作，尤其外文图书的新颖性和前瞻性与分类法的滞后性不相对称，而现代科学技术发展的特点是，反映边缘学科和交叉学科的文献多，对此确定类目时往往是举棋不定，能否使图书发挥最大的作用，分编工作是关键环节。外文图书实施采编一条龙，自己采访的书很清楚哪些读者所需，自然在分类编目时，就能分到最大用途的类目。这不仅能在采访与利用之间发挥很好的桥梁作用，为提供利用创造条件，提高图书使用效率，还提高了分编速度和质量。1.4 工作自主性强，有助于创新意识工作自主性是给予个人在安排工作，决定工作方式上的自由、独立性的程度，工作自主性越大，则有更多的自由和权限来选择让读者更满意的工作方式。外文图书采编一条龙，一人处理采编的各个工作环节，具备自主处理工作的条件。在工作时间安排上，可张驰有序，挤出时间进行自我培养，更新知识，解决学科单一的问题，努力提高外语水平，钻研图书馆专业知识，深入掌握所服务领域的学科专业知识。这些必须具备的文化素质掌握的越深刻，工作的层次就越高。在工作环节的安排上，除熟练掌握各个工作环节，使之有序进行外，能更多的采取最佳工作方案，使采访与编目同步进行，如采访订购征求意见过程中，进行分类编目的安排；及时处理应急任务，如教师急需某书，则先行编目处理，以满足教师的特殊需求。采访与分编的交替进行提高了工作效率，达到最佳的工作效果。在开拓工作上，不受制于人，在服务的深度和广度的自主拓展。如开展读者需求调查、对外文图书藏书建设的调查、提供特殊服务、解决不利于读者借阅和检索的问题等等，积极创新和开拓工作，全方位的考虑解决问题的方法，为提高利用率创造条件。采编一条龙的优势，不仅对提高外文图书利用率发挥了潜在的作用，积极的拓展服务工作，也为提高利用率发挥了显现的效果。2 利用采编一条龙的优势，拓展服务工作图书馆采编工作没有直接面向读者，但采编的质量对图书馆藏书建设和对读者利用有着长效地影响。外文图书采访、分类编目与中文图书相比较有一定难度，这项工作并非随随便便就抽一个人干的，而且外文图书价格昂贵，稍有不慎，就会造成很大的浪费和损失。因此要承担起领导赋予的重任，增加对该项工作的责任心。应该认识到采编工作与教学科研发展密切相关，其采访、加工质量、工作效率影响着整个学校的文献资源建设，而文献资源建设则是保证高等教育教学发展的必要条件。有了高度的责任心，才能在工作中发掘本身的最大潜能，为做好这项工作不懈努力，时刻为提高外文图书利用率开动脑筋。2.1 开展需求调查，向读者宣传藏书与订购状况读者调查是开展工作的基础，只有了解基本情况，工作才有明确的方向。因此，开展读者需求调查，虽然不是采访工作的硬指标，为提高利用率，却是采访环节不可或缺的一环。我们首先开展了外文图书利用率的调查，分析利用率低的原因，给领导提出改进读者服务方式的合理化建议。外文图书利用率低的原因是多方面的，有读者方面的原因，有学校学术氛围的原因，也有图书馆服务方面的原因。有些因素是图书馆不能左右的，但属于图书馆服务方面造成的利用率低是我们应该反思的。作为采编人员，应采取积极的态度，促使外文图书利用率。从图书馆工作本身看，对外文图书藏书和订购状况宣传不够，读者不了解图书馆工作，不了解外文馆藏图书，不知如何查阅外文图书，若想订购又不知如何进行等等，致使扼杀了部分读者对外文需求的积极性。因此，图书馆的宣传工作就显得尤为为重要。我们本着宣传沟通的目的，开展了问卷调查，对采访渠道，订购目录的发放，网上订书网站，到书周期，新书通报的发布，藏书布局，借阅及检索方式等进行宣传，这样有意识的引导读者了解外文图书管理与订购状况，拉近采编与读者之间的距离，以便读者及时获取外文图书，消除因图书馆而引起的低利用率。2.2 圈书留名，实行有效的反馈机制从我校外文图书购书渠道和藏书结构看，分为三大板块，一是亚洲基金会赠书，二是从中文采访渠道购入的影印版外文图书，三是直接从进出口公司购进的原版图书。亚洲基金会赠书一般内容新颖性滞后，作为读物，能满足学生提高外语水平；影印版外文图书一般作为教材，对教师和学生掌握专业外语和技术很有帮助；购进的原版图书主要服务于学校高层次教学、科研人员和重点学科。从汇文系统查看借阅情况，前两种借阅的人次并不算少，而后一种借阅率就很低，后一种书的经费恰恰是大头，几乎是外文经费的全部。从成本和效益角度分析，外文图书利用率低的焦点就在于如何发挥原版外文书上。原版外文书针对的是学校的科研与重点学科人员，这部分本来就是金字塔的顶部，读者少，我认为，如果某专家选了一本书订购后能让他读到，可以说达到了 100%的利用率。对此，我们实施圈书留名的实践，发订购目录到各重点学科院系，要求教师圈书时留下姓名和联系方式，根据教师圈选建立读者档案，以便及时反馈，为能保证该项工作的有效开展，我们与教师阅览室的工作人员共同完成这项任务。即，采编人员将圈书留名的读者档案及时送到教师阅览室，由他们负责通知教师，这项工作得到了老师的好评。2.3 关注学校发展，有针对性的采访外文图书我校由原来的华东船舶学院升格为江苏科技大学，由普通的本科教学发展到有 28 个硕士点和博士点的高层次大学。原有的本科参考文献显然不适应研究生教学，图书馆要适应需要，图书采访任务也面临改进，对此，采访人员到有硕士点和预备硕士点的学院，找负责教学的副院长，提出图书馆为配合研究生教育，购国外著名大学的长效、高质量的外文图书的计划。各学院领导非常支持，动员有研究生教学计划的老师列出书目，各院列出研究生教材 80 余种，采访人员及时订购，共购进 62 种，将到书分编好后，分别列打印清单，并标注上索书号，反馈到各学院，这一工作对我校研究生教学及时地提供了保障。2.4 为读者着想，补充主题字段一个有读者服务意识的编目工作者，应随时考虑到读者的检索习惯，在编目过程中为读者提供有效的检索点。从读者检索的角度考虑，他们查阅某种书，往往不能确定准确的图书的题名，具体的图书分类号更不能有效的判断，但他们能说出所查图书内容的某一主题或关键词，所以主题检索是教师多采用的查阅方式。而一些外文图书、会议录和报告等，往往没有在版编目数据，MARC 数据中缺乏主题字段，我们就根据图书内容，从文献题名或内容简介中提取主题词，添加到 MARC 数据中主题字段，使每本外文书都能从主题入手进行检索，为读者检索创造有利条件。2.5 根据读者阅读习惯，修改题名字段 在外文图书的管理上，图书馆都是按文种分别管理，借阅外文图书的读者外语水平高，其思维方式和借阅习惯决定了他们以外文文字进行检索。由于当前出版业发生变化，外文图书不是单纯国外出版，而是国内出版社购买国外图书版权进行影印出版，书封和书名页等处文字按中文文字装帧设计，造成文献著录不规范现象，影印版外文图书的编目数据基本上都是按译著的形式著录，正书名用中文译名，当在计算机中进行题名浏览时，这些中文译名和外文题名同时显示在屏幕上，读者往往将它们看作中文图书或译著，影响读者借阅，为符合读者借阅习惯，在分类编目时，将来源数据的主书名改为外文书名，中文译名作为并列书名著录在并列题名字段，虽然工作多了一道工序，但方便了读者，降低了拒借率。2.6 翻译书名，为流通阅览人员推荐图书提供方便高校图书馆流通阅览部门的工作人员普遍存在外语水平低的状况，可以说，对外文图书的管理，仅能