关于文书礼仪介绍的文章 礼仪文书是为礼仪目的或在礼仪场合使用的文书在这里我们指的是礼仪方面的外交文书和对外文书 礼仪文书应当准确、适当地表达出礼仪上要求根据不同的时机和对象力求把文电写得恰如其分、恰到好处有时候还可根据具体情况写进一定的实质内容以便使礼仪文书达到更好的效果文书中涉及的时间、地点和其他有关资料均应经过核对做到翔实可靠不应把礼仪文书仅仅视为“应景文章”简单抄袭套用现成的格式以致成了“打官腔不能用”的文书 一、贺函、贺电 在国家独立、国庆日、建军节等节日领导人就任、国王登基建交日周年、友好条约签订周年友好城市建立日、国际会议开幕日、重大工程竣工日等各国领导人、有关部门、有关团体的负责人可视相互关系的情况向对方的相应人员表示祝贺 贺函和贺电是最常用的祝贺方式国家领导人、外长、驻外使节一般采用外交函件、外交电报或正式照会的方式发送贺函、贺电领导人的贺电可通过有关驻外使馆转递也可通过电报局或经电传直接拍发其他部门或群众团体负责人可用对外函件或对外电报直接发送现略举数例： 二、感谢信、感谢电和感谢公告 在访问某国结束的时、在收到贺信或慰问信的时候、在收到友人馈赠或得到支援和协助的时候应当向对方表示谢意可以写信或致电表示感谢有时候也可以采取公告的方式致谢举例如下： 三、邀请函、邀请电和复件 邀请的内容十分广泛：邀请外宾参加各种性质不同的集会、庆祝活动、或典礼；邀请外宾来我国进行友好访问、考察访问或讲学；邀请外宾来华演出、举办展览或参加交易会等等邀请函、邀请电既要表达邀请的盛情有时还要就活动的时间、方式、费用等有关事项作出必要的说明以便相互间达成一致和谅解也可另行专门协商） 四、慰问函、慰问电 遇有天灾或其他意外的不幸事故或重伤、重病等友好国家的政府、有关组织或友好人士常致函、致电有关国家的政府、有关组织、受伤者本人或亲属表示同情和慰问举例如下： 五、唁函、唁电 唁函、唁电可视情况发给相应的机关、团体、或死者的亲属也可发给治丧机构举例如下： 例1：外交电报吊唁总理逝世 （首都名称） 国代总理阁下： 惊悉国总理阁下不幸逝世曾为中关系的发展做出了有益的贡献我代表中国政府和中国人民向国政府和人民表示深切的哀悼并对的家属表示诚挚的慰问 中华人民共和国国务院总理 一九年月日于北京 六、国书、全权证书、授权证书、委任书等 国书是国家元首为了派遣或召回使节向接受国元首发出的正式文书分为派遣国书和召回国书两种目前由于礼节的简化在外交实践中已可将召回国书合并于派遣国书之中我国即采取此种做法 全权证书是授予代表以全权由其代表国家或政府进行谈判、签署条约、协定或出席国际会议的证件全权证书由政府首脑或外交部长签署授权证书是政府部门首长指派代表代表本部门进行谈判、签署条约性文件或出席国际会议所出具的证件由政府有关部门首长签署领事任命书和领事证书是关于领事职务的证件 委任书是委派国家特例或政府特使参加驻在国特定活动的证件由国家元首签署委托书是委托驻外使节代表政府部门签署协议的证件由政府有关部门首长签署 以上都是进行有关外交活动的必备证书举例如下： 七、有关礼仪事项的通知等 有关礼仪事项的通知例如使节的到离任某些礼仪程序的安排、某些礼仪程序的安排、某些有关礼仪的规定等等可以使用照会、函件、备忘录、通告等各种方式通知有关机关或个人 在使用有关礼仪的文书电报时应注意以下事项： 1文电中的外国国名应使用全称同一国名如出现数次至少首次应用全称如习惯用简称可使用正式简称某些特殊国家如多米尼加共和国、多米尼加联邦等不可使用简称文中的单位名称第一次亦应使用全称对方的职衔、姓名在作为抬头出现时亦要用全称 2文书格式要合乎规范不要用错非外交机构一般不使用照会的格式可使用对外函件进行交往人称要与文书格式相适应并前后统一例如普通照会一般只用第三人称但不注意时容易出现“贵方”、“我方”等称呼造成混乱不清签署者与受文者要相适应人对人单位对单位如系人对人双方身份要相当 3文书中对人的称呼要合乎礼仪习惯 致意语的用法亦要取决于不同场合与习惯例如外交照会开头时常有“向致意并荣幸地”的引文在一般对外函件中不使用在吊唁、慰问等信函中不要用“荣幸地”等词句文尾的致意语向外交部或大使馆发照会可用“顺致崇高的敬意”；向全代办处发的照会不用“最”字非外交机关使用对外文书可视不同的发文和受文者选用“最崇高的敬意”、“崇高的敬意”、“最良好的祝愿”、“良好的祝愿”、“最亲切的问候”、“顺致敬意”、“顺致问候”等 4关于译文对外文书应以中文为正本必要时附以外文译文译文本应用不带机关衔的白纸并在右上角注明“译文”字样译文应考虑外文的惯用格式不应套用中文格式我驻外机构在外文水平有把握、有力量的情况下凡纯属一般事务性的函可只用外文（指驻在国文字或通用的外国文字）；对申请签证、身份证及一般外交人员的调职、离任等普通照会亦可只用外文 5对外文书的打印位置要适当抬头处受文人的职衔、姓名和称呼应在第一行顶格排列（如排不下也可将职衔单列一行不加标点而把姓名称呼另排一行）然后再下一行前面空一格续排行文如文书较短不宜把文字都挤在信纸的上半部分而要留足够的天头使文件美观大方 盖章的位置要适当一般以骑年压月上大下小（如带国徽的印章国徽应在机关衔之上）为宜 6要有严密的校对制度如发现文书、函件等有错字或格式不对均应重新打印不得涂改 7用纸要合乎规定 8收发文应有签收手续收到涉外文书应及时处理不要延误 在礼仪社交场合除了必须处理和运用好文书电报以外对名片的使用也应当给以重视名片之所以在现代社会中得到广泛的应用因为它使用起来简便、灵活、雅俗均可能适应现代社会人际交往十分频繁的需要 名片现在已远远不只是相互通报姓名的工具它可以用来表示祝贺、感谢、介绍、辞行、慰问、馈赠以至吊唁等多种礼节为了表示不同的礼节可以在名片左下角用小写字母写上法文的含义；也可以在外片上用通用的文字写上简短的字句 几种国际上通用的法文缩写是： 1敬贺p.f.(pourfelicitation) 2谨唁p.c.(pourcondoleance) 3谨谢p.r.(pourremerciement) 4介绍p.p.(pourpresentation) 5辞行p.p.c.(pourprendreconge) 6恭贺新年p.f.n.a.(pourfeliciterlenouvelan)(大小写均可) 7谨赠不用缩写字母而是在姓名上方写上Avecsespliments 现在人们日益讲究名片的印制当然印制精美、考究的名片会惹人喜爱；但印制朴素大方的名片只要运用得当仍会获得人们的重视和尊重