职场通信礼仪大全 通信也是一种商务交往方式人们可通过电话、短信及电子邮件了解对方的意图、性格、情绪及心境等对于陌生人来说甚至还可以判断出对方的风度、气质、修养这就是通信形象 电话礼仪 1、拨打电话 环境在拨打电话时拨打电话一定要选择合理的通话环境以嘈杂的吵闹声、电视声、婴儿哭闹声为通话背景是极为不礼貌的容易使对方产生联想影响通话质量 时间公事的通话时间尽量控制在上午9:0011:00下午14:0016:00之间这段期间是人们办公效率最佳时段即便是私事也要尽力避开对方休息及用餐时间不要早于早8:00或晚于22:00如遇紧急情况电话接通后要先致歉 等待等待对方接听电话一定不要让电话响太久56声后仍无人接听应挂断以免打扰另一方周围的人 通话一般而言通话时间控制在10分钟内如需长时间谈话通话之初要告知对方并征求同意 语言得体的语言将紧凑的内容表达出来才能体现预期的效果在拨打电话之前尤其是打电话给重要人物时列出提纲是非常重要的拟出通话要点理顺通话顺序并准备好纸笔以便随时记录保证自己有条不紊不会语无伦次 结束挂电话讲求顺序平级之间通话一般是主动打电话一方有礼貌的先挂断接电话方再挂断以免对方有没有说完的话但如果与上级、长辈通话无论是发话人还是受话人都应等对方挂断后自己再挂断 2、接听电话 原则接听电话的最佳时机是电话铃响23声时既不会让对方感到突然又不会让其久等避免两个极端：宁死不接、一响就接如果电话铃声响过6声接听要第一时间致歉：“抱歉让您久等了” 确认对方打来电话一般会自己主动介绍如果没有介绍或者你没有听清楚就应该主动问：“请问您是位?我能为您做什么?您找位?” 中断结束通话时按照前面讲述的礼仪规范挂断电话但如果自己恰巧有急事需要终止通话应礼貌向对方说明原因请求对方原谅并告知对方自己一有时间马上回电 错打经常有人打错了电话反倒问你是谁你的号码这实在是很过分的这时要记住把你的姓名和电话号码给一个陌生人绝对不是聪明之举 公私分明一般情况下尽量不在办公环境进行私人通话但若家人或朋友主动打来应及时接听轻声交谈长话短说以免耽误工作及影响他人 3、手机礼仪 放置手机的最佳放置位置是随身公文包而在商务场合最不佳的位置是摆在桌子上引人注目拿在手里则显得累赘、不专业 使用通讯时代手机要保持畅通公共场合遵守道德公约不用怪异铃声或调整成震动值得注意的是开车时不要接打电话保障出行安全个人隐私的内容不要存在手机里以防泄露 信息在开会或访客接待时不要频繁查看新信息设置好提示音在活动结束后回复 电子邮件礼仪 1、电子邮件书写 主题明确每一封电邮一定要有一个主题使收件人一目了然地了解邮件涉及的事项和讨论内容快速判断轻重缓急比如：“关于XX的准备事宜”就比“准备事宜”四个字明确好多 语言流畅电子邮件也是信函的一种网络流行语及表情符号不宜在商务及其他正式场合沟通使用的邮件中出现 内容简洁邮件内容应尽力控制在数行之内简洁切题如有较长的文件可将其整理成格式规范的文档形式作为附件发给对方 用好附件附近可发送文档、照片、音频、视频等在使用附件中应对其内容作简要说明以便收件人整理和阅读 2、电子邮件发送 确认发送邮件发送后要确认是否发送成功发信后检查“已发送”邮件箱或几分钟后检查个人邮箱中是否有系统退信邮件有时由于网络等原因以为发出的邮件实际并未发送成功 通知查收重要邮件发送后一定要通知收件人查收确认是否收到并阅读邮件内容以免耽误重要事项 3、电子邮件回复 收到他人的邮件后回复对方是对他人的尊重,按照紧急、重要程度邮件的回复时间在两个小时至二十四小时内 如果事情复杂无法确切回复至少应该及时通知对方邮件已收到正在处理中不要让对方盲目空等如正在休假或外出应设定自动回复功能提示发件人以免影响工作 仅回复“好的”、“是的”、“对”等字眼是非常不礼貌的回复邮件一般不少于10个字显示对发件人的尊重 4、关于“收件人”、“抄送”、“密送” “收件人”地址是直接收信人负有回复邮件的责任 “抄送”地址是间接收件人只是要他们知晓邮件涉及内容仅供参考并没有回复邮件的责任 “密抄”和“抄送”差不多区别在于“收件人”和“抄送”的收信人看不到“密抄”的邮箱地址即“密抄”对上述两者不可见