office办公软件使用的技巧大全 1.同时保存所有打开的Word文档 有时在同时编辑多个Word文档时每个文件要逐一保存既费时又费力有没有简单的方法呢?在按下Shift键的同时单击“文件”菜单大家看已经多出了“同时保存”和“同时关闭”命令这可就方便多了 2.巧妙设置文档保护 在用Word2000/XP打印一份文件时忽然头儿有要事吩咐要暂时离开一下关闭文件吧既费事又没必要但又不想辛辛苦苦写的文件被别人破坏了办呢?执行“工具”菜单中的“保护文档”命令在弹出的窗口中选择“保护窗体”然后设上密码样光标跑到了文件头任你移动鼠标、敲击键盘就是无法编辑了不错吧等回来时执行“工具”菜单中的“解除文档保护”命令一切又正常了 3.编辑长文件更轻松 相信大家都有这样的经历：在使用Excel、Word编辑长文档时有时需要将文章开始的多处内容复制到文章末尾但通过拖动滚动条来回移动非常麻烦还会出错其实只要将鼠标移动到滚动条上面的适当位置发现鼠标指针变成双箭头此时按住鼠标左键向下拖动文档编辑区会被一分为二你只需在上面编辑区找到文章开头的内容在下面编辑区找到需要粘贴的位置这样你就可以复制内容了而不必来回切换这种方法特别适合复制相距很远且处数较多的内容 4.给WPS文档添加水印 先用作图软件(画笔工具等)制作一张色彩非常淡的图片(直接将Word的水印效果图“抓”下来也行)然后打开需要添加水印的WPS文档执行“格式页面背景设置”命令打开“设置背景”对话框切换到“图片”标签下按“选择图片”按钮选中刚才制作的图片并进行适当设置后确定就可以为文档设置上水印了 5.在金山文字中快速打开“页面设置” 在用金山文字处理文档时一个最常用的操作就是设置页面先执行“视图标尺水平(垂直)标尺”命令展开“水平(垂直)标尺”打开然后用鼠标在水平(垂直)标尺上双击即可快速打开“页面设置”对话框对页面进行设置了 6.在Excel中插入拼音 在我们使用Excel时常常会遇到十分孤僻的字但加上拼音注释就能使人看得更明白具体的方法是：选中想要加入拼音注释的表格打开Excel的菜单栏中的“格式”菜单选中“拼音信息/设置”项在弹出的对话框中的“设置”和“字体”选项中分别选择拼音的对齐方式和字体最后选择“拼音信息”子菜单中的“编缉”即可以在单元格中输入拼音了要查看拼音可通过“拼音信息”子菜单中的“显示和隐藏”项显示注释的拼音 7.取消“自作聪明”的超级链接 当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候Word会自动为我们转换为超级链接如果不小心在网址上按一下就会启动IE进入超级链接但如果我们不需要这样的功能就会觉得有些碍手碍脚了如何取消这种功能呢?在Word中单击“工具自动更正选项”单击“键入时自动套用格式”选项将“Internet及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消再单击“自动套用格式”选项将“Internet及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消再单击“确定”这样以后再输入网址后就不会转变为超级链接了 8.巧设Word启动后的默认文件夹 Word启动后默认打开的文件夹总是“我的文档”通过设置我们可以自定义Word启动后的默认文件夹步骤如下：(1)单击“工具”菜单中“选项”命令程序将会弹出“选项”的对话框;(2)在对话框中选择“文件位置”标签同时选择“文档”;(3)单击“更改”按钮打开“更改位置”对话框在“查找范围”下拉框中选择你希望设置为默认文件夹的文件夹并单击“确定”按钮;(4)最后单击“确定”按钮此后Word的默认文件夹就是用户自己设定的文件夹 9.在Word中快速输入汉字偏旁部首 作为语文老师在用Word编制练习时常常需要输入汉字的偏旁部首执行“插入符号”命令打开“符号”对话框在“符号”标签下将字体选定为“标准字体”“子集”选定为“CJK统一汉字”你就会发现下面的汉字是按偏旁部首排列的每一类汉字都是以该类汉字的偏旁部首开始的选中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首按“插入”按钮就行了 10.改变WPSOffice2000启动后的默认纸张和字号 1)进入WPSOffice2000选择“文件页面设置”将“纸张规格”设置为16开或B5并根据需要设置好纸张边距回车确定 2)字体字号可根据自己的写作习惯定义一下比如“宋体、四号” 3)选择“文件存为模板”在左面模板类型中选择“通用”型在右面“模板名”中输入模板名称单击“确定”然后退出WPSOffice 4)再次进入WPSOffice选择“文件新建”单击“通用”模板单击你刚才输入的模板名称单击对话框右下角的“设为默认模板”单击“确定”大功告成这样当你每次进入WPSOffice后纸张就变为16开或B5、字体字号也变为你所需要的了