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第三章 表的编辑操作,本章要点: 给数据表添加背景颜色、修饰文本和网格线 使用数据表工具栏 列操作 添加、复制和删除记录 定位记录 排序和筛选记录 查找和替换数据,3.1 修改“数据表”视图的外观,数据库好像是一个大的容器,表则是数据库中的主要对象之一,是查询、窗体和报表的数据源,因此,数据表中的文本颜色,字体类型、字体型号、背景色、行高、列宽是用户浏览一个数据库的第一窗口,它的设计能够提高数据库的可视性,使数据更清晰和美观。例如,可以改变字体和字型的大小,可以在一屏看到更多或更少的记录;可以使用数据表的工具栏按钮加快数据运行速度;通过列的冻结可以方便数据表的浏览和操作等。本节主要介绍数据表视图外观的编辑操作。,3.1.1 认识“数据表”窗口,列,标题栏,状态栏,行,水平滚动条,垂直滚动条,说明: 数据表以行、列显示,横向显示的数据称作“行”,纵向显示的数据称作“列”,标题栏用来提示表的名称,状态栏用来提示字段说明信息、错误信息和警告等,如果一屏显示不下一个数据表,就会在表的右侧和底部出现水平和垂直滚动条,用来快速移动记录。,1工具栏,2调整“数据表”窗口大小,改变数据库窗口的方法是鼠标变成双箭头时,可以成比例的放大和缩小数据表窗口的大小。例如当出现图3-7窗口的右下角的双箭头时,就可以调整窗口大小,也可以使鼠标在窗口的水平和垂直边框上移动,当鼠标变成双箭头时,可以左右和上下调整窗口大小。,图3-7 调整数据表窗口大小,3“”的解释,当数据库中有多个表,并且表之间存在关系,那么在数据表视图的每一行的前面都有一个“+”,当单击“+”,Access会打开与该记录有关的其他数据表,如图3-8所示。再单击“”,可以关闭打开的数据表。,图3-8 “+”对话框,4. 行和列的选定器 行和列选定器用来选中整行或整列,如图3-8中的图形就是行选定器,同理,是列选定器。 5. 选中整个表 按住+A组合键可以选中整个表,也可以单击数据表行和列的左上角的交汇处。,设置表中的字体、字号和颜色,字体变小、变大或字号的改变可以使数据表视图的外观的变化非常明显,单击“格式”菜单下的“字体”命令,弹出“字体设置”对话框,在该对话框中,可以设置字体、字形、字号和字体颜色及特殊效果,单击“确定”之后,即可看到文本字体的更改效果。,改变字段显示宽度,字段的显示宽度即列宽,改变列宽,可以使得在一屏显示更多或更少的字段,当鼠标在字段间移动且变成“”图标时,按住鼠标左键拖动垂直网格线,即可改变列宽。 注意:也可以选择“格式”菜单中的“列宽”命令,在“设置列宽”对话框中直接输入列宽的具体数值或选择“标准宽度”或单击“最佳匹配”系统自动设置列宽。,改变行高,记录的宽度的显示即行高,当鼠标在数据表的水平网格线间移动变成“”图标时,按住鼠标左键拖动水平网格线,即可改变行高。当然,也可以通过单击“格式”菜单中的“行高”命令,在“设置行高”的对话框中直接输入数值或选择“标准行高”以改变行高。,改变字段显示顺序,字段的显示顺序即是在表结构设计视图中字段的顺序,可以在表设计视图中选中某个字段,然后用鼠标左键拖动到目的位置,或在数据表视图下,用列选定器选中要移动的列,再按住鼠标左键拖动到相应的位置即可实现字段显示顺序的改变。 注意:改变字段的显示顺序是一种无法撤消的操作,即无法通过单击工具栏中的“”撤消图标撤消这个操作。,列的冻结与解冻,在EXCEL表中,当列很多无法在一屏显示,而有些字段(例如:姓名)又是经常要浏览的字段,则EXCEL可以固定那个列(如:姓名字段),使得无论如何滚动列,而被固定的列总是固定不变,显示在每一屏中。Access也提供了同样的功能,即列的冻结。用户可以先选中一列,单击“格式”菜单中的“冻结列”命令,被选中的列会自动移动到表的第一列,这样,无论如何滚动列,被冻结的列总是显示在表的第一列。 如果要撤消冻结列,则可以单击“格式”“取消对所有列的冻结”命令。,列的添加、删除和修改,1.列的添加:选择菜单项“插入”“列”,就会在插入点列的左侧创建一个新的列,新列被命名为“字段1”,双击“字段1”,可以重命名该字段,然后就可以输入数据了。 2.列的删除:选择菜单项“编辑”“删除列”,Access弹出一个对话框,警告用户将删除该列中的所有数据并删除字段本身,选择“是”,将真正删除该列。 3.列的修改:在添加新的字段之后,要对字段的名字重新修改,即给列重命名。双击列标题并编辑标题文本就可以修改列标题了,在保存数据表时,该列标题文本就用作表设计的字段名字了。,3.2 记录的基本操作,3.2.1 添加记录 添加记录:是输入数据的基本操作。用户向表中输入数据有两种途径,一种是在表创建完之后直接输入数据,即在数据表视图中添加记录;另一种是在窗体视图中输入数据,保存至数据表中。 添加新纪录的方法有如下几种: (1)打开需要输入记录的数据表,单击工具栏上的新记录图标“ ”,光标自动跳转到数据表的最后一行(即空白行),然后手动输入数据,用Table键切换单元格,直至输入完所有字段。,(2)单击数据表下方的记录定位器的新记录按钮“”,光标自动跳转到数据表的最后一行,然后输入数据即可实现添加新记录。 (3)选中“插入”“新记录”或“编辑”“定位”“新记录”命令,都可以使得光标快速移动至空白行,输入数据,添加新记录。 (4)选中“记录”“数据项”命令,可以使得很多已经输入的记录暂时在屏幕上隐藏起来,看起来好像只有正在输入的这一条记录,这样看起来,添加新记录时非常清晰。选中“记录”“取消筛选/排序”命令,可以恢复所有的记录。,注意:使用键盘上的上下左右方向键也可切换单元格。 “ ”是正在编辑记录的指针标志。 “ ”标志新记录的星号。 “ ”是记录的指针。,3.2.2 复制记录,如果输入数据的时候,有许多相同的记录,那么就可以采用复制记录的方法,节省时间,提高工作效率。具体操作步骤如下: (1)用行选定器选中需要复制的记录,单击“编辑”“复制”命令,或按“+C”组合键。 (2)将光标定位到要复制的记录处,选择“编辑”“粘贴”命令,或按“+V”组合键,即可实现记录的复制。 注意:如果原数据表已经指定主键,则需要修改复制记录的主键字段,以避免记录中的主键字段出现重复值。,3.2.3 删除记录,删除数据表中无用的记录可以节省硬盘空间,避免数据冗余。 删除记录的操作步骤如下: (1)打开数据表,利用行选定器选中要删除的记录。 (2)单击工具栏中的删除记录图标“ ”,或单击“编辑”“删除记录”命令,或右击弹出的快捷菜单从中选择“删除记录”命令。 (3)执行上述操作后,系统会弹出一个警告对话框,提示用户将要删除该条记录,并且该操作是不可恢复的,选择“是”,将真正删除该记录。,3.2.4 记录的定位,记录的定位有多种方法,例如可以通过键盘上下箭头键在各记录间移动,也可以滑动数据表的滚动条移动记录。但是要精确的定位记录,则可以通过记录定位器操作。 1记录定位器:位于数据表视图的底部,点击其中的按钮可以快速移动鼠标,定位记录。,记录号输入框:在此直接输入记录号可以直接定位到指定的记录。 首记录:是一个定位按钮,单击它鼠标直接跳到第一条记录。 上一记录:是一个定位按钮,单击它鼠标跳转到当前记录的上一条记录。 下一记录:是一个定位按钮,单击它鼠标跳转到当前记录的下一条记录。 尾记录:是一个定位按钮,单击它鼠标跳转到最后一条记录。 新记录:是一个定位按钮,单击它鼠标跳转到数据表的最后一行的空白记录出。,2. 定位菜单:单击“编辑”“定位”右侧的黑色三角,拉下一个下拉菜单,如图3-17所示。图中的每一命令都同记录定位器相应的按钮功能一样。,图3-17 定位菜单命令,3.2.5 记录的排序,Access提供了两个快速排序按钮“ ”和“ ”,前者是升序图标,后者是降序图标,如果选中某个字段,单击快速按钮之后,数据表就会按照所选定的字段的内容进行快速排序。如果要按照多个字段进行排序,则同时选中这些字段之后,单击升序或降序按钮,则Access会按照第一个选中的字段对记录排序,然后再基于后续字段进行排序。,3.2.6 记录的筛选,记录的筛选,就是检索那些满足指定条件的记录,过滤掉不符合条件的记录。Access提供了四种记录筛选的方法,分别是:按选定内容筛选,按窗体筛选,内容排除筛选以及高级筛选。,3.2.7 查找数据,Access提供了类似Word和excel中的查找和替换功能,利用Access的查找功能可以在指定范围内一次性的查找大量记录,避免了手工查找,节约时间,提高了工作效率。 激活Access提供的查找记录的窗口的方法有如下几种: 选择“编辑”“查找”命令。 按组合键“+F”。 单击工具栏中的图标“”,这是“查找”按钮。,3.2.8 替换数据,替换数据可以一次性地修改大量重复数据。,3.2.9 数据校验,数据校验是指对数据输入合法性的校对和检验。Access提供了对几种特定字段类型的校验,它们分别是: 数字 货币 日期/时间 是/否,1. 数字类型的字段只允许输入合法的数值型数据。例 如,如果在“课程表”中的“课时”字段中输入字母,如图3-22所示,在“课时”字段中输入“abcd”,按回车键之后,则会出现系统提示出错信息,如图3-23所示。,输入:abcd,图3-22 在“数字”型字段中输入字母,图3-23 出错提示框,2. 在货币类型的字段中只允许输入合法的货币型数据。例如,在“罗斯文”示例数据库中,打开“产品”表,在第一条记录的“单价”处输入“18元”,当按下回车之后,系统会校验数据的合法性,并弹出如图3-23的出错信息提示框。,图3-24 在“货币”型字段中输入数值和汉字,输入:18元,3. 日期/时间型数据的输入要符合日期和时间的规则。一年有十二个月,一个月最多有三十一天,一天分为二十四小时,一小时有六十分钟等等,如果输入数据时不小心输入了“05/15/8”或“25:12:36”日期和时间数据,系统在校验数据的合法性之后会提示出错信息。例如,在“学生表”中的“出生日期”字段中输入了“2005-15-8”日期,按回车之后,则系统同样会弹出如图3-23出错信息提示框。,输入:2005-15-8,图3-25 日期/时间型数据输入,
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