印刷信息管理系统介绍 一、前言 经过近 30 年的发展，中国的市场经济已经进入相当成熟的阶段，整体而言，印刷行业 也进入了平均利润阶段。这个时期，在影响企业生存和发展的资金、技术、人才、管理等因 素中， 企业的内功管理将起到越来越重要的作用。 舜赢信息技术靠精细化管理降低成本， 靠网络化办公提高效率， 靠自动化的流程控制和提醒减少工作失误， 靠综合的统计分析报表 发现问题解决问题，靠即时准确的数据辅助决策，这是行业发展的潮流，也是时代对行业的 要求。传统的管理方式下，以增加人手来加强管理，但人力成本越来越高，并且存在人手增 加了，仍然管不清楚的问题。当前的印刷企业要想在日益激烈的同业竞争形势下胜出，实行 信息化的管理手段不但是必不可少的，而且是不可替代的。 二、功能目录 1. 销售管理 1) 客户档案管理 2) 客户信誉度标准设置 3) 客户信誉度管理 4) 订单管理 5) 订单项目管理 2. 生产管理 1) 生产单 2) 生产单项目 3) 生产计划管理 4) 生产事故 5) 生产日报 3. 机台管理 1) 机台查看权限管理 2) 生产任务查看 3) 生产进度反馈 4. 采购管理 1) 供应商档案管理 2) 采购管理 3) 采购明细管理 5. 外协管理 1) 合作伙伴档案 2) 外协管理 6. 库存管理 1) 物料基础档案 2 2) 客户纸库 3) 本厂纸库 4) 原料库 5) 产品库 6) 采购入库 7) 生产出库 8) 其他入库 9) 其他出库 10) 产品入库 11) 产品出库单管理 12) 产品出库项目管理 13) 入库单及存量汇总表 7. 财务管理 1) 采购付款 2) 外协付款 3) 订单收款 4) 业绩考核标准管理 5) 业务员业绩考核 8. 人事管理 1) 员工档案 2) 员工工资 9. 报表中心 1) 客户报表分析 2) 订单报表分析 3) 生产日报分析 4) 采购报表分析 5) 外协报表分析 6) 收购报表分析 7) 付款报表分析 8) 业务员价值分析报表 9) 客户价值分析报表 10) 印品价值分析报表 10. 系统维护 1) 修改密码 2) 角色权限 3) 用户管理 4) 系统编码 5) 工种编码 6) 使用注册 3 三、系统功能介绍 主流程介绍 1. 添加客户档案 2. 添加订单 添加订单要分两步走， 先添订单基本信息， 再添订单项目信息 （如封面、 内文、 彩插等） 。 订单基本信息： 为了减少用户录入的工作量为了减少用户录入的工作量，印品说明印品说明、客户提供客户提供、设计制作要求设计制作要求、拼晒要求拼晒要求、印刷印刷 要求要求、质检要求质检要求、后加工要求后加工要求、送货和包装要求这送货和包装要求这 8 8 项都做成了用户自定义的系统编码项都做成了用户自定义的系统编码， 用户可以选择编码中的一项用户可以选择编码中的一项、两项乃至两项乃至 n n 项项，并且可以手工录入并且可以手工录入。下文中生产单的生成方下文中生产单的生成方 法也是这样法也是这样。 这种解决方法大大拓展了该系统适用用户的范围这种解决方法大大拓展了该系统适用用户的范围，大大减少了用户录入的工作量大大减少了用户录入的工作量。 订单项目信息： 注注： 一个订单可以添加任意多条订单项目。 4 在订单项目信息里可以录入该项目的计划用纸量和实际用纸量。 在选择用料信息时，系统会提示每种用料的当前库存量和实际可用数量。 这些用纸信息会自动提取到生产单项目信息里面。 订单预览： 订单上的 logo 和订单表头上的单位名称可以自定义。 3. 订单的提交和审核 订单填写完毕，业务员如果觉得无误，就可以提交给业务经理审核。订单一旦提交，业 务员即不能更改。提交的订单业务经理可以看到，并能进行审核。如果审核不通过，可以录 入审核意见，业务员能看到。审核不通过的订单业务员可以修改后再提交。 审核通过的订单生产调度才能看到审核通过的订单生产调度才能看到，才能生成生产单才能生成生产单。 如果审核通过的订单需要修改，请使用系统的订单变更功能，变更之后，原订单作废， 不再参加应收款和成本的核算等， 原订单的相关信息会跑到新订单上。 新订单参与应收款和 成本核算。 5 4. 生成生产单 通过点击订单上的“生成生产单”按钮，可以生成生产单。订单基本信息和订单项 目信息上的内容都会自动提取到生产单上，但订单上的费用金额项费用金额项除外。 生产单上的 logo 和订单表头上的单位名称可以自定义。 5. 编辑生产单 订单是业务员和客户达成的合作意向的体现，对指导生产而言信息还不够。调度需 要补充更详细的生产指导信息、用料数量、印刷方式、加放、车间和机台信息。其中的 用料信息会自动提取到库房的待出库物料列表中。 6 6. 生产单开工和完工 如右图，在生产单基本信息预览界面下面有两个按钮： “开工”和“完工” ，点击 “开工”按钮，生产单状态自动变为“生产中” ，点击“完工”按钮，生产单状态变为 “已完工” 。生产单状态会实时反映给相关查询部门。 7. 机台任务生产顺序安排 填写生产单的项目信息时，已经把该项目指定到了机台上，但每个机台上的多个 任务的生产顺序还没有确定。 生产计划管理功能就 是为了解决这个问题， 使用该功能 可以指定某机台上某个生产单项目的生产先后顺序。并可以后来居上插入任务。插入 任务之后，以前的任务次序会自动进行调整。 8. 生产任务查看 每个机台能看见自己的任务和所有任务的先后顺序。 9. 生产进度反馈 机台可以通过“开工”和“完工”按钮反馈某个任务的进度，也可以通过“完工 产量”反馈实际完工数量。 7 10. 生产单领料 生产单项目一旦填写完毕，该项目的用料信息就会自动出现在生产出库的带出库物料 列表里，用户可以分多次对该项目的用料进行出库。累计领料的上限是生产单项目中 的计划“上机数” ，在该上限以内，该项目的领料记录都能正常保存。一旦超过了该上 限，系统会强制强制用户把多余的领料记录标记为“补料” 。补料信息可以查询统计。这样 就杜绝了造成材料浪费也不知道是哪个人和哪个单子造成的这种现象。用料信息会自 动参加改订单的材料成本核算。 11. 生产日报管理 本功能用来供车间统计人员记录每个员工每天的产量。系统会自动用工种的产量 乘以预先设定好的工种的计件工资标准，得出该生产单该工种的计件工资。这里的计 件工资会自动参与该订单的人力成本计算。 8 12. 外协单管理 添上外协的印刷费和后加工费，二者会自动相加，生成此外协单的总金额。外 协内容是个可以单选、可以多选、可以自定义的编码。也可以临时录入。外协单的 金额会自动参与相关订单的成本核算。 13. 订单收款 收款支持一次结清，分期付款，整批付款等业务模式。一旦某业务员的订单收 了款，系统会自动计算该业务员的提成，提成标准用户可以自定义。 14. 业务员提成标准设置 用户可以针对不同的回款周期给业务员不同比例的提成。 15. 业务员业绩统计 该表自动生成每个业务员每个订单的回款时间、金额和周期，并自动计算提成， 该提成会与车间员工计件工资一起自动参加订单的人力成本核算。 9 16. 成本核算表 一旦业务部录入了订单金额、车间统计录入了员工日报、生产调度录入了外协 单、库房为该订单出库了物料、财务部录入了业务员回款，该表就能自动生成材料 成本、外协成本、人工成本（员工计件工资和业务员提成）和利润。 17. 各部门产值统计表 一旦业务部录入了订单各部分的金额，该表就能自动汇总各部门产值。这些产 值的名称用户可以自定义。 18. 订单应收已收和欠款表 10 19. 业务员价值分析表 有的业务员签单金额大，但活难干，利润薄；有的业务员签单金额小，但利润 高，回款快。此表为管理层客观全面的了解业务员的实力和贡献提供了一个好工具。 20. 客户价值分析表 有些客户是企业的长期大客户，但他们贡献的利润未必是最高的，回款周期又 长，甚至正是他们影响了企业更高速的发展；有些客户给的活可能不多，但利润率 高，活又好干，回款及时。此表为管理层客观全面的评估客户的价值提供了一个好 工具。 21. 印品价值分析表 印刷品类型不同，利润率高低也不同。此表自动汇总每种印刷品的签单总额， 回款总额，利润总额和利润率。帮助管理层认清业务方向，辅助决策。 11 物资流 22. 供应商档案 23. 原材料档案 24. 采购单管理 采购单信息分为两部分：基本信息和物料明细信息。一个采购单可以有 n 条明 细信息。采购单物料可以直接提取到采购入库中，并且一个采购单的东西可以分多 次入库。 12 25. 采购入库 采购入库用来对采购单上的物品进行入库操作，这些信息直接从采购单上来， 不用录入。如果入库数量与采购数量不符，可以分批入库，或修改数量。可以打印 入库单。 26. 其它入库 用来管理没有采购单的入库，如车间余料入库等。可以打印入库单。 27. 生产单领料 在前文主流程中已有介绍。可以打印出库单。 13 28. 其它出库 用来管理不能指定到某个生产单上的物料的出库，如油墨等。 可以打印出库单。 29. 产品入库 可以打印入库单。 30. 产品出库单管理 填写产品出库单要分 2 步，先添加基本信息，再添加明细信息。一个出库单可 14 以添加多条明细。最后可以打印送货单。 31. 本厂纸库库存量表 此表黄色为低于最低库存量的材料，红色为高于最高库存量的材料，白色为正 常库存量的材料。 32. 客户纸库库存量 33. 原材料库存量 此表黄色为低于最低库存量的材料，红色为高于最高库存量的材料，白色为正 常库存量的材料。 15 34. 成品库库存量 35. 材料入出库汇总表 此表统计任意期间所有材料的期初库存数量、金额，期间入库数量、金额，期 间出库数量、金额，期末剩余数量、金额。 收付款管理 订单应收已收和欠款表和订单收款在前文主流程中已经介绍。 36. 采购应付款已付款统计表 16 37. 采购付款 付款支持一次结清，分期付款，整批付款等业务模式。此表同时显示采购单总 额，已付金额和未付金额。 38. 外协应付款已付款统计表 39. 外协付款 付款支持一次结清，分期付款，整批付款等业务模式。此表同时显示采购单总 额，已付金额和未付金额。 17 其它闪耀功能 40. 客户信誉标准设置 用户可以自定义客户的信誉等级和对应的欠款周期。最末一个信誉等级“A”级 的客户如果再下订单，系统会警示风险。 41. 客户信誉度管理 系统会自动计算每个客户订单最后一次回款的日期与签单日期之间的间隔，间 隔越短，客户信誉度越高，反之越低。 42. 订单的再版和变更 再版：当客户说他们从前的某个订单现在要重印时， 印刷厂就可以点击一下“再 版”按钮，这样，原订单就会生成一份几乎一模一样的新订单，用户只要修改一下 印量、交货日期等就可以了，省去了重开订单的麻烦； 变更：订单生产到中途时，因故改变了工艺、数量和金额，原订单需要保留， 新内容要开变更单。 18 43. 生产单进度查询 用户可以在生产单主页查看每个生产单的状态，最近的生产单会自动排在最上 面。用户还可以查询最近时间要完工的生产单的进度。 44. 增加角色 本系统支持用户随着自身规模的扩大增加系统角色。 45. 为角色分配权限 增加了角色之后，可以为角色分配权限，本系统对每个功能的配置细化到了增 加、删除、修改、查看、另存等多个层次。 19 46. 用户注册功能 使用该功能，在打印的各单据上，用户可以自定义自己的 logo 和单据表头。 其它辅助功能 47. 生产事故管理 20 48. 外协单位档案 49. 员工档案 如果员工部门为业务员，他就能参与业务员业绩考核； 50. 设定各工种计件工资标准 51. 提成工资的自动统计 21 52. 员工工资 本系统支持自动计算工资和手工填写工资两种形式。 自动计算时，奖金就是车间员工的计件工资，或者是业务员的提成。基本工资、 饭补、其它补从员工档案提取。 手工填写时，所有内容都