李伟同学学习成果汇报,2016年5月5日,Excel学习成果汇报模块,成果一、快速移动选择,1、Ctrl+Shift+方向键,图1 学习前,图2 学习后,Excel学习成果汇报模块,成果一、快速移动选择,学习成果：Ctrl+Shift+方向键 功能其实包含的是两组快捷键。其一是Ctrl+方向键，该组快捷键功能为快速移动，如图2，选中B2单元格，同时按下“CTRL”和 “”，光标可以迅速跳转到B77单元格。在学习之前完成类似目的我们最常用的是拖动滚轮或者选中B2向下拖动，通过学习有利于提高工作效率。其二是Ctrl+Shift+方向键 ，功能为快速选择，该项功能是在前一组快捷键的基础上增加了选择功能，在此不再累述。,目的：选择从B3开始到B77所有的单元格,使用经验：在用这两组快捷键的过程中如果要选择区域（或与要移动的单元格间）有空白单元格则该功能会止步空白单元格,知识拓展：试想目的如果是选择A1到N77区域内的所有单元格呢？,Excel学习成果汇报模块,成果一、快速移动选择,1、巧妙运用名称框,名称框位置,目的：快速选择H18单元格,学习成果：名称框输入H18按下Enter键选择完成,知识拓展：如何运用名称框选择功能完成上一步快速选择的目的呢？,输入H18,其他：除以上功能外学习内容还包括“Ctrl+A”全选，该功能比较常用不再说明,Excel学习成果汇报模块,成果二、特殊选择,1、Ctrl+G (F5)定位条件,选定A1：E10区域,按Ctrl+G选择定位条件,选择空值按确定键,Excel学习成果汇报模块,成果二、特殊选择,3、Ctrl+G (F5)定位条件,目的：选择A1：E10范围内所有空单元格,学习成果： 在学习之前只会运用手动选择，如果数据量比较大，会严重影响工作效率， 利用Ctrl+G定位功能可以迅速选择符合条件的单元格，如会销事宴统计表中的空白单元格,知识拓展：如何快速选择文档中所有的公式单元格？,Excel学习成果汇报模块,成果三、数据有效性,1、数据有效性,选择区域,点击数据-有效性,选择序列,输入备选值,Excel学习成果汇报模块,成果三、数据有效性,1、数据有效性序列,目的：设置会销统计表L列只允许输入“是、否、取消”,学习成果： 在本次学习前需要每次输入，而且每次输入 内容不一定完全相同给汇总统计带来很多不便（如右图） 学习之后一方面节省了输入的时间，另一方面规范了数 据的录入，有利于后期的分类统计,知识拓展：允许输入的内容比较多时如何处理？,Excel学习成果汇报模块,成果四、条件格式,选择大于500的数据,选择重复值,选择最大值,Excel学习成果汇报模块,成果四、条件格式,目的：选择文档中大于500的数据；选取文本中的重复值； 选取文档中的最大值；,学习成果： 在本次学习前实现选择类似大于500、选择重复值、选择最大值的任务我们通常采用派寻的方式，不仅费时费力还很容易破坏文档原来的结构，培训之后我们不仅可以提高工作效率，还可以实现对批量选择数据格式的修改和设定；（数据显示与数据条显示均在“条件格式”选项下拉菜单中可以找到，平常工作使用较少，这里不再介绍）,知识拓展：我们试着完成选择100到500之间的数据，选择唯一值，选择最大的10个值？,Excel学习成果汇报模块,成果五、快速求和,学习前,学习后,目的：计算天津和北京数据的加和 填充到对应的C4:C14,学习成果：学习前一般的做法是输 入公式“=A4+B4”确定然后点击单 元格右下角下拉，学习之后选择区 域按“Alt+=”又方便又快捷,Alt,=,知识拓展：如下图的求和如何运用 “Alt+=” 呢？,Excel学习成果汇报模块,成果五、快速求和,我们来解决一下上一个知识拓展，我们发现下面这张汇总单元格不仅仅是在数据边缘了，在数据内部也有汇总单元格。这种情况我们不妨先筛选出这些需要填入汇总数据的单元格，然后再按下“Alt+=,选择数据区域,Ctrl+G选择定位条件,选择控制确定,Excel学习成果汇报模块,成果六、引用相对引用,我们在实际操作过程中其实经常运用到引用，不过引用表现的很隐晦，所以一般不为我们发现。引用一般体现为函数形式，我们来举个例子：如图A，想求天津和北京数据加和，除了我们刚学的“Alt+=”外我们通常会在C2输入“=A2+B2”如图B，确定然后下拉得到结果图C，接下来我们观察最后一幅图，点击C3，发现公式自动变成了“=A3+B3”，这里运用的就是相对引用。,A,B,C,D,Excel学习成果汇报模块,成果六、引用绝对引用,上一节我们说了相对引用，但是有些问题处理起来不那么尽人意，例如：图A我们想计算1-12月份每月电费，很明显电费=用电量*每度价格,插入单价列,输入公式,利用相对引用,C30输入“=B30*C27”,改公式为“=B30*$C$27”,确定下拉,学习前,学习后,Excel学习成果汇报模块,成果六、引用绝对引用,目的：利用每月用电数量以及每度价格计算1-12月电费；,学习成果：上一页我们用图片展示了这次学习的成果，在参加本次培训之前所使用的方法步骤比较繁琐，需要插入列，求和，最后还要将求和结果转换为数值格式，将插入的列删除。培训之后可以运用绝对引用，即使每度价格调整也不影响我们这里计算的准确性，大大简化了我们的计算流程。,使用经验：我们可以选定一个区域然后在标题栏输入大写字母按下确定键，然后再选定这个区域的时候就可以在标题栏直接输入我们赋予的这个代号了，在公式里也可以用哦？但是我们应该注意了这里输入的字母必须是大写啊！,知识拓展：试想一下我们如何锁定行、列或者如何锁定所选区域呢？,Excel学习成果汇报模块,成果七、IF函数,如下图我们很熟悉这是工作经常使用的会销事宴统计表，如图H列为检查结果列，而结果的判断需要G列是否自主上报来判断。使用IF函数可以省去我们手动输入的麻烦。,A,B,C,Excel学习成果汇报模块,成果八、多条件判断,上面说的是一层的IF函数的运用，其实IF函数可以嵌套使用例如我们通过市场以及是否自主上报来判断结果的合格与否，这里就需要糅合另外一个函数AND函数。要求：市场为市区且主动上传的为合格否则为不合格。,A,B,C,Excel学习成果汇报模块,成果九、Vlookup函数,Vlookup函数与数据透视表为Excel工具里面最为成功的两项功能，该公式里面跟之前 我们学习的引用关系密切，我们这里直接用多列查找来说明。,如左图是我们做满意度调查抽查人员生成表，它由满意度调查抽取和源数据两个工作表组成。源数据表记录了所有评议代表的基本信息,满意度调查抽取表,源数据表,Excel学习成果汇报模块,成果九、Vlookup函数,我们可以发现在源数据表里每个人所对应的编号都是唯一的，那么现在我想输入编号就能查询出该位评议代表所有的源数据表里的信息呢，可能有的人说了，直接从源数据表里搜索，当然这是可以的，因为我们的源数据只有数十行，那么当我们的数据达到十万、百万呢。这时候Vlookup函数就派上用场了。,如图我们在B2输入公式=IF(LEN($A2)=0,“,VLOOKUP($A2,源数据!$A$1:$F$1565,COLUMN(B3),0) 我们来分析一下这个公式，首先这里面包含一个IF函数、一个LEN函数、一个Vlookup函数、一个Column函数。 LEN函数返回所判断单元格文本长度 Column函数返回所判断单元格列数 这里首先是去判断A2列所填充的编号，如果编号为源数据已记录编号则在B2返回源数据表B3所在列数据，0表示精确判断。 这里运用了很多“$”符号目的就是为了可以把公式向下和向右复制。,知识拓展：试想一下如何运用Vlookup函数把考试成绩分成几个档次呢？,Excel学习成果汇报模块,成果十、文本函数,文本函数运用比较简单，这里不再单独列数 =Left(“ABCDE”,2)=AB 左边取2字符 =Right (“ABCDE”,2)=DE 右边取2字符 =Mid (“ABCDE”,2,3)=BCD 第2字符后3 =Len (“ABCDE”)=5 长度 =TEXT(12345, “0!.0000万元“) 指定格式,文字内容,成果十一、图表,如图为信息部第一季度各大区发生会销、事宴、出库次数，现在想做成柱状图已更直观的分析。,知识拓展：饼图折线图又该怎么做呢？,Excel学习成果汇报模块,文字内容,成果十二、数据透视表,前面我们已经说了数据透视表与Vlookup函数并称Excel工具两项最重要的功能，在 我们工作中用的也是最多的。熟练运用数据透视表可以很方便的调取领导所需数据， 大大缩减了数据调取时间，同时也有效的保证了数据汇总的准确性。下图为分类汇总结果的一个演示：,Excel学习成果汇报模块,文字内容,成果十二、数据透视表,要想做好分类汇总那么我们不得不说一下原数据表的设计，首先要明确源数据是数据透视的根本，没有规范的源数据表就不可能汇总出理想的数据。我们练习一下，试着将图中数据按月份分大区汇总。,按照图示步骤数据透视表就做好了，接下来需要做的 就是拖拖拽拽那么简单。,Excel学习成果汇报模块,文字内容,成果十二、数据透视表,通过以上步骤我们得到下图所示表格。题目要求按照市场和月份对会销数量进行统计 那么我们把市场拖到列字段、把月份拖到行字段，对什么进行统计就把什么拖到数据 项，结果如下：,A,B,知识拓展：如果统计事项包括会销和事宴，同时会销、事宴分大区分月份的数据呢？,Excel学习成果汇报模块,文字内容,成果一、快速清除所有格式,Word学习成果汇报模块,当我们拿到一片杂乱无张的文章的时候通常会感觉眼花缭乱无从下手，会经常想如果 有个格式化工具把所有格式统统去除掉才好。别急，Office给我们提供了这样的工具。,第一步：Ctrl+A 这组快捷键不多介绍了，就是我们常用的全选,第二步：选择字体组里的清除格式，如下图所示，这样全文的格式就被清除了,文字内容,成果二、快速清除所有空格,Word学习成果汇报模块,我们都会运用查找替换功能替换文档中的某些项，但是当需要删除或者替换的项为空格时通常我们就会束手无策了。下面这个方法或许可以帮你。,第一步：Ctrl+A,第二步：删除所以空格，思路就是用空值替换掉所有空格,Ctrl+H,文字内容,成果三、快速删除文中任意数字,Word学习成果汇报模块,第一步：Ctrl+A,第二步：同样是运用Ctrl+H,通过以上操作我们就把文章中的所有数字替换成了设定的文本。同时我们可以看到，通过该功能我们还可以替换掉任意字符、字母等。,文字内容,成果四、自动更正选项,Word学习成果汇报模块,在工作中有时候需要输入的文本很长特别是有一些客户名称，文本长度很长，并且我们很可能需要重复录入，这样带来了极大的不便。我们是不是可以给这一长串文本起一个代号，需要输入的时候只要输入代号就能自动转变成想要输入的内容呢？大那是肯定的。例如这里我们想用A代表朝阳商贸有限公司,完成上述操作我们在需要输入“朝阳商贸有限公司”的时候只需要输入“A”就可以了 。在Excel里也是适用的哦。,文字内容,成果五、厘米字符切换,Word学习成果汇报模块,厘米字符切换不同于普通的缩进，它适用于特殊要求的排版。,完成上述操作我们在需要输入“朝阳商贸有限公司”的时候只需要输入“A”就可以了 。在Excel里也是适用的哦。,感谢您的关注,