B文书管理制度 国内外传真收发管理办法1.总则1.1.制定目的(1)将本公司内使用传真机处理国内外各种文件或资料作业制度化、节制化、效率化。(2)促使本公司国内外传真之收发业务推行顺畅。1.2.适用范围凡隶属本公司内之员工及经主管认可使用传真机之外宾传真文件或资料时，均依本办法管理。1.3.权责单位(1)总经办负责本办法制定、修改、废止之起草工作。(2)总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。2.收发管理发文时间发文时间原则上为上班时间，急件发文特殊处理。2.2.发文手续(1)申请人事先填具传真发文申请单，经单位主管核准后连同文件交行政部人员（或传真机管理人）发送。(2)行政部人员（或传真机管理人）发送后，于传真发文登记簿上登录有关事项，并经申请人签认后，由申请人领回原稿文件。2.3.收文手续行政部人员（或传真机管理人）于收到来文时，须先于传真发文登记簿上登录有关资料后，再通知收文者领取文件并签认收讫。2.4.传真收发注意事项(1)传出文件如为一般信函时，应使用本公司传真专用信函格式。(2)传出文件如为一般资料时，其传真首页也须以传真专用之信函格式。(3)本公司传出文件上均须注明：(A)本公司地址、电话（传真号码）、E-mail、网址等联系方式，对国外传真件须加注英文。(B)传真人之部门、职称、姓名等。(C)受传真人之公司全称（非简称）、部门、职称、姓名等。(D)传真主旨。(E)传真内容。(F)备注事项。如“如传真内容有不清晰时请回电话告知以便重传”或“本报价单有效期限为一个月”等。(4)传真之使用须依下列原则：(A)先考虑时效性。(B)其次考虑经济性。(C)再考虑方便性。(5)传真机专用电话线严禁作为一般电话使用。(6)收件未经登记严禁取用。(7)严禁传送本公司机密文件、资料、图样。星皇集团（香港）有限公司SING WONG HOLDINGS(H.K.)CO.,LTD B文书管理制度 国内外传真收发管理方法传真发文申请单日期: 部门: 编号文件名称P数传真内容接受单位备注核准： 申请人： 星皇集团（香港）有限公司SING WONG HOLDINGS(H.K.)CO.,LTD B文书管理制度 国内外传真收发管理办法传真收/发文登记簿编号文件名称P数传真日期传真部门接受部门备注