XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX文件编号更 改 记 录技术档案控制管理程序版 本 号A1分 发 号XXXXXXXXXXXXXXXXX公司管理标准 XXB （试用版） 技术档案控制管理程序 2011年 月 日 发布 2012年 月 日 实施 XXXXXXX发布1、目的为建立、健全公司技术档案工作，完整的保存和科学地管理技术档案，充分的发挥技术档案在公司建设及发展中的作用，更好的为公司生产、技术部门服务。特制定本管理制度。2、适用范围2.1本公司各技术部门在技术、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸（如施工图、安装图、工艺流程图等）、图表、文字材料照片等技术资料。2.2外来、外购的设备、仪器、标准及引进国外设备的图纸及其附件（随机资料、图书、光盘等）以及新购仪器、设备的随机入厂图纸、使用说明书、电气线路图、原理图、出厂合格证书等等纸质或电子载体的管理。3、职责及权限3.1公司各技术职能部门要把技术档案工作纳入本部门的技术业务管理工作中，保证其技术文件材料的的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档，以保证公司技术档案管理工作的顺利进行。3.2公司总工办设置档案室，并配置专职人员管理。档案室在总工办主任的直接领导下，集中统一管理全公司生产、开发、质量、设备、基建等技术资料。建立、健全技术档案工作，达到公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。3.3档案室的任务：集中统一科学地管理好技术档案，维护技术档案的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用，因工作失职造成的技术档案原件遗失、缺漏、污损至无法使用，借出无法收回等，管理人员应负主要责任；协助各部门或技术人员做好技术资料的形成积累和正确地整理归档工作；承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档工作，提供技术资料为全公司有关单位和人员服务。3.4档案管理人员的职责：认真贯彻技术档案工作的方针政策，钻研业务，提高管理水平，保证技术档案工作的完成。积极主动的为生产、开发提供技术资料；科学地管理技术档案，承办技术资料的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计等工作；遵守公司保密制度，做好安全工作；严格执行公司保管、借阅、发放制度；对破损、变质的资料，要及时修补和提出复制。4、过程的输入和输出4.1输入：4.1.1ISO/9001:2008质量管理体系要求；4.1.2公司和顾客对文件控制的要求（包括对图纸/样件、技术协议、检验标准、工程规范等技术文件的要求；4.1.3国家档案法、保密法对文件管理的规定。4.2输出4.2.1经评审、审查、批准且受控的有效文件/记录；4.2.2文件/资料最新有效版本、文件的更改和现行修订状态清单、表单总览表；4.2.3与文件发放、更改、回收保密、销毁有关的记录。5.工作程序和内容 （见下页）工作流程责任部门（岗位）工作内容/要求表单/记录技术文件归档范围与期限技术文件档案的形成技术文件的归档A 技术档案的保密经办、接触档案的相关部门总工办、产品企划部、设计部、研发部、工程部、制造部总工办、产品企划部、设计部、研发部、工程部、制造部、档案室5.1技术档案的保密5.1.1技术档案的保密：全公司职工必须严守机密，维护技术档案的安全。凡借阅保密档案和重要的档案（包括外来、外购的资料，随仪器、设备回公司的文件资料，原始底图等）不允许带出公司，不准私自涂改、加注、勾画、拆散、折叠、取页、剪贴、转借他人等。不准私自摘抄绝密档案内容。确因工作需要，应由相应部门主管批准后方可借阅（如装置流程、总装、设备一览表、计算书）。技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。未经允许，不得随意翻阅技术档案。5.2技术文件存档范围与期限5.2.1详见附表1、附表5。公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长；因破损或变质的档案，复制后原档案保管期限6个月。因修改内容而变更的技术档案，原档案报废，保管期限1年。5.3技术资料档案的形成5.3.1由各技术部门负责图样与技术资料的绘制和相关技术资料的编制工作。每一个技术项目完成或告一段落后都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按公司形成技术文件资料的归档范围和要求，将形成的技术文件资料加以系统的整理，由各形成部门的部门主管审查后及时移交档案室归档。5.4技术文件归档职责5.4.1技术文件归档的责任部门各技术部门或人员在移交技术档案或技术附表1企业技术文件归档基本范围与保管期限参考表、附表3成都易态科技有限公司归档范围及保管期限确认表附表5项目类归档范围及保管期限表（参考DT/T28-2002）附表9技术资料存档登记表工作流程责任部门（岗位）工作内容/要求表单/记录B档案室妥善保管定期接受复查档案管理员分类、编号、入库技术资料收集审查签字归档 存档人完成相关手续A总工办审核鉴定档案室进行保密档案分级申请非 保 密 档 案总工办、产品企划部、设计部、研发部、工程部、制造部、质保部、档案室文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续（参见文件控制程序），签字归档备查。凡不符合要求和技术资料不齐全的，档案管理人员有权拒绝接收。5.4.2凡外来、外购回公司的图纸资料，随仪器、设备回公司的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，有关单位必须通知资料管理人员到现场参加清点，如数归档，资料管理人员不能到现场（如施工现场）的可委托他人清点并归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。5.4.3技术文件的收集审查a、技术文件完整性的鉴别：在一套技术文件中，无缺页/项、内容完整（该签署的手续内容需完备）。b、技术文件质量的鉴别：凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国标、部标或企业标准的规定，做到书写材料优良、字迹工整、图纸按规格绘制，图样清晰；凡各部门形成的图纸类文件，应有底图一份，并经签字（参见文件校审程序）后交档案室存档。c、技术文件归档手续：一是由归档部门对归档文件的基本情况作简要说明，列出归档清单；二是交接双方必须办理交接手续，重要文件需检查，并由归档部门填写附表6、附表8，审核后由技术档案管理人员填写附表9，完成归档。5.4.4技术文档的分级：本公司档案按保密性可划分为一般、秘密、机密、绝密四种由总工办对级别进行审核鉴定。5.4.5技术文档的保管：附表8归档文件/图纸移交登记表附表6归档文件移交、接收检验登记表附表7保密级别确认表工作流程责任部门（岗位）工作内容/要求表单记录非常规用图常规用图技术文件的复制及发放档案管理员按规定范围发放档案室复制发放文件BB（查）借阅、发放、接收技术档案的部门和个人a、技术档案管理人员对接收来得技术文件进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制档案查阅目录，做到定位存放，妥善保管，方便利用。b、技术档案管理员认真执行档案保管检查制度，每年年底全面检查清理一次，做到账档一致，并在12月30前整理出检查报告，交总工办主任审查，总工办主任根据检查报告结果安排人员进行整改，同时对检查报告的真实性进行复查。c、技术档案管理员做好技术档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。注意防潮、防尘、防火、防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。5.5技术文件的复制及发放5.5.1技术文件资料的归档范围（见附表2）5.5.1凡归档的技术文件资料，一般应存档一份。重要的和使用频繁的应复制备份一份，供日常借阅或发放使用，备份文件发放后，及时复制补充完整。5.5.2需加工制作的工装类图纸文件，晒制三套。一套用于技术员作工艺后发放采购部备料，以及转交质量部进行检查；一套发放生产部或采购部，用于加工订货；一套用于档案室存档，供日常借阅使用。5.5.3用于指导生产及作为验收依据的滤芯图，晒制四份，发放采购、制造部、质量部及档案室存档。5.5.4用作指导生产的工艺卡片、工序卡片、生产作业指导书等，应晒制三份，发放制造部、分管技术员及档案室存档。附表2常规技术文件发放范围工作流程责任部门（岗位）工作内容/要求表单/记录质保部质量体系管理主任审核加盖鲜章主管领导审查，文件编制部门主管批准文件编制部门填写发放清单C技术档案管理员发放复印件B（查）借阅、发放、接收技术档案的部门和个人、质保部、技术档案管理员5.5.5作为验收依据的检验文件，应晒制三份，发放质量部、分管技术员及档案室存档。5.5.6作为装置施工用图，应晒制八份，发放施工单位三份、项目组二份、档案室存档三份，其中一份不借阅。5.5.7因工作原因，需要发放各常规使用场所的技术资料，应在技术档案交接后次日内发放至各使用场所。未规定发放场所的文件应编制文件发放清单（参见文件控制程序），发放清单由文件编制部门填写，部门主管批准后交档案室。档案室按清单的要求发放至各使用场所，发放时注明发放场所、发放号、发放日期、是否受控等，并有接收人员签字。其它需要文件的单位或个人，应提出申请，填写文件领用申请单（参见文件控制程序），经主管领导审查、文件编制部门主管批准后，可签名领取。5.5.8非常规使用（除生产、试制、检验外的用途）文件资料的复印，应写明复印缘由，其主管部门和总工办批准后由档案管理员复印、发放；机密档案及电子档案一般不允许复印、复制，特殊情况需要写明缘后，经总工办、总经办批准后由档案管理员复制、发放。5.5.9发放各使用场所的文件资料，使用者应妥善保管，不得损坏或丢失。因受条件限制，破坏或污损至无法使用时，可到档案室换取新文件，原破坏或污损文件资料由档案室回收后报废处理。凡使用者无法提供原文件资料，而要求档案室重新发放时，文件使用者应承担重复发放文件的资料费用，其金文件发放记录、附表2常规技术文件发放范围、附表11技术资料使用登记表工作流程责任部门（岗位）工作内容/要求表单/记录D填写登记表并签字确认三天之内一天之内归 还查阅技术 资 料借阅技术资料技术文件的（查）借阅CD（查）借阅、发放、接收技术档案的部门和个人额按复（晒）制资料的实际价格核算，由档案管理员报总工办审查，总经理批准后，送交公司财务部。5.6技术档案的（查）借阅5.6.1技术档案的（查）借阅：凡本公司技术人员、工作人员，因需要都可（查）借阅技术档案、资料。填写文件(查)借阅登记表，（查）借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经管理人员检查后，方可办理注销手续。若上次借阅资料未及时归还，档案管理员有权拒绝办理借阅手续，直至借阅人将上次借阅资料归还后方可办理重新借阅。档案管理员按借阅人的归还时间进行核查、跟催，以确保技术资料的完整性。技术档案和各种设备说明书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出