斯坦福大学为期6个月的学习总结档案馆 李婉月一、基本情况学习时间：2010年9月-2011年2月学习单位：斯坦福大学图书馆special collection主要参加项目：AIMS项目/search works/连环画数字化工作项目指导老师：Tom Cramer，数字图书馆部门副主任专业指导: Michael Olson ，数字档案管理工作组主管 期间发表论文两篇：1.数字化档案信息的长期保存关键 ;原生档案的迁移与长期保存 二、主要工作介绍在如期到达斯坦福大学后，与指导老师Tom Cramer进行了详细的沟通和交流，根据我的学习目的和计划，对我在斯坦福大学6个月期间的学习和工作进行了认真安排。期间，我主要参加的工作和活动如下：1. 学习参观工作为了尽快熟悉斯坦福大学图书馆的基本情况，在同事的带领下，参观了斯坦福大学的音乐图书馆、声像图书馆、东亚图书馆等。在音乐图书馆中，看到了只有在电影中看到过的早期音乐播放器；在声像图书馆中了解了声像资料的数字化过程；在东亚图书馆看到了熟悉的中国图书，更看到了国内也没有保存的明国时期的档案。我主要参与special collection部门的工作，在主管Glynn的带领下，了解了该部门的主要业务和工作流程，参观了地图数字化工作室，了解了大学档案馆的主要工作。2. 参加的主要项目我的指导老师Tom Cramer虽然是数字图书馆部门的副主任，但是所有和技术有关的项目都由该部门进行协调，所以，除了出要参加special collection的工作外，还参加了一些其他部门的工作。2.1 参与 search workssearch works是斯坦福大学图书馆研发的关于集成检索的一个搜索引擎，集合了斯坦福大学各个图书馆、档案馆、胡佛研究院等机构的馆藏文献，包括图书、档案、期刊、手稿等多种文献类型。在刚到斯坦福大学时，首先参与了该搜索引擎的测试工作。主要是关于CJK(Chinese/Jepanese/Koran)的检索测试工作。如，一本中文书，有简体的，也有繁体的，如何能够通过简体可以检索到相对应的所有书，包括繁体在内；如何处理中文字符没有空格的情况等。9月份在系统测试期间，共写了13份测试内容，包括中文的简体与繁体，词组与句子，简称与全称等内容。并根据耶鲁大学图书馆等其他学校的相关问题和建议提出与斯坦福大学图书馆相关的问题建议。2.2. 参加AIMS项目AIMS（Born Digital Collections : An Inter-Institutional Model for Stewardship）是一个关于原生数字档案信息的收集、管理、利用等工作流程的设计项目，这里的原生档案主要来自CD、DVD、Floppy、Disk 等媒介的档案。在各种技术、媒介更新进程加快，时间缩短的情况下，对存放在介质上的原生档案信息的长期保存提出了挑战，例如，光盘保存的信息不仅要做到每4年要转存一次，现在的很多电脑都已经没有光驱了。如何将档案信息迁移到当前通用的介质上，长期保存有关信息，是档案工作者面临的问题。鉴于此目的，斯坦福大学联合耶鲁大学、维吉尼亚大学和艾默里大学申请了该项目，旨在为原生数字档案信息的管理工作流程提出和制定一个最佳的工作实践。该项目是由melon基金会资助。AIMS项目在2010年6月份启动，计划一年的时间完成，但是由于在开展过程中不断遇到新的问题，因此，推迟到今年9月份结题。在该项目中，我主要承担的工作是：原生电子文件的捕获和描述工作、用户界面的设计工作、工作流程的测试工作以及相关资料的搜集。2.3连环画数字化项目在开展其它工作的同时，指导老师Tom Cramer安排我和东亚图书馆的Charles共同开展馆藏连环画的数字化工作，在和Charles的共同努力下，提出了该项目的目标和需求，包括连环画的扫描加工、元数据描述、用户界面、背景音乐、播放器等各个环节，并设计了详细的服务场景。同时，因为信息描述工作是这个项目的难点，我就提出了由用户自由编辑元数据的建议。但由于我在斯坦福大学学习的时间有限，没有推进该项目的时间工作。3. 参加的主要会议在指导老师和所在部门的支持下，我参加了两个大型的学术会议：3.1 参加数字图书馆联盟论坛2010年11月1 -3日，数字图书馆联盟（Digital Library Federation, DLF）2010秋季研讨会在美国加利福尼亚州的帕洛阿尔托市召开。来自于美国图书信息资源理事会、美国国会图书馆、加利福尼亚数字图书馆、埃默里大学、华盛顿大学、纽约大学、哈弗大学、耶鲁大学、密歇根大学、斯坦福大学等近100个单位的181人参加。我也有幸参加了此次研讨会，本次会议内容丰富，问题前沿，主要集中在数字环境下的图书档案工作，但由于时间限制，我只能听取部分报告，所以在此只能有选择性的报道此次研讨会的内容。研讨会分为全体会议和分会议，全体会议由数字图书馆联盟主管Rachel L. Frick主持，美国图书馆和信息资源理事会主席Charles Henry做主题发言。伊利诺伊大学厄本那香槟分校Carole Palmer教授和英国联合信息系统委员会数字基础设施主管Rachel Bruce分别作了题为E-Research背景下的收集工作：通过采集和聚合凸显潜能和开放式网络下的灵活资源。Carole Palmer教授认为随着新一代的分布式数字内容的不断升级，采集资源的聚合对于确定采集内容、识别采集资源以及监测和共享数字研究资产变得越来越有意义。Rachel Bruce主管介绍了英国联合信息系统委员会为确保数字资源更加灵活，以获得数字资源的最大价值，满足用户和服务的实际需求所开展的工作。3.2 个人档案归档会议2011年2月24-25日，个人档案数字归档工作会议在圣弗朗西斯科召开，我和AIMS项目组另外三名成员参加了这次会议。本次会议主要讨论关于个人档案数字归档的工作规划、应用工具以及服务案例。在2010年2月，60多个人就在互联网档案馆开展了关于个人档案数字归档问题的探索，参加者包括加利福尼亚大学伯克利分校、斯坦福大学、牛津大学等学校的代表；微软、雅虎、谷歌等互联网公司代表以及一些数字图书馆、博物馆及档案馆代表。因此，本次会议专门针对个人档案数字归档工作召开。从家庭照片到个人文章，再到健康、金融信息，最关键的个人数据都是以数字形式存在的。如何建立和捕获个人资料信息变成了大部分人日常生活的一部分。但是如何收集和保存这些数据？收集什么样的数据以及如何长期保存成为这项工作的关键问题。该会议围绕个人档案数字归档的技术、社会、经济等各方面的问题展开讨论。4. 学习交流活动根据AIMS项目工作开展的需要，项目组成员到一些同行单位进行学习交流，在调研的基础上宣传AIMS项目。4.1 Bancroft图书馆2010年12月4日，斯坦福大学AIMS项目组部分成员到加州大学伯克利分校的Bancroft图书馆交流学习，该图书馆数字资源组研究员、主管Mary给予接待，Bancroft主任及数字资源组的10余位员工共同参加了此次交流活动。该图书馆数字资源组从事多方面的数字资源工作，包括数字收集、处理、数字化、数字维护、元数据标准和政策、信息管理、在线利用等相关活动。与会人员相互交流各自的研究工作和当前进展，共同探讨数字档案信息的永久保存和利用问题，并寻找今后合作的契机。Bancroft是加州大学伯克利分校最主要的特藏图书馆，是主要研究工作和教学活动的支撑，在该校研究资源建设中起着主导作用。也是美国保存手稿、善本库和特有资料最多和利用率最高的图书馆之一。Bancroft的馆藏资源包括：60余万册书籍、6000余万本手稿、800余万张照片图画、4万多份缩微胶片和2万多幅地图。另外，档案人员所熟知的档案描述编码格式（EAD）起源于该图书馆的伯克利检索工具项目（Berkeley Finding Aid Project,，BFAD），该项目的目标是制定一个结构化的档案检索工具规范，以支撑档案和手稿的收集保存，便于档案资源的在线利用。并且，在国家人文科学基金会的支持下，该图书馆继续开展了与EAD相关的其他项目。4.2 NARA2011年2月，一次难得的机会，有幸来到NARA。首先，在工作人员John的带领下参观了不同的阅览室、缩微档案保管室、数字化实验室等，听取了馆藏情况介绍，并向我演示了我比较感兴趣的缩微胶片阅读，他们馆70-80%的档案都进行了缩微。同时，了解了其严格的入馆检查、快捷的利用手续，尤其是档案人员友好的工作态度。美国国家档案与文件署有两个馆，一个在华盛顿，一个在马里兰。马里兰馆的馆藏资源主要是特殊载体档案。在马里兰馆，特殊载体档案负责人Kate给予了热情接待，带领我参观了多种特殊载体档案的管理，包括照片、缩微和文本保存实验室，视频档案保存实验室、音频档案保存实验室、电影胶片保存实验室等。并且演示了他们自己研发的特殊载体档案的管理软件。在来马里兰之前，约好了David（ERA的一个项目经理）带我学习ERA的相关工作，但是David临时有事，因此，我没办法进行当面请教有关ERA问题。不过David还是在午餐时间给我电话，就我所关心的ERA问题通过电话交流了大约30分钟，对ERA的建设内容，工作流程，建设中的难点和问题，如何解决的等内容都进行了简单的了解和沟通，并且至今我们还通过email联系,虽然没能参观ERA，但是通过和David的交流，让我学到了很多知识。4.3 其它根据工作的需要，我还和项目组到San Jose大学图书馆和加利福尼亚计算机博物馆进行学习交流。此外，作为一名访问学者，我也及时讲我馆的情况进行交流，先后与我们项目组以及东亚图书馆作报告，介绍和交流我馆档案工作。三、主要收获在斯坦福大学为期6个月的学习期间，通过参加一些项目和具体的业务工作，以及与同行之间的交流和学习，开阔了眼界，了解了前沿，对我的业务工作有了极大的促进。1务实的工作态度就我所在的项目组而言，每个成员都有着一个务实的工作态度，每次会议、每次交流包括在大型会议上作报告，没有任何花哨的准备，只是实事求是的介绍本项目工作的进展、成绩和存在的问题。举个简单的例子，在我们项目在数字图书馆联盟会议上，作为一个分会场组织者，对会场没有任何的布置，也没有任何人员照相。记得每次出去学习交流报道，我都会拍些照片，同事还说我太喜欢照相了，其实，不是我喜欢照相，习惯了国内的方式，一有会议或者参观活动，都会拍照片并进行报道。但是他们从不注重这些，只注重工作的成效，对对于我来说，这种务实的工作态度非常值得学习。2. 开放的工作思想通过工作、交流和参加会议，让我开阔了眼界，不仅了解了国外档案同行目前主要开展网络归档、融汇服务、电子文件的长期保存等前沿问题的研究。更重要的是了解了他们有一个开放的工作思想。几个高校、档档案馆联合开展项目的现象比比皆是，不像国内的档案馆，各行其是，不是相互借鉴，而是全部从零开始。目前，加利福尼亚在线档案馆开展的有声有色，只要档案馆将馆藏数据进行EAD描述后，就可以上传至该在线档案馆，用户可以很方便地检索到所需档案或者档案存放地点，成员单位也可以通过这个渠道扩展本馆档案利用的途径。3. 图书档案一体化在我国，学术界一再强调图书、档案、情报一体化，但是从来没有真正的实现这种需求，没有顺应图书、档案都是文献的属性，更没有顺应图书、档案都是信息的特点，硬是在实际工作中割裂了这种关系。但是，在国外，图书和档案的概念没有那么明确，图书工作和档案工作也有机的融合在一起。就斯坦福大学图书馆的搜索引擎项目而言，不仅包括图书、期刊、手稿，也包括档案，包括胡佛研究院的档案，也包括各种语种的档案资源。将多种信息集成在一起，一方面可以给用户提