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4 8 4 齐鲁档案论坛 块嵌入式软件的维护和升级工作,降低了系统的维护和升级成本。 该系统在档案领域的应用,实现了档案库房温湿度、防火、防盗 的自动测量、显示、记录、存储和控制,既能达到较好的恒温恒湿度效 果,同时又进行防火防盗的检测,运行稳定,可最大限度地缩短没备 运行时间,减少馆藏档案的损坏,减轻工作人员的劳动强度,从而实 现了档案库房的综合安全防护、控制自动化,具有很大的经济效益和 管理效益,切实推进了档案保护工作,使档案管理迈上现代化的新台 阶。 浅谈新时期学校档案的管理 山东省日照市莒县五中冯永彩 学校档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生 学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的 材料。学校档案不仅记载着学校的办学历史,还是学校教育教学活 动的真实记录,它全面反映了学校最基本的职能活动,是评价学校综 合办学水平的“窗口”,是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作 和教育督导评估必不可少的资料。因此,档案管理是学校管理工作 的个重要组成部分。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、 办学特色往往可以从学校档案中体现出来。下面就如何加强学校档 案的管理工作谈粗浅的认识: 一、要强化管理意识,建立和完善科学的档案管理机制 提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识,是搞好学 校档案工作的先决条件。建立完善的档案管理工作制度,是档案工 作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。档案工作首先要得 到学校领导的高度重视,把档案工作列入学校工作的议事日程,深入 持久地组织好档案法学习与宣传活动。结合实际,领导带头学, 做贯彻落实档案法的带头人,通过学习与广泛宣传,使教职工能 增强档案意识,形成人人重视档案,支持档案并自觉地维护学校档案 工作。其次要按上级档案管理部门的要求,建立综合档案管理机构, 科学管理篇 4 8 5 集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等 各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人 员,负责收集和职能管理本处室的档案资料,形成档案工作齐抓共管 的局面,以保证学校的各种资料齐全完整。 二、加强人员配备,稳定干部队伍。搞好档案设施建设 为了不使那些奠基性材料缺失,学校教学档案要实行统一保存 和科学管理,首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得 职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责,健 全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料报关保密 制度,严格按规章办事。其次,要采取切实措施,建立一支有较好的 政治、业务素质的档案干部队伍,并保持相对稳定。专职档案干部属 专业人员,与教学、科研、图书管理人员同等对待,按有关规定,认真 做好专业技术职务聘任( 或任命) 工作。档案干部中的骨干,一般不 要轻易调动。档案部门的经费,应列入学校预算,统筹解决。学校各 职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备,从学校经费中给 予支持。要为档案部门添置必要的设备,以便于开展工作。档案馆 ( 室) 的库房建设,应列入学校基本建设规划,逐步改善工作条件,维 护档案的完整与安全。硬件建设是提高档案水平的基础,同时也是 保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室,教学档案按文 书类、教学类、学籍类、声类分别设橱,配备六防( 防火、防盗、防潮、 防光、防虫、防鼠咬) 实施,确保档案材料保管安全、利用方便、管理 规范。 三、强化业务素质加强业务培训,提高档案管理能力 档案管理工作水平的高低、质量的优劣,取决于档案工作人员的 素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时,还必须要求档 案员,真正做到“业务精通,爱档如珍,维护历史,兢兢业业,服务现 实”理念。加强档案人员自身业务建设,一方面积极参加档案业务 培训,学习档案专业知识理论,另一方面建立档案工作网络,选拔年 纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理 员,运用现代化管理知识和先进技术设备,提高管理水平,使学校的 档案工作跟上办公自动化步伐,为学校教学、科研和其他工作服务。 4 8 6 齐鲁档案论坛 因此,加强档案人员的业务能力培养,提高档案工作者素质,是加速 档案科技进步,推动档案事业发展的关键。 四、加强档案的收集和整理,确保档案管理规范化 学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依 据,搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础,也是 直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校档案工作应坚持“以我 为主”的立卷归档原则,着重收集本单位形成的文件材料,上级针对 本单位制发的文件材料,本单位公务活动形成的重要会议材料、协议 书、劳动工资等方面的材料。对有请示没有批复或有批复没有请示 等有联系的文件材料,档案人员应及时查询,保证这类文件材料的按 时归档。利用复印的机会收集。档案人员在复印文件材料时,对有 价值,需要归档的文件材料当即留下原件,以备E t 后归档。文件材料 收集齐全后,要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。 建立健全学校档案,实行档案管理,有利于对学校的正确评估,有利 于对教师和学生的全面考核,有利于查找和使用历史资料,有利于学 校进行科学管理,有利于提高教育教学质量,只要努力把学校档案建 好、管好、用好,就一定能把学校办出成绩,办出特色,办出水平。 五、加强档案信息化建设,提高现代化管理水平 档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分,也是 现代档案工作的基础,是档案工作现代化的必由之路。首先观念现 代化,即要正确确立学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其 次在具体管理上要与时俱进,要正确确立学校档案管理的理念,制订 一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第 三要健全档案的检索工具,汇编各种能反映学校特色的有较高利用 价值的编研材料,利用多媒体辅助档案管理,使管理方法科学化、管 理机构高效化、档案工作标准化,不断增强档案室的综合服务功能, 让档案信息资源更好地为教育教学服务。 总之,学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分,我们 在做好档案的收集、整理、归档工作的同时,还应做到主动提供服务, 使档案的价值得以充分体现。档案人员既要认真负责、精通业务,还 要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究,找出工作中的不 科学管理篇 4 8 7 足,以科学的态度,把学校档案工作做的更好,使之在维护学校的合 法权益,改进管理方式,探索新的教育教学力法等方面发挥出更大的 作用。 浅谈如何开展学校档案管理工作 莱阳卫生学校孙雷 莱阳市档案局董洪国 众所周知,学校档案管理工作存在着与教学管理工作脱节,规范 程度差,管理人员业务素质不高,学校领导重视程度不够等问题,这 种局面已经不适应时代需要,如何提高档案的管理水平,为学校的发 展发挥更大的作用,成为摆在每一个档案管理人员面前的崭新课题, 下面结合自己的实践谈几点体会: 一、增强档案意识。建立操作机构 首先要得到学校领导的高度重视,把档案工作列入学校工作的 议事日程,主要领导亲自抓,深入持久地组织学习档案法及档案 业务知识,大力宣传档案法及山东省档案工作条例,通过学习与 广泛宣传,增强教职工档案意识,形成人人重视档案,支持档案并自 觉地维护学校档案工作。建立健全档案管理机构,建立综合档案室, 配备专职档案员、各科( 处) 室都设有兼职档案员,并成立以校长为 组长的档案工作领导小组,确保档案工作的顺利开展。 二、建章立制,确保教学档案质量 1 、健全制度,以确保归档工作有序运行。建立健全档案的收集、 整理、保管、统计、借阅等各项规章制度,明确管理职责,落实目标责 任制,明确将档案管理工作作为各科室业绩考核内容之一,学校根据 各部门归档质量和数量进行量化考评,并及时公布量化结果接受全 校教职工的监督。通过这些手段从根本上改变档案材料管理的被动 局面。 2 、建立档案管理网络,以保证档案资料收集渠道的畅通。各科 室兼职档案管理人员定期移交档案专职档案员负责整理、鉴定、归
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