资源预览内容
第1页 / 共8页
第2页 / 共8页
第3页 / 共8页
第4页 / 共8页
第5页 / 共8页
第6页 / 共8页
第7页 / 共8页
第8页 / 共8页
亲,该文档总共8页全部预览完了,如果喜欢就下载吧!
资源描述
如何写好英语邮件 六个步骤,一气呵成! Ifyourereadingthis,theresagoodchancethatyouhaveanemailaount.Youmaywellhaveseveralperhapsseparateaountsforprofessionalandpersonalcontacts。 如果你正在阅读这篇文章,你肯定有一个或若干个甚至是不同帐号的私人或办公邮箱。 Itseasytoassumethatweknowhowtouseemaileffectively:itsbeenaroundforlongenough.Butifyoufindyourselfstrugglingtomunicateeffectivelybyemail,thesesixtipsshouldhelp: 邮件这样的沟通方式早已经渗入到了我们的生活工作中,因此可以说大多数人都能有效地使用邮件与他人交流。但如果你发现自己还没做得足够有效,我想以下这六点可以帮到你: 1.StartWithanAppropriateSalutation 邮件开头称呼要恰当: Somepeoplejumpstraightintothetextofanemailwithoutsomuchasa“hi”.Itspolitetoaddasalutation,justasyouwouldwithaletter.Thatmightlooklike: 有些人写邮件不喜欢加称呼,甚至连简单的“你好”都忽略,直接开始正文内容。孰不知就像在传统的信件上一样,写上称呼是一种礼貌的象征。称呼可以这样写: #DearSir/Madam亲爱的先生/女士 #DearMr.Johnson亲爱的约翰逊先生 #HiSue苏,你好 #HelloFred你好,福瑞德 Yoursalutationneedstobeappropriate.Ifyourewritingtoaprospectiveemployer,“DearMr.Johnson”isprobablythebestwaytogo.“HiBob”isgoingtolookunprofessional。 称呼必须恰当。若邮件对象是你未来的上司,“亲爱的约翰先生”这样的称呼应该为最得体的。像“你好,鲍勃”更适用于随意的场合。 Butdontassumethatformalityisalwaystherightanswer.Ifyourewritingtoafriendofafriend,using“Dear”plustheirsurnameisgoingtoseemoddlystilted。 那么,是不是正式的用语就万能呢?绝对不是。若你给你朋友的朋友写邮件,那用“亲爱的+姓”就显得异常别扭。 Ifindoubt,“Dearfirstname”willusuallyworkjustfine。 当你判断不出哪种场合该用什么称呼合适,你可以使用“亲爱的+名”来应付所有情况。 2.GetStraighttothePoint 直奔主题 Yourcorrespondentwontwanttowadethroughparagraphsofwafflesogetstraighttothepoint.Ifyourewritingtosomeoneoutoftheblue,dontgivethemyourlifestorybeforeyoumakearequest。 相信阅读你邮件的人不会愿意仔细浏览你那空洞无聊的长篇大论,所以你需要直奔主题。如果你想写封邮件安慰某个心灵受伤的朋友,开头先把你的建议亮出来,然后再用你的亲身经历来辅助说明。 Gettingstraighttothepointmightmeanthatthefirstlineofyouremail(afterthesalutation)lookssomethinglikethis: 直奔主题意味着邮件内容的第一行应该是这样: #ImworkingonanarticleaboutAcmeWidgetsforXYZpublication,andwonderedifyouhadafewminutestoanswerthefollowingthreequestions。 我现在正在写一篇要交给某某出版社关于极致控件的文章,不知道您有没有时间回答3个问题呢? #Couldyousupplymewithaquoteforthefollowingproject? 可否对下面的设计项目进行引证?#Idliketodiscusstherevisionswithyou.WouldTuesdayat2pmbeagoodtime?我想和你谈谈修订的事。这周二下午两点您有空吗?#Iveattachedthedocumentsyourequestedatourmeetingyesterday。 昨天会议上您要求的文件已附上,请查收。 Youmaywellneedtoincludemoredetails,butifyouputtheimportantpointupfront,youremailismorelikelytogetatimelyresponse.Ifyourquestionestoofardown,therecipientmaynotevenrealisethatyouneedareply。 当然,你需要再增加更多的细节内容。若将邮件重点放到内容的开头,你将收到更加及时的回复。如果你的问题在邮件后头,收信人可能都不会意识到你在等他回复。 3.KeepitShort 内容言简意赅 Trytokeepyouremailasshortaspossible.Maketheparagraphsshort,toolongparagraphscanbedifficulttoreadandtakein。 尽可能将你的邮件内容写得简单明了。文章太长不易阅读和吸收。 Domakesureyougiveenoughinformationforyourcorrespondenttobeabletomakeadecision,ifthatsrequired.Youmightfindthatitsbesttoofferthisasanattachmentyoullhavemoreflexibilityoverformatting,andyourcorrespondentcanprintouttheattachmenteasily。 4.UseNumberedPoints 将内容编号 Ifyouvegotseveralquestionsorpointstomake,itsveryhelpfultonumberthem.Thismakesiteasyfortheotherpersontorespondtoeachone,especiallyifsomejustrequireayes/noresponseorasinglewordanswer.Forinstance: 对于那些为了咨询或提供各种问题的邮件,最好将问题一点一点的列举出来,以便于他人对每个问题作答,尤其当某些人更倾向于对问题只回答“是”和“否”的时候。例如: #Couldyouletmeknow: 能否告知: #1.Howmuchitwouldcostforthewebsitedesign 1.网站设计费用 #2.Howmuchforthewebsitedesignplusatri-foldbrochure 2.网页设计加一份三页宣传册的费用 #3.Whetheryoucouldplete#2bytheendofApril 3.您能否在四月底完成第二点所述工作? Itsalsousefultolistyourquestionsorpointsasbulletsinthisway;ifyouwriteasingleparagraph,someofyourquestionsmightgetmissed。 将你的问题或观点用图标的方式罗列出来是很实用的,倘若你用一段话将几个点全部涵盖,那对方有可能会漏看其中的几点。 5.Re-readandUseSpell-Check 重新阅读一篇,校对拼写错误 Atypoorspellingmistakecanturnonewordintoanentirelydifferentone.Ifyoureusingemailinaprofessionalcapacity,thatmistakecouldbeembarrassingorevenoffensive.Itmightalterthewholemeaningofyouremail:amissing“not”,forinstance,couldpotentiallycauseproblems。 排版或拼写错误有时能导致对一个单词的误解。尤其当你用邮件来沟通专业性内容时,这样的错误就很尴尬,甚至有些失礼。它可能改变你整个邮件的意思。比如:少写了个“不”,就可能会引起某些问题。 Spell-checkshouldhelpyouavoidanysillymistakesbutuseyoureyesandbraintoo.Thereareplentyofwordsthatspell-checkwontpickup.Ifyoureemailingfromadevicewithpredictivetextandanauto-correctfeature,makesureyoualwaysre-readwhatyouvetyped。 因此检查拼写将避免你犯这些低级错误,但这里强调不仅仅用眼睛检查,还得用大脑思考。有些错误不一定能轻易检查出来。如果你的邮件系统有字句联想功能和自动纠错功能,一定要把写出来的内容再通读检查一遍。 6.MakeYourSignatureUseful 充分利用邮件签名 Doyouhaveanemailsignature?(Thatsthetextthatappearsautomaticallyatthebottomofyouremail。)Somepeopledontuseoneatall;othershaveafunnyquoteorfavoritesaying。 你设置过邮件签名吗(它将会在你每次邮件内容的下方自动生成)?有些人从来都没有使用过它,但我们也看过一些非常有意思和哲理的签名。 Whetheryoureusingemailforprofessionalorpersonalreasons,makeyoursignatureusefulforbothyouandyourrecipient.Thatmightmean: 无论你是为了工作还是私人聊天,加注签名对你和邮件接收者都有好处,因为这意味着可以: Givingthelinktoyourwebsite 加上你的网页链接 Includingyourworkaddressand/orphonenumber 写上你的工作地址或电话号码Addinglinkstoyoursocialmedia
网站客服QQ:2055934822
金锄头文库版权所有
经营许可证:蜀ICP备13022795号 | 川公网安备 51140202000112号