档案管理培训 郭妙娜 2014年6月,第一部分,档案的重要性,档案 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。,企业档案 指的是企业在生产、经营、管理、研发、基本建设、文化建设等各项活动中形成的具有保存价值的各种门类载体的文件材料。,如：发文、收文、会议纪要、科研成果、试验报告、调试报告、竣工图纸等等。,档案的作用： 凭证作用 参考作用 1、工作的查考凭据； 2、生产和各项建设的参考依据； 3、科学研究的可靠资料 4、宣传教育的生动素材。,企业档案的重要作用： 1、是企业科学决策的依据。档案信息是决策之前所参考的情况和数据。 2、是企业效益的体现。是企业各项管理工作综合效益的反映 。 3、是企业重要资源。在企业各项活动中包含着企业方针，制度、规定等方面的政策信息，设备、基建等改造方面的技术信息，会计核算信息，企业发展史料信息以及人才信息等。 它有三种特殊功能： 一、情报功能。二、是参考功能。三、是凭证功能。,企业档案记载的是企业从创立到发展的真实历史，是产权的身份证明，是职工的权力和尊严，是效益效率的媒介，是企业历史、现在和未来的财富。 是企业重要的生产要素和信息资源，是无形资产。 作为企业长远发展的基础资源和无形资产,在维护国家利益、实现企业效益、职工权益方面发挥着重要而独特的作用。,企业档案管理 是企业管理的一项重要基础工作，是日常管理的一个子系统； 企业的文书资料、基建图纸、生产设备资料、财务报表、人事档案、信用凭证等等大量资料，都要求完整和真实地保存下来，为日后的工作需要和解决实际问题提供历史的证明。,健全的档案管理 有助于企业加强自身的文化建设。 能够促进企业保护好知识产权和商业秘密，维护企业在经济纠纷中的合法权益。,加强企业档案工作是企业肩负的责任和使命,是企业可持续发展的需要和保证,是提升企业软实力的内在需求。,企业档案工作者 应有强烈的使命感和责任感 工作一丝不苟、认真负责、脚踏实地 不出现一份文件的错漏、不丢失一份重要档案。 保管好了，其历史作用和价值是难以估量。,第二部分,档案管理内容,一、组织机构 综合档案管理领导小组： 由分管厂领导和各部门负责人组成。 档案鉴定小组： 由档案管理人员和各相关部门专业人员组成。 档案管理网络 由分管厂领导、档案主管部门、档案室直接领导、专职档案员以及兼职档案员组成。,档案管理原则： 实行统一领导，分级管理原则； 综合档案集中统一管理。,二、职责 专职档案员职责 兼职档案员职责 各职能部门职责,专职档案人员职责 负责全厂综合档案的管理工作。 宣传和贯彻执行国家档案法等有关法律法规、方针政策. 熟悉和掌握公司档案管理制度，熟悉档案管理各项业务工作流程。 负责本公司归档文件的收集、整理、归档、保管以及开发利用。 负责档案各项工作达到上级档案部门的要求。 负责档案的鉴定和销毁工作； 贯彻执行党和国家的保密制度，做好保密工作。,档案员必须做到“四参加” 1.参加工程项目竣工验收； 2.参加设备开箱验收； 3.参加科研成果验收审定和设备大修、技改项目验收； 4.参加厂召开的重要生产、工程项目计划、总结等综合性、专业性会议活动。 确保科技档案应归档材料的完整、准确、系统。,兼职档案员职责 负责落实本单位档案管理各项制度和工作标准。 工作内容 （1）了解本部门工作业务，熟悉本部门各阶段文件材料的形成情况。 （2）按照档案工作规定要求，指导、督促本部门有关人员做好文件材料的形成、积累和整理工作。 （3）负责本部门文件材料的收集、整理、保管，编制档案移交目录，并按规定向综合档案室移交，做到齐全、完整。,（4）为保证档案的保存价值和真实性，移交的文件材料必须是原件。 （5）做好档案的保密工作。 责任 1.对本部门档案收集、保管及齐全、完整负责。 2.对本部门档案及时归档负责。,各职能部门职责 部门负责人应掌握企业档案工作的有关制度和规定要求，将档案工作列入本部门的工作管理中。 各部门应配备兼职档案员、负责积累、整理和管理本部门形成的文件材料，并按规定向综合档案室移交。 督促本部门技术人员，兼职档案员做好文件材料的平时收集整理工作。 各职能部门应对本部门产生的文件材料的齐全、完整、准确、系统及质量负责。,三、档案管理业务,（一）档案分类： 按常见种类划分：文书档案、科学技术档案和专门档案。 依据 电力工业企业档案分类表（05大类） 火电企业档案分类表69大类 企业档案工作规范 DA/T 42-2009 火电建设项目文件收集及档案整理规范 DL/T241-2012 档案分类与归档整理规范 及其他相关行业标准和分类方法。,文书档案： 党群管理类、行政管理类、经营管理类、生产管理类、会计业务类、职工管理类 其中职工管理类按人事管理部门现行管理办法。 科学技术档案： 电力生产类、科研开发类、项目建设类、设备仪器类,特殊载体类档案： 包括磁性载体、光盘、实物、照片档案 其中： 磁性载体移动硬盘、U盘、磁带（录音带、 录像带） 实物证书、光荣册（荣誉册）奖杯、奖状、奖牌、锦旗、牌匾、印章等,（二）档案业务工作 档案业务工作包括档案收集、整理、鉴定、归档、保管、统计和提供利用。 文件材料的收集和整理是保证档案质量至关重要的第一步,（三）档案资料收集、归档范围,文书档案收集、归档范围 a.本单位形成的文件； b.本单位投资或参与合作的应向本单位提交的文件； c.本单位执行、办理的外来文件。 d.外单位与本公司生产、经营管理有关的往来文件材料。,科技档案收集、归档范围： a.凡本单位在基建、改（扩）建、重大技改过程中形成的管理文件、工程设计文件、施工文件、工程竣工验收文件、施工监理文件、试验文件、竣工图纸、厂家设备图纸资料等原始资料。 b.设备检修维护、技术改造、科技项目等形成的文件材料，包括设备缺陷管理、大修计划、总结、技术方案、试验报告、异动报告、图纸及重要保护定值整定等。 c.生产运行重要日志、各类指标情况，安全生产情况总结，生产设备事故、人身事故分析报告等形成的材料。 d.生产技术文件材料，如监督、可靠性管理、环境保护监测等。 e.引进项目、外购设备及设备开箱验收等文件材料。,档案材料收集要求： 1.文件材料应为符合要求的原件或具有凭证作用的文件 2.文件应完整、准确、系统，书写和载体材料应能耐久保存。对文件材料的图文字迹必须使用经久耐用的档案字迹材料，即墨、墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水、油墨、印泥、黑色复写纸等。不能使用纯蓝墨水、红墨水、彩笔墨水、印台油、双面蓝复写纸、紫色复写纸、铅笔、彩笔、圆珠笔、普通签字笔等。,3.电子文件形成部门应定期把符合归档条件的电子文件向档案室移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。（格式：图纸-CAD图、PDF，图片-Gif、等） 4.电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存，并应保留电子文件的形成过程和办理过程的各项内容信息。其相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等应一同归档。,5.特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有查看软件。 6.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档；外文材料应与中文翻译件一起归档，无译文的要译出标题后归档。,科技档案材料要求： a.收集、归档的科技文件应字迹清楚、图样清晰；文字材料书写应符合耐久性要求。 b.厂家或项目承包单位提供的图纸为白图作为归档时，应按要求采用高于80克的工程专用纸张，不应使用不符合要求的复印纸代替。 c.文字材料按A4纸大小装订成册，装订前应将金属订取掉，用白乳胶或棉线绳装订而成； d.图纸按A4纸大小折叠，图幅内容向里、图标栏应外露，案卷必须保持完整准确。 e.凡生产设备检修或事故过程所拍的照片，其照片和底片须附有说明。,图纸的管理要求 a.新建、改(扩)建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工后应编制竣工图。 b.新建、改（扩）建项目，在签订合同时，对竣工图的编制单位，应在合同中设立档案专门条款，约定其具体要求并加以说明。 c.竣工图的编制，依据设计变更通知单、工程联系单、设计更改等文件以及现场施工记录进行编制。,d.竣工图编制应规范、修改到位，真实反映竣工验收时的实际情况；字迹清晰、整洁，签字手续完备。 e.竣工图的审核由竣工图编制单位负责。 f.竣工图纸移交时应连同电子版一起移交，以确保图纸的准确性、完整性和有效性。,图纸竣工图章,重新绘制的图纸标题栏如下,图纸的分发 新增图纸或修改图纸，如需要分发给相关部门的应提供“图纸发放审批表” 并由设备技术部相应专业技术主任工程师审批，档案室将签名版图纸资料复印，加盖红色“受控”章后，按审批数量发放给相关部门，部门凭旧版受控图纸和清单领用新图纸，并做好接收和发放记录。 各部门保管的图纸依据审批表自行替换。,档案资料的移交规定时间,1.文书的文件类：每年三月底之前将上年度的文件向档案室移交完毕。 2.特殊载体类：磁性载体、荣誉、照片等可随时移交（在工作结束后整理）。,3.科技档案类移交时间 新建、改建、扩建工程项目形成的文件可根据建设程序和工程特点，分阶段分期移交归档，整体工程竣工文件应在工程竣工验收后三个月内组卷完毕，并经过项目负责人审定签字后移交综合档案室归档。 技术改造项目，在项目竣工验收后一个月内将技改方案、竣工报告、竣工图纸等有关资料移交至综合档案室归档。 新设备投产后一个月内应及时将图纸资料整理后向综合档案室移交归档。,生产部门在生产过程中形成的应归档文件材料在每年3月份以前向档案室移交归档。 新设备仪器到货开箱，由设备责任部门或项目负责人通知档案室人员共同开箱验收随机资料，清点后填写开箱验收单，同时将随机资料向档案室移交。或在设备安装调试后一个月内由项目负责人向档案室移交归档。,科研项目文件，在评审结果公示后一个月内由成果研发人或部门向档案室移交归档。 设备大小修过程形成的文件材料，如大修总结、手册、异动报告、检测报告、系统改造的图纸、设备系统操作说明等材料，应在检修工作结束后一个半月内将原件移交给综合档案室归档，责任部门和相关部门可留复印件。,会计档案管理,1.会计档案收集范围 主要有四类：会计凭证类、会计帐簿类、财务报告类及其他。,2.会计档案归档、保管 a.当年形成的会计档案，在年度终结后由财务部整理立卷、归档，并暂由财务部保管一年，期满后，由财务部编制移交清册，办理交接手续后移交至综合档案室保管。 b.综合档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案室管理人员应当会同财务部会计人员和经办人员共同拆封整理，以分清责任。,c.会计档案移交至综合档案室后由档案管理员专人保管，并负责会计档案的调阅工作。 d.会计档案管理人员应有强的责任心，应经常检查，发现破损，应及时修补完整。 f.会计档案的管理人员调离工作岗位时，必须按规定办理交接手续，全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收，交接清楚后，才能调离。,档案的利用,档案利用按照我厂档案利用制度执行 1.原则上只为本厂职工提供利用服务，本厂职工持出入证可查阅与工作有关的相关档案； 2.查阅重要机密文件、或借出档案，须填写申请审批表并经有关领导签字批准方可，档案借出时间不超过两天。 2.外单位人员需要查阅档案的，需持有原单位证明，并由本公司相关部门领导审核批准后，由接待部门人员陪同到档案室办理查阅手续后方可。,3.会计档案的借阅和复印，必须办理查借阅申请审批手续，并由财务人员亲自查阅且应有档案管理人员在场陪同。 档案的复印 凡是在借阅档案后需要复印的，重要机密的必须办理有关申请审批手续，并由档案管理员提供复印。一并图纸资料由档案员提供复印，并做好登记。,凡有以下情况之一，必须将所借档案资料立即归还档案室 a.借阅人调离本公司（厂）工作的； b.借阅人出差或请假在十五天以上的； c.因工作需要，科技档案管理人员认为有必要提前归还的。,档案利用方式及途径,查找途径： 1.可通过厂网浏览档案管理系统的档案目录，