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英语商务信函的构成和格式,信头 (letterhead/heading) 信内地址 (inside address) 称谓 (salutation) 事由 (subject or caption) 开头语(open sentences) 正文(body of the letter) 结尾套语(complementary close) 签名(signature) 其他,I、商务信函的构成,包括发信人的姓名/厂名,地址,电话,传真,E-mail/网址,日期等,顺序由前到后 地址可以写1-3行,按顺序“门牌号、街道名、市(县)名(邮编)、省/州名、国名” 注:门牌号与街道名之间不用逗号,但城市与国家之间用逗号 例:Koffit Trade Co., Ltd. 15 Western Avenue, Shanghai, China Tel.: +86 021 88653489 Fax: +86 021 88653569 E-mail: koffit 25 Jan., 2003,1、信头 (letterhead/heading),日期:日/月/年(英)or 月/日/年(美)。日期和年份用数字;月份用英文,且第一个字母大写,也可用缩写形式。例: May 1, 1998(美);1 May, 1998(英) 注意:日期一般不用序数词,但也可用,读作“the + 序数词” 前面还可加上“星期几”,如 Thursday, May 1, 1998(美),1、信头 (letterhead/heading),星期缩写: Sun. Mon. Tues. Wed. Thur./Thurs. Fri. Sat. 月份缩写: Jan. Feb. Mar. Apr. May Jun. Jul. Aug. Sep./Sept. Oct. Nov. Dec.,1、信头 (letterhead/heading),与信封上收信人和名称和地址相同,低于日期地址位置2-4行,书写格式与信封相同 注意:1) 不能随意增删公司名称前的冠词 the 2) 不能随意改用繁写或缩写,如 Company 与 Co. 不能互换 例:Mrs. Smith (若为多人,一并列出) Williams Trading Co., Ltd. 28 Hunter Avenue, Denver, CO 80206 USA,2、信内地址 (inside address),格式:后面一般用逗号英,有时用冒号美 收信人为公司成员的情况: 1) “先生,阁下”用 Dear Sir(s) 或 Dear sir(s) 2) “妇女”用 Dear Madam(s) 或 Dear madam(s), Dear Ladies/Lady 或 Dear ladies/lady 3) 无具体收件人姓名用 Dear Sir(s) or Madam(s) 或 Dear sir(s) or madam(s),3、称谓 (salutation),收信人为个人,应在姓名之前加称谓: Mr. (先生), Mrs. (夫人) 已婚 Ms. (女士) 婚姻状况不明 Miss (小姐) 未婚 Pres. (总经理、会长、总统等) Prof. (教授),3、称谓 (salutation),写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的,常在信内列出“事由”项,常在Subject下划横线。如: Sub.: Business Communications Sub.: Delay of delivery Sub.: Request for price lists,4、事由 (subject or caption),习惯上,先用客套的语句把对方上次来信的日期、主题及简单内容加以综述,使对方一目了然这是答复哪封信的。 若是第一次通信,可利用开头语作自我介绍,并表明目的要求。 In response to your letter of May 15 Your letter has received and were pleased to say that After reading your letter, we decide,5、开头语(open sentences),信文占信纸的四分之三为宜,四周留出一定空白。每行左起第一字要取齐,右起第一字不必一律取齐。 一般,另起一段写正文的结尾语,如总结文本所谈事项,提示对收信人的要求等。 Thank you for your attention. Your assistance in this matter is appreciated. Please call me. Our supply is limited. And now! I would appreciate your mailing the information today.,6、正文(body of the letter),指写信人的谦称,相当于“敬上”。 结尾谦称后必须加逗号,一般只有第一个字母大写,7、结尾套语(complementary close),7、结尾套语(complementary close),签名由两部分组成: 1)写信人的签名:写在结尾套语下5行的位置内。尽量不要用印章,若用印章,说明该信件并非由本人亲自过目,只是通函而已。 2)打印出的写信人的姓名,有时将职衔一并打印。,8、签名(signature),常见职衔: Chairman of the Board of Directors (董事长) Director (董事) Stand Director (常务董事) 美General Manager (总经理) 欧Managing Director (总经理) Manager (经理) Manageress (女经理) Head of Department (部门主管) Section Chief (科长,处长),8、签名(signature),Attn.(Attention 缩写):位于信内地址下面,可加下划线,指明收信人,提请对方特定人员注意 Ref. No. (Reference number 的缩写) ,方便以后查阅,位于Attn.下面。 Your ref. No. (你方编号) Our ref. No. (我方编号),9、其他,若有附件(enclosure),应在签名后注明Encl. 或 Enc. 如:Encl.: A Resume Encl.3: 1. A Resume 2. A Picture 3. A Price List 4. 如果信文写完后需要补充内容,可在附件下加附言,用 P.S. (Postscript 的缩写),9、其他,英文信函分为混合式和齐头式: 混合式:每一段的首行缩进两格,落款在信末中间靠右下的位置 齐头式:信的所有内容都靠左,段与段中间空一行。 Examples:见课本,II、商务信函格式,信封格式,See you!,
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