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A3资料的制作技巧,2010.4,2,什么是丰田的A3资料?,定义:将问题解决的8个步骤归纳在一张A3纸上。即用 一张A3纸即可展现“问题解决的整个思考流程”。,3,丰田式A3资料的特点,A3资料有哪些特点?,4,丰田式A3资料的特点,A3资料是一张逻辑清晰、要点突出的 “一目了然”的资料,A3资料有哪些特点?,5,丰田式A3资料的特点,通过A3资料,运用/遵循问题解决的步骤,可以促使下属/上司之间的有效沟通,便于上司有针对性的指导。 A3资料是人才培养(OJD)的重要工具.,A3资料有哪些特点?,6,丰田A3资料的特点,逻辑清晰、重点突出、一目了然,7,A3资料的制作步骤,STEP1 明确制作目的,STEP2 撰写资料纲要,STEP3 确定版面设计,STEP4 撰写资料内容,STEP5 检查校对资料,完成A3资料,8,Step1 明确制作目的,制作什么样的资料要依其目的而定,9,因为资料是说明或传达信息的工具,所以根据看资料 的人不同,其内容也要相应变化。 应当合理地推测和把握对方对所阐述的内容的需求、 状况、兴趣以及理解能力。 应该充分考虑的对方的情况 心理距离(是肯定还是否定) 专业性(对于这一专业领域或主题具备何种程度的知识) 立场(所属部门、职务、负责的业务等),1.考虑是 “面向谁”的A3资料,Step1 明确制作目的,10,Step1 明确制作目的,考虑资料使用的场合:场景决定内容。 是向上司报告用,开会说明用或发放用等 考虑资料使用人 由上司进行说明-比自己进行说明时写得细致 将最低限度的必要的信息简洁、符合逻辑地写出来,2. 考虑如何使用A3资料,11,即使主题相同,资料用途不同,内容也会不同 企划决裁:充分说明制定对策的理由 和内容,并明确希望上司予以判断的要点。 报告:及时准确地反映事实,包括 具体实施情况以及实施对策后 的结果等。,Step1 明确制作目的,3. 考虑A3资料用于何种用途,12,Step1 明确制作目的,在明确“面向谁”,“如何使用”,“何种用途”之后,深入思考制作此资料的目的,明确需要传达的要点,及需要强调的问题解决步骤 最后,确定A3资料的标题,4. 考虑A3资料要传达什么内容,13,例子,决裁,通知,14,案例学习1 (15min),阅读案例,明确资料的目的,思考资料撰写过程中必须注意的地方。,15,16,“面向谁”:对象,部门内部 组长,“如何使用”:传达方式,谁) B组长 如何使用)在部门内组长会议上进行发表,“何种用途”:用途,联络(要求协助),“什么内容”:资料强调的要点、标题,强调的要点) 明确问题:改善创意制度的主旨、尚未完成“部门目标” 分解问题:现阶段的主要问题是什么 制定对策:具体实施内容(希望各位组长给予何种支援),标题) “改善创意”提案 本年度计划(案),17,A3资料的制作步骤,STEP1 明确制作目的,STEP2 撰写资料纲要,STEP3 确定版面设计,STEP4 撰写资料内容,STEP5 检查校对资料,18,STEP2 撰写资料纲要,撰写简明易懂的说明纲要是制作明白易懂的资料的 前提 简明易懂的纲要,就是要简洁、遵循问题解决的步 骤、符合逻辑 顺序: (1)确定纲要的主体 (2)确定对纲要主体进行补充的内容 (3)检查纲要整体,19,PSFC= Problem Solving Flow Chart,A3资料制作的快捷工具,问题解决流程图(PSFC),推荐,20,什么是问题解决流程图(PSFC),是将Step1至Step5的问题解决步骤以流程图 的方式串连起来,是制作好的A3资料时的 “骨架”,展现了问题解决的“逻辑思维过程” PSFC: Problem Solving Flow Chart,21,A3,PSFC和A3的关系,22,问题解决流程图的特点,有助于理解问题解决各步骤之间的连贯关系 (逻辑思维过程),有助于明确自己在问题解决流程中未能充分理解的部分(弱项),有助于节省A3的制作时间和上司的指导时间,23,案例学习2 (15min),阅读案例,按照解决问题的步骤制作问题解决流程图,24,A3资料的制作步骤,STEP1 明确制作目的,STEP2 撰写资料纲要,STEP3 确定版面设计,STEP4 撰写资料内容,STEP5 检查校对资料,完成A3资料,25,Step3 确定版面设计, 根据做好的纲要,确定资料的版面设计 顺着思路进行版面设计,应当将较多版面分给需要强调的重点和步骤,标题,顺着思路展开,26,Step3 确定版面设计,场景,数据,数据,数据,从结论开始,纲要,数据,数据,结论,分别显示纲要和数据,步骤 1,步骤 2,步骤 3,步骤 4,步骤 5,步骤 7 结果和评估,步骤 8 下一步行动,最终报告,行动方案 计划,27,A3资料的制作步骤,STEP1 明确制作目的,STEP2 撰写资料纲要,STEP3 确定版面设计,STEP4 撰写资料内容,STEP5 检查校对资料,完成A3资料,28,Step4 撰写资料内容,题目,简洁的语言,使用图表,使用大写/粗体或运用 文本框,取得强调效果,文本和书写格式保持一致,各文本框的边线 保持垂直和水平对齐。,使用简洁的语言,并采用图表,制作直观的文件 有效地修饰。 “一目了然” 地突出重点强调的内容,29,Step4 撰写资料内容,(1)撰写各文本框的内容 1)行文要“简明扼要” “具体”和使用”主动语态“ “简明扼要”:尽量只写1行文字;1句话表达一个内容;相同的语句不 要重复,不好的例子:由于6月份起新研制的汽车上线,与原有汽车并行生 产,目前的状况无法对应,因此必须对车间的布置和 作业方法进行改革 好的例子: 6月份起新研制的汽车上线,实行与原来汽车并行生产。 需要改善车间布置和作业方法,30,Step4 撰写资料内容,(1)撰写各文本框的内容 1)行文要“简明扼要” “具体”和使用”主动语态“ “具体”:避免抽象的表达方式 “主动语态”:昼尽量避免被动的表达方式,不好的例子:今年的销售情况还可以 好的例子: 今年的销售完成了目标的98%,不好的例子:业绩由下属的干劲所左右 好的例子: 下属的干劲极大影响着业绩,31,Step4 撰写资料内容,(1)撰写各文本框的内容 2)使用图表,强化视觉效果,不好的例子(促销方法的现状和改善方向) 好的例子,32,Step4 撰写资料内容,(2)修饰资料,使内容一目了然 1)统一文体和书写格式,文本框的上下左右对齐 2)须强调的文本框和文字用粗体,加大字号,修饰的目的不是为了漂亮,而是为了易于理解,强调重点!,33,A3资料的制作步骤,STEP1 明确制作目的,STEP2 撰写资料纲要,STEP3 确定版面设计,STEP4 撰写资料内容,STEP5 检查校对资料,完成A3资料,34,Step5 检查校对资料,题目,采用问题解决流程制定的纲要是否流畅? 是否存在步骤和过程缺失的现象? 关键信息是否清楚明确?,整体的思路是否清晰易懂,是否遗漏了想说的内容,纲要主体是否醒目,空白和文字部分的平衡(面各分配率)是否合适,35,A3资料=你现在的能力,问题解决能力,资料制作技巧,不断的实践,完美的A3资料,激情,36,A3资料评价要点,(1) 内容上,内容是否按问题解决的流程展开?,各个步骤的说明方法是否贴切,是否根据客观事实,使用了各种数据和图表, 以体现得更清晰易懂,Point1,Point2,Point3,37,(2) 美观度,Point1,Point2,Point3,Point4,上下、左右的余白是否均衡?,该强调的地方是否有明确标注? (粗体字、粗线、上颜色等),是否统一了文体和书写格式?,是否具备基本提交资料的要素 (提交对象、日期、提交人、以上等等),A3资料评价要点,38,TBP培训职场实习评价表,39,谢谢!,
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