-/XX管理咨询有限公司总裁管理办公室管理制度及流程编制部门：总裁管理办公室编制日期：2016年12月总裁管理办公室管理制度及流程版本修订日期PO-V1.0新生成2013-02-20PO-V2.0修订2013-07-16PO-V3.0修订2013-12-26PO-V4.0修订2014-04-30PO-V5.0修订2015-09-01前言总裁管理办公室是公司主要的监督、运作、协调及相关决策和制度编制的部门，对CEO负责。为更好地协助总裁在宏观上制定公司的发展方向和经营策略，明确公司市场定位，寻求公司新的发展方向，特制订本制度。本部门制度由总裁管理办公室根据业务实际需要及管理层要求调整、审核和编制。目录1总裁管理办公室组织结构22部门职责描述23岗位职责描述23.1总裁助理23.2总裁管理办公室主管33.3总裁执行秘书43.4（高级）公共事务经理53.5（高级）制度经理53.6行政秘书63.7档案及印章专员64流程74.1子流程关系图74.2网站/微信公众号建立及改版84.2.1流程图84.2.2流程描述84.3公共关系管理 新闻发布104.3.1流程图104.3.2流程描述104.4公共关系管理 危机公关124.4.1流程图124.4.2流程描述134.5OA流程修订审批144.5.1流程图144.5.2流程描述155附件165.1相关表单161 总裁管理办公室组织结构2 部门职责描述2.1 根据公司发展，负责公司组织架构调整，职能梳理和权限划分。2.2 负责公司授权、制度、流程的编制、修订和执行监督。2.3 负责CEO批示的重要事件的查办、催办及跟踪落实工作2.4 负责监督印章管理、档案管理等工作。2.5 负责各个部门签署文件日常文电（包括电子邮件等）的处理工作。2.6 负责公司企业宣传资料的编制和更新，包括企业VIS手册、宣传手册等。2.7 负责牵头公司大型活动和专题会议的组织。2.8 协同信息技术部进行OA的修订。2.9 完成总裁交办的其它工作。3 岗位职责描述3.1 总裁助理岗位名称副总裁/总裁助理（信息技术、总裁办）岗位编号DJ-PO-01所在部门总裁管理办公室岗位定员直接上级CEO直接下级总裁办主管职责：1、协助总裁完成年度计划制定和执行2、协助总裁参与日常重大管理事项3、协助总裁组织和协调对外公共关系4、负责董事会层面及投资人关系维护5、负责公司组织架构调整，职能梳理和界面划分工作6、负责公司授权、制度、流程的审核与监督执行7、负责牵头公司大型活动和专题会议的组织和计划8、组织制定实施信息化发展规划，做好信息安全保障9、负责分管部门的团队建设与日常管理工作10、完成总裁交办的其它工作任职资格：教育水平大学本科以上专业企业管理、行政管理、人力资源管理等相关专业培训经历接受过管理、财务、法务、人事知识培训经验10年以上公司管理工作经验3.2 总裁管理办公室主管岗位名称总裁管理办公室主管岗位编号DJ-PO-02所在部门总裁管理办公室岗位定员直接上级副总裁/总裁助理（信息技术、总裁办）直接下级（高级）公共事务经理、（高级）制度经理、行政秘书、档案及印章专员、总裁执行秘书职责：1、根据公司发展需要，组织公司组织架构调整，职能梳理和界面划分2、牵头公司授权、制度、流程的编制、修订工作3、监督公司授权、制度、流程的执行工作4、参与协调对外关系，包括政府、媒体等5、负责监督印章管理、档案管理6、组织公司大型活动和专题会议7、审核部门的工作目标和经费预算，并监督执行情况8、组织总裁办的团队建设工作9、完成领导交办的其他工作任职资格：教育水平大学本科以上专业企业管理、行政管理、人力资源管理等相关专业培训经历接受过管理、财务、法务、人事知识培训经验8年以上公司管理工作经验3.3 总裁执行秘书岗位名称总裁执行秘书岗位编号DJ-PO-03所在部门总裁管理办公室岗位定员直接上级总裁办主管直接下级无职责：1、协助起草CEO日常公文、报告等文书资料2、汇总整理公司内外上报CEO的各类文件，并协调CEO及时处理后回复登记、存档3、协调、安排CEO工作日程和各项活动并负责提醒CEO相关日程安排4、协助接待CEO的来访客人5、负责CEO会务的组织安排，会议纪要的编写，并对决议事项进行催办、查办和落实6、负责接听和处理CEO日常电话，CEO行政信函的搁置回复及整理工作7、负责CEO出差及会客的酒店、饭店、机票的预定工作8、负责CEO公务费用的报销9、完成CEO交办的其他工作任职资格：教育水平大学本科以上专业企业管理、文秘、公关、行政管理等相关专业培训经历接受过行政管理、文秘、公关知识培训经验5年以上相关工作经验3.4 （高级）公共事务经理岗位名称（高级）公共事务经理岗位编号DJ-PO-04所在部门总裁管理办公室岗位定员直接上级总裁办主管直接下级无职责：1、负责撰写公司新闻、活动、大事记等相关文章2、负责公司VIS相关工作3、负责制定有针对性的公关计划，策划并实施调研、座谈和日常拜访等公关策略4、负责组织本公司宣传材料的编写、摄影录像、印刷及宣传5、负责建立相对稳定的媒体渠道及回应媒体相关报道，维护公司品牌形象6、根据品牌推广需求，策划并执行相关宣传活动7、完成领导交办的其它工作任职资格：教育水平大学本科及以上专业新闻、企业管理、公共管理、法学等相关专业培训经历接受过管理、财务、法务、人事知识培训经验5年以上公司管理工作经验3.5 （高级）制度经理岗位名称（高级）制度经理岗位编号DJ-PO-05所在部门总裁管理办公室岗位定员直接上级总裁办主管直接下级无职责：1、负责收集各部门的规章制度、工作流程，并进行分析和提出改进建议2、负责汇总和审核各部门的规章制度、工作流程3、负责定期和不定期的监督制度和流程的执行情况，并分析制度的执行情况4、协助总裁办主管组织各部门完善规章制度和工作流程5、完成上级交办的其他工作任职资格：教育水平大学本科以上专业文秘、公关、行政管理等相关专业培训经历接受过行政管理、文秘、公关知识培训经验3年以上相关工作经验3.6 行政秘书岗位名称行政秘书岗位编号DJ-PO-06所在部门总裁管理办公室岗位定员直接上级总裁办主管直接下级无职责：1、负责管理层和总裁助理公务费用的报销2、协助起草管理层和总裁助理日常公文、报告等文书资料3、协调管理层和总裁助理及时处理后日常文件登记、存档等4、协助执行秘书安排CEO工作关于酒店、饭店、机票预订等差旅活动5、完成管理层和总裁助理交办的其他事务任职资格：教育水平大学本科以上专业文秘、公关、行政管理等相关专业培训经历接受过行政管理、文秘、公关知识培训经验3年以上相关工作经验3.7 档案及印章专员岗位名称档案及印章专员岗位编号DJ-PO-07所在部门总裁管理办公室岗位定员直接上级总裁办主管直接下级无职责：1、负责建立和完善公司档案管理相关制度2、负责管理公司各个部门的档案材料，包括文件材料接收、整理，档案的提供利用等3、负责公司印章的保管工作4、负责公司印章借用、用印登记工作5、完成领导交办的其他工作任职资格：教育水平大学本科以上专业文秘、公关、行政管理等相关专业培训经历接受过行政管理、文秘、公关知识培训经验3年以上相关工作经验4 流程4.1 子流程关系图4.2 网站/微信公众号建立及改版4.2.1 流程图4.2.2 流程描述流程描述相关表单负责人20.1总裁办 - 网站/ 微信公众号建立及改版1.（高级）公共事务经理收集业务部门及管理层的网站/微 信公众号建立及改 版需求 （高级）公共事务经理2.（高级）公共事务经理与信息技术部联系多家供应商拟定改版方案并做出对比，筛选出最终方案价格比对表（高级）公共事务经理信息技术部 3.CEO 审批改版方案改版方案CEO4.审批通过后，（高级）公共事务经理着手与网站供应商进行沟通商谈，完成签订合同事宜；合同签订前提请法务经理审核合同条款。（高级）公共事务经理5.信息技术部协助（高级）公共事务经理与供应商进行沟通，提出网站设计方案。（高级）公共事务经理信息技术部6.（高级）公共事务经理审核确认网站设计方案，而后交由CEO进行审批。（高级）公共事务经理CEO7. 信息技术部监督供应商根据设计方案进行网站施工。信息技术部8.网站施工完成后，（高级）公共事务经理会同信息技术部负责网站验收、上线、确认工作。（高级）公共事务经理9.网站供应商根据相关规定及时完成网站备案手续。网站供应商10. 信息技术部根据公司相关制度负责网站日常维护和内容更新信息技术部4.3 公共关系管理 新闻发布4.3.1 流程图4.3.2 流程描述流程描述相关表单负责人20.2.1总裁办 - 公共关系管理 - 新闻发布1.（高级）公共事务经理向策划单位提供所需编辑的新闻素材。（高级）公共事务经理2.供应商在收到新闻素材后，着手编辑新闻内容。供应商3.（高级）公共事务经理审核供应商提供的新闻内容是否符合公司的需求。（高级）公共事务经理4.（高级）法务经理审核供应商提供的新闻内容。（高级）法务经理5.法务管理（副）总监审核供应商提供的新闻内容。法务管理（副）总监6.CEO审核供应商提供的新闻内容。CEO7.在CEO审批完策划单位提供的新闻内容后，（高级）公共事务经理联系供应商发布新闻内容。（高级）公共事务经理4.4 公共关系管理 危机公关4.4.1 流程图4.4.2 流程描述流程描述相关表单负责人20.2.2 总裁办 - 公共关系管理 - 危机公关1.（高级）公共事务经理收到企业品牌危机信息。（高级）公共事务经理2.（高级）公共事务经理初步调查危机情况，并提供解决方案。（高级）公共事务经理3.（高级）法务经理审核解决方案是否符合法律相关规定。（高级）法务经理4.法务管理（副）总监审核解决方案是否符合法律相关规定。法务管理（副）总监5.CEO审核解决方案是否合理，是否能有效帮助公司应对危机情况。CEO6.（高级）公共事务经理根据处理方案，负责与侵害方协调等实施