第一章 文件管理制度 第一节 总则 一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。 二、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。 三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。 四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。 第二节 文件分类 一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。 二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。 三、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”。 四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。 五、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。 六、批复。答复请示事项用“批复”。 七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。 八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。 第三节 文件格式 一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部份组成。 二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。 三、发文字号包括代号、年号、顺序号。 四、公司发文代号分为四种：“xxx发”、“xxx人发”、“xxx客发”。冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志。 发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。 “xxx发”用于公司及各部门的对内对外发文，由总经办统一编号；“xxx人发”、“xxx客发”分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文，文件由发文部门自行编号，总经办统一认定。（公司其他部门均以“xxx发”的代号发文，以、代号发文，须在发文权限范围内。） 五、文件必须盖章或签字。 六、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。 七、紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。 八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。 九、发文单位必须注明全称。 十、多页文件应标明页码。 十一、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。 十二、文件纸一般使用A4型。 第四节 收文 一、收文一律使用xxx信息港宽带网络有限公司收文簿。 二、外单位来文均由行政部指定专人收文，由总经办统一拆封、登记，根据文件属性及时分送相关部门。 第五节 办文 一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。 二、办文由总经办统一安排，包括文件的分送、传递和催办。 三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。 四、文件的催办由总经办负责，防止漏办或延误。 五、严格按照时限要求完成。 六、文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。 七、文件办理完毕后，统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。 第六节 发文 一、发文一律使用xxx信息港宽带网络有限公司发文稿纸。 二、发文程序如下： 公司内部发文: 拟稿人部门经理核准主管副总经理 总经办统一编号打印盖章（签字）发文备案 对外发文: 拟稿人部门经理审核主管副总经理总经理核准总经办统一编号打印盖章（签字）发文备案 第七节 其他 一、时限要求： 1、特急：限个工作时内完成。 2、急：限个工作时内完成。 3、平：限个工作时内完成。 二、文件的保密要求： 1、绝密文件：阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。 2、机密文件：阅后应立即保存在保险柜内。 3、秘密文件：阅后立即保存在文件柜内。 三、文件立卷归档按照档案管理制度执行。 第二章 档案管理制度 档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。 第一节 档案范围 公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。 其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。 第二节 档案分类及编号 一、档案按其内容及关联部门可分为六大类： 1、行政类 2、财务类 3、人事类 4、业务类 5、工程类 6、拓展类 二、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。 三、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。 四、归档后须填写档案管理登记表（附表1）。 第三节 机要档案 一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中： 二、划分标准： 绝密档案包括： 公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。 机密档案包括： 1、财务资料； 2、公司重要会议纪要； 3、公司经营情况； 4、人事档案、薪资性档案、劳动合同； 5、技术资料； 6、金额在10万-100万元的合同。 秘密档案包括： 1、重要项目资料； 2、项目合同协议。 第四节 档案装订 一、以左方装订为原则，右上角标明档案号。 二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。 第五节 保存期限 档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理： 一、永久保存：1、公司章程；2、股东名簿；3、股东会、董事会、监事会会议纪要；4、公司证照；5、各级批文；6、印鉴；7、公司年度经营计划；8、公司年度经营总结；9、年度财务报表；10、技术资料；11、不动产所有权状及其他债权凭证；12、人事资料；13、大型活动图片、音像资料；14、其他核定须永久保存的文书。 二、十五年保存：1、会计凭证；2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行) 三、五年保存：1、期满或解除的合同协议；2、完结后的项目方案；3、其他经核定须保存五年的文书。 四、一年保存：1、部门工作计划及工作总结；2、完结后的部门请求报告；3、完结后无长期保存必要文书。 五、公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。 第六节 保管部门 一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。 二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。 三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。 四、其他档案均由总经办指派专人保管。 第七节 档案移交 一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。 二、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交总经办。 三、合同协议应在签订之日移交总经办。 四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。 五、其余档案半年移交一次，时间为每年的月和月。 六、档案移交须填写档案移交清册（附表2）。 七、档案移交清册一式三份，移交双方各一份，总经办留存一份。 第八节 档案调阅 一、因工作需要需调阅档案时，须填写档案调阅申请单（附表3），并经相应核准人核准后方可调阅。 二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经办主任核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。（保密性档案的范围见机要档案管理制度）。 三、档案管理人员必须严格按照档案调阅申请单的内容，将档案调出，供调档人查阅。 四、调档人必须是档案调阅申请单里注明的查阅人。 五、档案调阅申请单由档案管理人员留存备查。 六、档案借阅时间最长不超过8个工作时。 七、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。 第九节 档案销毁 一、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。 二、需销毁的档案由保管部门填报档案销毁申请表（附表4），经相应核准人核准后方可销毁。 三、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。 四、销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监督销毁，并填写档案销毁登记表（附表5）。 五、档案销毁每半年进行一次，即每年的月和月。 六、档案销毁申请表、档案销毁登记表各一式二份，申请部门一份，总经办一份。 第十节 其他 一、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。 二、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。 三、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。 四、本制度附件包括：机要档案管理制度。 五、以上表格均由总经办统一编号。 六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。 第三章 印章使用管理规定 一、根据公司不同业务的工作需要，公司印章有不同的使用范围。为保证公司的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特规定如下印章使用办法。 二、印章刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由总经办统一办理。印章刻好后由总经办办理印章登记手续，填写印章管理登记表（附表1），备案并留好印章样图。 三、总经理通过授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权。由被授权人在总经办签字领取印章，指定专人保管。 各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定。 四、 公司印章使用范围、保管人、使用印章审批人等规定见下表： 序号 印章 名称 使用范围 保管 部门 使用审批人 使用规定 备注 1 公章 公司对外所有正式文件, 对内通知等正式行文 总经办 总经理 或授权人 2 财务 专用章 公司正式财务文件、报告、证明、票据等 财务 会计部 财务会计部经理 财务报表使用时，由财务会计部经理审批，除支票用印按照财务管理制度相关规定外，其余均由主管副总经理核准 3 合同 专用章 公司各类合同 总经办 参见 参见合同管理规定 财务合同需总经理核准 4 法定代表人印（支票） 支票 财务 会计部 见财务制度有关规定 见财务制度有关规定 5 法定代表人印（除支票外） 公司正式的合同，财务报表文件、票据 总经办 总经理或授权人 合同管理规定 6 行政部章 公司物品进出证明 行政 管理部 行政部经理 公司人事证明7 人力资源部章 员工聘用、解聘等各类通知 工资发放,调整通知 对口单位函件往来 人力 资源部 人力资源部经理 重大事项与外单位人员出具证明，需总经理审批 工程施工告示8 工程专用印章 工程建设中与相关单位的非正式函件往来 工程建设维护中心 工程建设维护中心负责人 用户通知、告示9 客服中心印章 客户申述处理的回复 客服 中心 客服中心 经理 五、 印章由指定保管人专人妥善保管。保管人对所负责的