市地方税务局机关计算机公文处理规则 (试行)为适应计算机公文处理系统在局机关应用的需要，逐步推进机关办公自动化，根据全国税务机关计算机公文处理操作规程(试行)、安徽省地方税务局机关公文处理实施细则，特制定本规则(以下简称规则)。第一章总则第一条办公室是公文处理管理部门，负责计算机公文处理的管理工作。计算机信息中心是技术保障部门，负责计算机公文处理系统的技术保障工作。 第二条机关全体工作人员都应使用计算机公文处理系统处理公文并执行本规则。 第三条办公人员使用计算机处理公文，应设置登录口令、签字密码及电话号码。登录口令、签字密码由个人负责保密，应根据需要不定期更换。如发现登录口令、签字密码被盗用，要及时报告有关部门。 第四条机关计算机公文处理系统分别设置个人信箱、部门信箱。个人信箱由个人负责管理，部门信箱由部门兼职文档员负责管理。部门兼职文档员离岗1天以上的，部门要确定人员代岗。离岗5天以上的，应向办公室申请替补兼职文档员，原部门兼职文档员回岗后应通知办公室取消替补兼职文档员。 第五条机关工作人员应定时查看信箱中有无需要办理的公文，以免延误工作。 第六条机关工作人员使用计算机处理公文，应严格执行各项保密制度，要严防泄密，严禁擅自拷贝、打印或转发给无关人员阅读。未配置有效保密设备前，不得通过计算机网络传输、阅办密级文件及其它需保密的文件。使用安装有处理公文软件的计算机，不得直接或间接与国际互联网或其它公共信息网络相联接，必须实行物理隔离。对违反保密规定的，要按照有关规定予以处理。 第二章收文处理 第七条登记。机关各类收文由办公室机要人员统一拆封。分类进行登记，并填写收文处理签。同时应注明办理时限，一般情况为20日，具体按公文处理办法规定的时限执行，特殊情况和紧急公文应根据文件要求和局领导批示注明限办期限。 第八条输入。登记后的文件由办公室机要室将相应的文件扫描、拷入或录入系统。扫描文件要做到页面端正、字迹清晰，不缺页乱页。 第九条拟办。文件登录完毕后，办公室机要室应送入办公室领导个人信箱。办公室领导填写拟办意见后，直接分送局领导个人信箱和部门信箱。 第十条阅办。局领导阅批文件在个人信箱中处理。局领导对拟办无不同意见的文件，应在阅批并签名后将文件发还机要室，由机要室根据领导阅批情况分别处理，对拟办无意见的，转交档案室；如需批示，应在“批示内容”中注明，由机要室按领导批示分送。 部门对办公室传来的阅办文件，由部门兼职文档员转交本部门主要领导个人信箱。 部门主要领导批办文件在个人信箱中处理，填写明确的批办意见后，在签名栏键入签字密码，直接发送给本处有关人员承办。如该文件涉及领导批阅的，应查看局领导批示后再填写批办意见。如属急件、特殊情况或局领导外出的，可先批办分送办理，但要请有关人员注意查看局领导批示。 第十一条承办。承办文件在个人信箱中处理。具体承办人员在阅文后，要及时根据文件的要求和领导的批示内容进行办理，办理结束后应在收文处理签的“注办”栏中填写办理情况和结果。 第十二条催办查办。办公室负责全局文件的催查办工作，机要人员要定期通过办文情况登记簿检查各部门的办文情况，对超期未办的文件应发出“催办单”予以催办。各部门兼职文档员收到催查办单后应予以登记，并对本处室有关人员予以催办，同时回复办公室，报告催办情况。 第十三条办理、归档。部门兼职文档员负责本部门的公文办结管理；对本处室处理完毕的文件，应在检查确认后将其中一份发送档案室，其余同名文件删除。 只需局领导阅而不需部门阅办的公文办结工作，由办公室管理。机要人员对办理完毕的文件应在登记簿中注明办结，并及时转交档案室。 档案人员负责档案室信箱的管理工作。对办理完毕的文件应在档案室登记簿中登记，注明办结。文件归档按现行的档案分类管理办法执行。 第十四条查询利用。个人可在系统中查询曾经阅办过的任何文件；查询本部门曾经阅办过的文件，可由本部门兼职文档员提供；查询机关的收发文，应向办公室提出申请，经批准后，由档案人员提供。 第十五条收文字号管理。机关收文可分类别按年度编流水号进行管理。 第三章发文处理 第十六条拟稿。拟稿在个人文件夹中处理。拟稿时，必须先正确填写“文头纸”各项目内容；标识主题词可使用自动标引功能，并根据总局关于主题词标引的规定进行调整；进入“正文、附件”栏后，应先正文，然后附件；与本文件相关的参考文件，应在“外收文登记簿”中选择，列入有关 拟稿人经检查确认起草工作完毕后，应将文件发送本部门领导初审。 第十七条初审。部门领导负责初审。初审公文，应通过“”功能进入，经审阅产生初审版本后，可在“审批意见”栏明确签署审批意见，具体审批意见写入“审批内容”栏。审批后，应在签名栏用密码签名。公文的主审人还应在文头纸相应的初审栏，用密码签名，发送给本部门信箱，由部门兼职文档员发送给办公室核稿人员。 第十八条核(审)稿。办公室核稿后，根据局领导的分工发送局领导签发。 办公室核稿后，产生相应的初核(审)稿版本，初核(审)人员应在文头纸相应的栏内，用密码签名。对不需发文、暂缓发文或需要作较大修改的文稿，应在写明意见并签字后退回。 第十九条会签。需要会签的文件，如属局内部部门会签的，应在发送办公室核稿前，发送给有关部门。会签部门审阅文稿产生会签版本后，在文头纸上用密码签名，发还拟稿部门；拟稿部门在确认会签完毕无误后，将文件发送办公室核稿人员。如需外部会签的文件应在发送消息中注明告知。局领导对需要外部会签的文稿审阅签署意见(不需要签发)后，发送给机要室。机要室进行外部会签登记后送打字室，由打字室打印局长同意版本清样，交办文部门送出会签。外部会签完毕后，办文部门应将外部会签情况交机要室登记，然后送局领导确认，并将修改意见输入计算机文稿，按规定程序送局领导签发。 第二十条签发。局领导签发公文，首先要通过“”功能审阅计算机文稿，产生领导签发版本后，在“领导批示”栏中用密码签字，注明批示内容，然后在文头纸的签发栏，用密码签名，注明签发意见。“文头纸”的签发栏由负责该文件的主签人用密码签字。签发后的文件由局领导发送机要室。 第二十一条公文编号、排版、校对。机要人员在编号前要认真审核文稿的版本，确认审稿版本、核稿版本和局领导签发版本齐全的，应进行发文登记，并注明办结，然后才能予以编号。 编号后的文件由机要人员发送打字室。文印人员排版后，应用密码签名，并拷出局长签发版本打印印刷版本（纸质），连同计算机电子文件交办文部门校对。校对人凭打字室交给的印刷版本（纸质），与计算机中的局长签发版本校对。如发现有错误，应在印刷版本（纸质）上修改后，再修改排版版本，无误后，由校对人在校对处签字，连同修改后印刷版本（纸质）转交打字室。校对人一旦用密码签字后，其文件版本为最后定版。打字室根据印刷版本（纸质）印刷。机要室应定期将印刷正本和文头纸送原签发领导补签。 第二十二条归档、封发。档案人员将文件正文保留处室版、办公室核稿版、局长签发版、最后排定版。其他几版的公文，在公文运转结束后，由档案人员酌情删除。 系统封发功能由机要室使用。 第四章公文传递 第二十三条办公室机要室为全局的收发文的中心。各部门的部门信箱为部门的收发文中心。 第二十四条收文操作规程：附后 第二十五条发文操作规程：附后 第五章用户信息管理 第二十六条用户信息由办公室负责维护管理，包括建立用户标识、设置用户的起始登录口令和起始签字密码。 第二十七条用户注册名称、登录口令和签字密码管理。用户注册名称一经确定，一般不再变更。起始登录口令和签字密码由办公室设定后通知用户，用户在正式使用公文处理系统时应更改。如工作调整，其权限由办公室重新设定。 第六章权限管理 第二十八条用户权限由办公室授予并负责管理，除办公室有关人员外，全局办公人员分局领导、部门领导、部门兼职文档员、一般干部四级分别授予相应权限。 第二十九条收文处理权(包括批示权、拟办权、注办权、催办权、处理签填写权)。 批示权：省局领导、部门领导； 拟办权：办公室领导； 注办权：部门领导、部门兼职文档员、一般干部； 处理签填写权、催办权：办公室机要人员及部门兼职文档员。 第三十条发文处理权(包括拟稿权、初审权、初核权、复审权、复核权、会签权、签发权、排版权、校对权、封发权、外部会签登记权)。 拟稿权：全局工作人员； 初审权：部门领导； 会签权：部门领导； 初核权：办公室领导； 签发权：局领导； 排版权：办公室打字室人员； 校对权：部门领导、部门兼职文档员、一般干部； 封发权、外部会签登记权：办公室机要人员。 第三十一条收文簿管理权(包括插入权、更新权、删除权、查询权)：办公室机要人员、各部门兼职文档员。 第三十二条发文簿管理权(包括登记权、更新权、删除权、查询权)。 发文簿管理权：办公室机要人员； 查询权：各部门兼职文档员。 第三十三条存取控制权限(分为全部文件、本部门文件、本人处理过的文件、不能查询任何文件)。 全部文件：局领导，办公室领导，办公室机要、档案人员； 本部门文件：部门领导和部门兼职文档员； 本人处理过的文件：除上述以外的其他人员。 第三十四条信箱管理权(包括查询权、删除权及转发权)。 部门信箱管理权：各部门兼职文档员、机要人员、档案人员、文印人员。 第三十五条案卷目录管理权(包括案卷查询权、案卷管理权)。 卷宗目录管理权：办公室领导、办公室档案人员。 第三十六条系统维护权(包括机构人员维护权、系统代码维护权、系统文件销毁权、系统控制维护权、系统维护配置权)。 所有系统维护权分别由办公室和计算机信息中心确定的系统管理员维护。 第三十七条收文字号管理权：办公室机要人员。 第三十八条发文字号管理权：办公室机要人员。 第七章附则 第三十九条本规则未尽事宜，按有关规定执行。 第四十条本规则由淮南市地方税务局负责解释。 第四十一条本规则自机关计算机公文处理系统运行时执行。 首次进入公文处理系统操作要求 一、启动计算机，以administrator的用户名注册（无口令）。 二、启动公文处理系统。双击公文处理系统图标，打开系统的登录屏幕。 三、登录：输入注册名、口令、回车或点确认，进入系统的主控操作屏幕。（注册名、口令、由办公室投供，注册名永久使用。） 四、修改口令：点选项修改口令，输入旧口令、新口令、再认定，点确认退出，口令修改成功，再次进入公文处理系统时，应使用新口令。 五、修改签名密码：点选项修改签名密码，输入旧密码、新密码、再认定，点确认退出，签名密码修改成功。 注意：口令、签字密码如泄密，应及时修改，最好定期修改。如遗忘，请与办公室联系。 六、修改电话号码：点选项修改电话号码，输入你的办公室电话号码，点确认退出。 发文操作规程（一） 本规程适用于发文字为淮地税、淮地税函、淮地税办、会议纪要、收入简报的文件。发文字为淮地税党组、淮地税纪的文件参照执行。 一、拟稿（操作人：办文部门经办人） 1、进入个人信箱 2、点个人文件夹 3、点新建 4、选择公文种类 5、填写文头纸：密级、缓急、发文