一封正式的英文书信通常包括下面几个组一封正式的英文书信通常包括下面几个组 成部分：信头成部分：信头(Heading)(Heading)、信内地址、信内地址 (Inside Address)(Inside Address)、称呼、称呼 (Salutation)(Salutation)、正文、正文(Body)(Body)、结束、结束 语语(Complimentary Close)(Complimentary Close)、签名、签名 (Signature)(Signature)、附件、附件(Enclosure)(Enclosure)、 副本转送副本转送(Carbon Copies)(Carbon Copies)、再启、再启 (Postscript)(Postscript)等。等。 英文书信的组成部分英文书信的组成部分 关于称呼关于称呼 不认识的人：不认识的人：Dear Sir/MadamDear Sir/Madam 认识但不熟悉的人：认识但不熟悉的人：Dear Mr./Mrs./Ms./ Dr./ Prof. SmithDear Mr./Mrs./Ms./ Dr./ Prof. Smith 朋友：朋友：Dear MaryDear Mary 关于结束语关于结束语 写给机关、团体或不认识的人：写给机关、团体或不认识的人：Yours truly, Truly Yours truly, Truly yours, Yours faithfully, Yours sincerelyyours, Yours faithfully, Yours sincerely 写给长者或上级：写给长者或上级：Yours respectfully, Respectfully Yours respectfully, Respectfully yours, Yours obediently yours, Yours obediently 朋友或亲戚：朋友或亲戚：Yours, Ever yours, Yours ever, Yours Yours, Ever yours, Yours ever, Yours affectionately, Lovingly yours, (Much) Love, With affectionately, Lovingly yours, (Much) Love, With Love, Your devoted friendLove, Your devoted friend 信件常用称呼和落款用法信件常用称呼和落款用法 情况称呼落款 未知收信人姓名Dear Sir(s) Dear Madam Dear Sir or Madam Yours Faithfully Faithfully Yours 知道收信人的姓 名，但关系一般 Dear Mr. Bush Dear Ms. Bush Dear Dr. Bush Dear Prof. Bush Yours Sincerely Sincerely Yours 知道收信人姓名 且关系亲密 Dear Mary Dear Smith Best regards Best wishes Love With (Lots of ) Love 英文书信的基本原则英文书信的基本原则 英文书信的书写可概括为英文书信的书写可概括为7 7个个C C原则原则：Completeness Completeness （完（完 整）整）, Clarity, Clarity（清楚）（清楚）, Concreteness, Concreteness（具体）（具体）, Conciseness, Conciseness （简明）（简明）, Correctness, Correctness（正确）（正确）, Courtesy, Courtesy（谦恭）（谦恭）, , ConsiderationConsideration（谅解）。（谅解）。 商务信函商务信函 Business Letter Business Letter ContentContent lDefinition lLayout/Type lLanguage Features lTranslation Principles lPractice & Analyses 书信是日常生活中常用的文体，是用以交涉事宜、书信是日常生活中常用的文体，是用以交涉事宜、 传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工 具。具。 书信一般可分为商务信函或公函（书信一般可分为商务信函或公函（Business Letter Business Letter or Official Correspondenceor Official Correspondence）和私人信件（）和私人信件（Private Private LetterLetter）两大类。）两大类。 商务信函：商务往来中的信件，是商务信函：商务往来中的信件，是“ “人们互相联系，人们互相联系， 彼此交往，交流思想，沟通信息，洽谈事物所使用的彼此交往，交流思想，沟通信息，洽谈事物所使用的 一种应用文体。一种应用文体。” ” 英语商务信函的格式与汉语的信函格式有明显区别英语商务信函的格式与汉语的信函格式有明显区别 ，应先确定商务信函各要素的含义，然后再进行得体，应先确定商务信函各要素的含义，然后再进行得体 的翻译。的翻译。 Layout of a Business LetterLayout of a Business Letter 商商业业信函的格式信函的格式 Three major forms 1.Indented Form 缩格式 2.Blocked Form 齐头 式 3.Modified Blocked Form 改良齐头 式 缩格式示例 日期靠右 具体收信人 和事由居中 段首缩格 结尾敬语和 落款偏右 除信头外全 部左对齐 段落之间用 空格 齐头式示例 案号和日期 靠右 落款偏右 改良齐头式示例 Envelope AddressingEnvelope Addressing 信封格式 写信人在上，收信人在下写信人在上，收信人在下 信封格式不一, 根据收信人名称地址的写法通 常分两种格式： 缩格式：收信人名称地址逐行右缩 齐头 式：收信人名称地址左端对齐 缩缩格式格式举举例例 收信人名称地 址：逐行右缩 写信人名称地 址 齐头齐头 式式举举例例 写信人名称地 址 收信人名称地 址：左端对齐 Parts Parts l ? 英语商务信函的构成 基本部分 其他部分 信头(Letter Head),日期(Date), 封内地址(Inside Address), 称呼(Salutation or Greeting), 信的正文(Body of the Letter), 结束礼词(Complimentary Close), 签名(Signature) 附件(EnclosureEnc.), 附言(PostscriptP.S.), 经办人姓名 (Attention Line), 事由(Subject or Heading), 查号或参考编 号(Reference No.), 抄送(Carbon Copy Notation C.C.) 英文商务信函的格式和结构英文商务信函的格式和结构 1.1.信头信头 letter headletter head 2.2.编号（写信人的名字缩写）和日期编号（写信人的名字缩写）和日期 The The sender name and the datesender name and the date 3.3.信内地址信内地址 The inside addressThe inside address 4.4.事由事由 The subject heading/The subject heading/主办人主办人 (Attention)(Attention) 5.5.称呼称呼 The salutationThe salutation 6.6.开头语开头语 The open sentencesThe open sentences 7.7.正文正文 The body of the letterThe body of the letter 8.8.结尾语结尾语 The complimentary closeThe complimentary close 9.9.结束敬语结束敬语 The complimentary closeThe complimentary close 10.10.签名签名 The signature/The signature/职务职务 (Position)(Position) 打字员或拟稿人员首字母打字员或拟稿人员首字母(Initials)(Initials) 附件附件 (Enclosure/Enc)(Enclosure/Enc) 抄送抄送 (Carbon copy/C.C.)(Carbon copy/C.C.) 附言附言 (Postscript/P.S)(Postscript/P.S) 1.1.标题标题 2.2.发函字号发函字号 3.3.收函单位或收件人姓名收函单位或收件人姓名 4.4.正文正文 5.5.结束套语结束套语 6.6.发函单位或发函人姓名发函单位或发函人姓名 7.7.发函时间发函时间 8.8.附件附件 中文商务信函的结构中文商务信函的结构 Opening/Contact Para.Opening/Contact Para. Main BodyMain Body Closing Para.Closing Para. 1.1.建立业务关系函建立业务关系函 (cooperation intention)(cooperation intention) 2.2.产品推销函产品推销函 (promotion)(promotion) 3.3.资信查询函资信查询函 (credit inquiry)(credit inquiry) 4.4.询盘函询盘函 (inquiry)(inquiry) 5.5.发盘还盘函发盘还盘函 (offer and counter-offer)(offer and counter-offer) 6.6.订购函订购函 (purchase)(purchase) 7.7.装运通知函装运通知函 (shipment)(shipment) 8.8.支付结算函支付结算函 (payment)(payment) 9.9.索赔函索赔函 (claim)(claim) 10.10.保险函保险函 (insurance)(insurance) 商务信函分类：商务信函分类：1010种商务信函涵盖了商品种商务信函涵盖了商品 交易过程中的各个环节。交易过程中的各个环节。 （1 1）用词规范正式，多用书面语）用词规范正式，多用书面语 商务信函用语日常用语中译文 in accordance with according to 根据 in advance of / prior to before 之前 inform / advisetell通知 duplicatecopy副本 dispatchsend发货 otherwiseor否则 thereforeso因此 In connection with/ in view of about鉴于 l我们确认已经以电报的方式给你们发出了一项实盘，该实盘成 立的条件就是你们的答复在10月10日之前到达我们这里。 l1.现确认已向贵方电发实盘，10月10日前复到有效。 lWe confirm that we have sent you a firm offer by telegraph and it is subject to your reply reaching us by October 10.