- 1 - 会计信息化 会计信息系统分析与设计 陈 旭 重庆理工大学会计学院 - 2 - 目录 账务处理系统案例分析 - 3 - 账务处理系统案例分析 案例 账务处理系统 知识点 功能分析 业务流程图分析 数据流程图分析 主要数据字典设计 作业 了解账务处理系统原型案例的运行 设计一个属于自己的账务处理系统 画出账务处理系统的主要业务流程图 画出账务处理系统的主要功能图 画出账务处理系统的数据流程图 编写账务处理系统的主要数据字典 - 4 - 案例背景 可根据用户需求建立多套账 系统使用会计科目编码结构方案为一级4位的会计科目 支持转账凭证，账簿包括会计科目余额表、明细账表 系统主要功能模块 新建账套、账套管理 系统码表管理 操作员管理 会计科目管理 科目余额初始化管理 试算平衡 凭证录入 凭证审核 凭证记账 期末结账 账簿查询 - 5 - 账务处理系统案例的目标要求 目标目标描述 账套管理新建账套、账套管理，能有效控制账套的当前状态 操作员管理对操作员信息进行增加、删除、修改、查询等日常管理 码表管理对科目性质、科目类别、币别、行业等系统码表信息进行初始、查询以及维。 科目管理对账套的会计科目进行增加、删除、修改、查询等日常管理 余额初始对会计科目余额进行初始化管理，输入科目余额表的初始数据 试算平衡对会计科目余额进行试算平衡处理 凭证管理对会计凭证进行增加、删除、修改、查询等日常管理 凭证审核对会计凭证进行审核、取消审核处理 凭证记账对会计凭证进行记账处理，正确修改科目余额表、有效地登记明细账 期末结账完成期末结账处理工作，将本期的期末数据结转到下期的期初数据 账簿管理查询会计科目余额表、明细账等账簿信息 - 6 - 账务处理系统案例的业务流程图 - 7 - 账务处理系统业务流程分析 新建账套 在系统启用初期，需要新建账套。账套内容主要包括账套号、账套名称、所 属行业、本位币、期间数、起始日期、结束日期、启用日期、账套状态案以 及会计期间等信息 初始化设置 对操作员信息以及科目性质、科目类别、币别、行业等系统码表进行初始化 处理 确定账套会计科目、进行科目余额初始化以及试算平衡等操作，为日常业务 操作处理做好准备 日常业务处理 日常业务处理主要包括录入凭证、修改凭证、审核凭证、记账、期末结账以 及账簿管理等操作 期末结账，会计期末进行结账操作，系统自动计算出相关账簿数据且将本期 的期末数据结转到下期的期初数据 - 8 - 账务处理系统功能分析1 - 9 - 账务处理系统功能分析2 模块子模块功能描述备注 新建账套账套管理 实现对账套的增加、删除、查询等操作 主要内容包括账套号、账套名称、所属行业、本位币、 期间数、起始日期、结束日期、启用日期、账套状态等 信息 在本系统中会计期间数为12，且取年度 自然月份 注：本案例可根据需要建立多套账套 系统维护数据初始化 当第一次启用系统时对科目性质、科目类别、币别、行 业等系统码表表进行初始化操作，即将账务处理系统所 涉及的各类码表常用数据进行初始化设置，以方便用户 使用 科目性质、科目类别、币别、行业等系 统码表不分账套。 账套启用后，相关码表可以根据需要进 行修改 操作员管理 操作员信息输入 录入操作员的编码、姓名、密码、所属部门和权限 第一次使用空数据库时，系统默认增加一超级用户（账 套号为“00”、编码为“0”、名称为“超级用户”、密码为“0” ）,便于启动系统 在新建账套完毕时，系统默认为本账套 增加一个编码为“1”、名称为“管理员”、 密码为“1”的操作员 用户在进入系统后可对操作员信息进行 修改 操作员信息查询查询出所有账套的操作员信息 操作员信息修改 对操作员信息进行修改、删除操作 更改密码 更改当前操作员密码用户只能修改自己的密码 - 10 - 账务处理系统功能分析3 模块子模块功能描述备注 码表维护 科目类别 实现对科目类别码表的增加、删除、修改等管理科目类别用于定义会计科目的科目类别。 包括资产、负债、权益、成本、损益。系 统预设会计科目编码表根据这五类科目类 别进行分类 科目性质 实现对科目性质码表的增加、删除、修改等管理科目性质用于定义会计科目的科目性质。 系统默认有六种科目性质：现金、银行、 应收、应付、存货以及其他 币别 实现对币别码表的增加、删除、修改等管理定义企业所涉及到的货币种类。系统默认 有人民币、美元、欧元等 行业 实现对行业质码表的增加、删除、修改等管理根据行业分类的不同，系统可以预设会计 科目编码体系。系统默认工业企业，商品 流通企业两个行业 码表查询科目类别实现对科目类别码表的查询操作 科目性质实现对科目性质码表的查询操作 币别实现对币别码表的查询操作 行业实现对行业质码表的查询操作 - 11 - 账务处理系统功能分析4 模块子模块功能描述备注 会计科目管理 会计科目增加 实现对会计科目的增加操作 会计科目主要包括科目编码、科目名称、科目类别、科 目性质、余额方向等内容 科目增加、修改过程需要进行严格控制， 包括会计科目编码、科目名称、科目类别 等 该功能的运行时序是在“码表管理”功能 后、“科目余额初始管理”功能前 会计科目修改 实现对会计科目的修改操作科目修改时需要控制账套号、科目编 码、科目类别等列不能修改 会计科目查询 实现对会计科目的查询操作系统提供科目编码、名称、类别等多项 条件查询功能 科目余额 初始管理 科目余额初始 输入会计科目余额表中的初始数据 科目余额初始数据录入在会计科目余额表中，系统默 认期初的年会计期间为0000，月会计期间为00 用户只需要输入科目的期初余额，系统自 动计算期末余额 该功能的运行时序是在“会计科目管理”功 能后、“试算平衡”功能前 科目余额初始查询 实现对会计科目余额初始数据的查询操作 系统提供科目编码、名称、类别、余额方向、期末余额 范围等多项条件查询功能 默认只能查询期初的年会计期间、月会计 期间的期初数据 科目余额初始完毕 实现对会计科目余额初始初始完毕确定操作 系统在余额初始完毕处理时，需要先进行试算平衡操作 ，若试算平衡检验不通过，则不能进行余额初始完毕处 理 进行会计科目余额初始完毕后，不能再进 行科目期初余额修改操作 初始完毕操作时序是在“试算平衡”之后、 “凭证录入”功能前 试算平衡试算平衡检验 对会计科目初始余额进行试算平衡检验 按照会计制度的要求进行余额试算平衡检查 主要判断检查借方金额之和是否等于贷 方金额之和 该功能的运行时序是在“科目余额初始” 功能后、“凭科目余额初始完毕”功能前 ，并且只能在使用一次 - 12 - 账务处理系统功能分析5 模块子模块功能描述备注 凭证处理 凭证输入 输入未审核的凭证数据 凭证录入是账务处理系统中使用最频繁的功 能。凭证主要包括以下数据：凭证号、日期、 附单据数、制单人、制单日期、审核人、审核 标记、审核日期、记账人、记账日期、记账标 记，以及科目编码、摘要、借方金额、贷方金 额 凭证号自动生成 会计人员通过键盘录入记账凭证，与手工方式不同之处是：在 凭证录入过程中，系统会对会计科目进行正确性检查；在保存 凭证数据正确时，将判断借贷方金额是否相等 该操作时序是在“科目余额初始完毕”之后、“凭证审核”功能前 凭证修改 先查询未审核的凭证，再进行修改操作如果凭证已经审核，则需要取消审核后才能进行修改；如果凭 证已经记账，则需要进行凭证冲销并重新录入正确凭证处理 凭证查询 实现凭证条件查询 按年会计期间、，月会计期间、凭证号、日期、制单人、审核 标记、记账标记等条件进行查询凭证主表中的数据。双击选中 的行，即可查询出凭证全部数据 凭证审核 实现对未审核凭证进行单张或批量审核操作 审核人员应该按照会计制度的要求，对制单人 员填制的记账凭证进行审核，主要审核记账凭 证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确、 记账凭证内容是否完整无缺等 审核人员不能直接修改会计凭证，如发现有错，应先取消审核 然后交由制单人员修改。只有经过审核无误的记账凭证，才能 作为记账的依据 该操作时序是在“凭证输入”之后、“凭证记账”功能前 凭证审核 取消 实现对已审核凭证进行单张或批量审核取消操 作 系统只能取消审核已审核且未记账凭证 凭证审核后发现错误，应先取消审核，然后交由制单人员修 改。 该操作时序是在“凭证审核”之后 凭证冲销 实现对已记账凭证进行单张或批量凭证冲销操 作 红字凭证即凭证金额取相反数的凭证 对于已经记账的凭证，若发现存在错误，应通过凭证冲销模块 处理，生成相应的红字凭证 该操作时序是在“凭证记账”之后 - 13 - 账务处理系统功能分析6 模块子模块功能描述备注 记账凭证记账 实现对已审核凭证进行单张或批量记账的功能记账，即系统根据已审核凭证中的数据， 分别更新科目余额表、账簿中的数据。 该操作时序是在“凭证审核”之后 结账期末结账 实现期末结账操作 结账就是在将一定时期内发生的经济业务全部登记入账的基础 上，把各类账簿的数据进行期末结转，将本期的期末余额结转 到下一期的期初余额，为下一会计期间的业务处理做好初始准 备 期末结账后系统将在结账表中更新本期结账标记，记录本期已 经结账，并插入下一会计期间的相关数据 在结账之前，应先检查本期发生的各种经 济业务是否都已经编制凭证并审核记账。 对各种成本费用类账户，也应当在结账前 对余额进行结转，并审核记账。需要注意 以下几点： 上月未结账，本月不能结账。 本月还有未记账凭证时，则本月不能结 账。 已结账月份不能再填制凭证。 “期末结账”功能有相当严格的时序限制， 只能每月进行一次，结账后本月不能再进 行凭证处理工作。 账簿查询 科目余额查询 实现科目余额条件查询 科目余额主要包括：科目编码、年会计期间、月会计期间、期 初借方余额、期初贷方余额、期初余额、借方发生额、贷方发 生、借方累计发生额、贷方累计发生额、期末借方余额、期末 贷方余额、期末余额等内容 科目余额中的数据均由系统自动计算生 成。 明细账查询 实现明细账条件查询 明细账主要包括年会计期间、月会计期间、科目编码、序号、 日期、凭证类型、凭证号、摘要、借方金额、贷方金额等内容 会计科目的明细账信息在明细账表中。系统中明细账可根据凭 证号查询出涉及该会计科目的所有经济业务发生情况 明细账的数据均由系统自动计算生成。 在明细账查询出来的数据表中，通过双击 某行（非期初行），可进一步查询出对应 的会计凭证。 - 14 - 账务处理系统数据流程图 - 15 - 数据流程分析 新建账套 账务处理系统初次使用时，系统默认一个拥有超级用户权限的操作员（账套号为“00”、编码为“0”、名称为“超级用户”、密 码为“0”），根据单位的实际情况建立账套并进行有关参数的设置。账套信息主要包括账套号、账套名称、所属行业、本位币、 期间数、起始日期、结束日期、启用日期、账套状态等数据。新建账套后，系统在账套信息表、会计期间表、结账表、会计科目 编表中生成相应的数据 账套信息表中，其状态默认为“初始”；在结账表中插入本账套初始的年会计期间“0000”与月会计期间“00”，且默认结账标 记为“否”；在操作员表中生成该账套的管理员，即：默认增加一个编码为“1”、名称为“管理员”、密码为“1”的操作员。 同时，可以根据所选行业进行预设对应的会计科目编码 初始化设置 新建账套完毕后，首先要进行账套的初始化设置。主要包括系统码表初始化管理、操作员管理、会计科目管理、科目余额初始管 理以及试算平衡等 系统码表主要包括科目性质、科目类别、币别、行业等 会计科目管理、科目余额初始、试算平衡为日常凭证管理提供条件，具有相当重要作用 科目余额初始数据是存放在会计科目余额表中，系统默认期初的年会计期间为0000，月会计期间为00。科目余额初始完毕并通过 试算平衡检验后，可进行科目余额初始完毕确定操作，之后就再也不能进行科目余额初始操作处理 科目