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2012年秋电大行政管理专科办公室管理期末复习指南第14页 共14页第一部份 期末复习重点范围第一章 办公室实务概述1.掌握:文员使用的办公器械,传真机的使用,复印机的使用,录音机的使用,投影机的使用,数码相机的使用P132.掌握:办公室和接待室的管理。P24第二章 文员实务1.掌握:管理好文员自己的时间P31,学会节约开支。P332.掌握:受意方法P37,分工方法与合作方法。P403.重点掌握:请示方法和报告方法P35,计划方法和总结方法。P36第三章 电话、电子通讯掌握:电话接打。P42第四章 邮件收发1.掌握:邮件的拆封。P642.掌握:邮件的处理。P663.掌握:上司不在时邮件的处理。P684.掌握:邮件寄发前的准备。P705.掌握:电子邮件的制作、发送、接收,电子邮件管理的注意事项。P74第五章 接待实务1.掌握:初见来访者时,传达,引见,介绍时的礼节,接待,送客与会后的整理。P832.掌握:内宾接待的一般程序与内容,外宾接待的一般程序与内容。P103第六章 信访实务1.掌握:来信受理程序,承办来信注意事项。P1062.重点掌握:来访接待程序,接待来访的注意事项。P1103.掌握:来电的接听与处理。P112第七章 会议及会谈实务1.掌握:议程表制作和执行方法,会议通知的写法和传达方法。P1242.重点掌握:会议资料的准备。P1273.掌握:接待事务,会场的管理及茶点招待,会议中的电话或来访者,宣读和做会议记录,遵循会议议程的顺序规则。P1324.掌握:会议记录的制作方法,会议记录的内容和格式,修改会议记录,为会议记录编制索引。P1355.重点掌握:会议结束后的处理,会议后的工作,会议业务的检查和总结。P1406.11.掌握:办公会议,代表会议,联席会议,学术会议,新闻发布会、记者招待会,报告会,座谈会,国际会议,电话、电视会议,签约仪式。P152第八章 日程安排掌握:日程安排的意义。P168第九章 差旅事宜掌握:订票,预订飞机票,预订火车票,预订旅馆。P192第十章 照料上司身边琐事掌握:便利上司处理业务的工作,上司的主体工作与私人工作的调整,文秘人员对上司主要工作的辅佐。P205第十一章 交际与礼仪1.掌握:握手,名片使用。P2132.掌握:各种婚丧喜庆,信息的收集,交际业务应该注意的事项。P216-2283.掌握:丧事及处理的方法,吊唁时的衣着。P228第十二章 办公室用语1.掌握:接待用语的使用。P2372.掌握:说话的要领,说明的方法。重点掌握:报告的方法,说服的方法,拒绝的方法。P2383.重点掌握:听的要领,指示的接受法,忠告的接受法。P246第十三章 印信、值班工作掌握:保密的范围,保密工作的内容。P263第十四章 文书与档案实务1.掌握:公文性文书的种类。重点掌握:公文的格式。P2742.重点掌握:收文处理,发文处理。P2763.掌握:档案收集的对象和制度。P2814.重点掌握:档案的保管和利用。P2825.掌握:文书归档新规则的主要内容。重点掌握:新规则下文书归档的基本程序和方法。P291第十五章 电子归档实务1.掌握:电子文件的收集和积累。P3022.掌握:电子文档传输的方式,电子文档传输中应注意的问题。P2053.重点掌握:电子档案的利用管理。P318第三部分 综合练习题一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分,共10分)1以下哪些不是办公室事务管理的特征(决策性 )2文员在进行办公室布置时,以下哪种行为是不适宜的( 较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方 )3文员必须管理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的(每天把工作安排得超出工作时间,给自己压力 )4以下哪种接打电话的行为是不正确的(受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击 )5邮件的寄发不要考虑以下(D爱好)因素。6办公室人员在社交活动中应如何选择话题,(A有共同利益的话题)属于合适的话题。7文员在处理信访工作时,由收信人(单位)复信的情况是以下哪一种(A初次写信,或有过激言行的)8文员做会议记录时,可以在会议记录中(C与发言者用词不一致但意思完全一致)9以下哪一种类型适合自由谈话,或是收集创意的会议。(C圆桌型)10在某些情况下,文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任,取决于两点:一是掌握足够的知识,了解业务的轻重缓急;另一是具有(B说话的技巧),了解要求约会者的心理。11文员传达上司的指示时,哪一项做法是不适宜的?(B传达可以根据上司主要意思, 榕人自己对问题的意见)12以下关于文员管理好时间的说法, 哪一个是不正确的?(D把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做)13有时应上司要求, 文员参与会见或会谈, 以下哪些内容不是文员的任务?(B发表意见)14传真机最好用来传送以下哪种邮件?(A一般的图纸)15文员打印寄往欧美国家的信封, 收信人内容的打印顺序应该是(C姓名、部门、地址、国名)。16下列接受名片时唯一正确的做法是(A接受名片时要用双手)。 17以下哪一种类型适合自由谈话, 或是收集创意的会议?(B圆桌型)18按照美国人类学家爱德华霍尔博士对交往空间距离的划分理论,45CM120CM,应该是(A个人区)。19文员协助举行宴会时, 不用考虑(B有无休息室)。20上司参加各种应酬和会议, 有时需要更换服装, 文员应(B有无休息室)。21在办公室的布置方面,(A离入口最远)的位置是上座。22在文员工作以及办公环境等方面,下面选项中哪种行为不合时宜?(B较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方)23文员必须管理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的?(C每天把工作安排得超出工作时间,给自己压力)24为了防止办公室出现“瓶颈现象”,下列做法中,哪项工作应该改进?(A工作人员工作尽可能专门化、单一化)25以下哪些接打电话的行为是不正确的?(A受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击)26在公务专用信件书写礼仪方面,一般在收函单位或个人称呼后习惯用(D“台安”、“钧安”)。27按照美国人类学家爱德华霍尔博士对交往空间距离的划分理论,45CM120CM,应该是(A个人区)28文员做会议记录时,可以在会议记录中(C与发言者用词不一致但意思完全一致)29上司决定参加某个会议时,文员不应该(D只在便笺上写好会议名称 )。30在某些情况下,文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任,取决于两点:一是掌握足够的知识,了解业务的轻重缓急;另一是具有(B说话的技巧),了解要求约会者的心理。41办公室布置要注意(D各种沟通、保密) 42在使用复印机的过程中,以下哪些内容是不恰当的(A接通电源可立即复印操作)43文员工作过程中,以下合作方法中哪一项是不适宜的(B应该有自己的个性,尽可能表现的与众不同 )44为了防止办公室出现“瓶颈现象”,下列做法中,哪项工作应该改进(D工作人员工作尽可能专门化、单一化)45文员在收取邮件时,不正确的做法是(D为提高办事效率,应带着邮件去办理其他事情)。46下列接受名片时唯一正确的做法是( A接受名片时要用双手)。 47在会议开始前和进行过程中,文员的以下哪项活动是不恰当的(C作会议记录时离开会议室接听电话)48以下关于说话的要领中,哪一项不适宜(B由过程先说)49上司参加各种应酬和会议,有时需要更换服装,文员应(A通知上司家人把衣服送达)50接受忠告的反应应该是(D切勿感情用事)51以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的(C选择复印倍率来决定复印纸尺寸 )52文员在进行办公室布置时,以下哪些行为是不适宜的(B办公桌抽屉物品要摆放整齐,不要放得太满且要经常清理)53以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的(D录音时要防止杂音混入,可采用传输线录音)54文员必须管理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的(A定好目标,把想做或需要做的事情写下来)55以下接打电话的行为中,哪一项是不适宜的(D如果已经回电,但没打通,切记要再联系)56以下关于确认上司日程安排计划的行为中,哪一项是不适宜的(D会议、面谈所必须的文件及资料,要在前一天就准备好)57文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作,以下哪一项是不适宜的(A准备旅行计划和旅馆信息)58以下关于交际礼仪的举止行为,哪一项是比较适宜的(A用后跟着地走路 )59以下说明宴会的种类与形式的内容,哪一项是正确的(D午宴一般不设固定席位,以便于客人社交)60上司决定参加某个会议时,文员不应该(B除了送来的资料外,也必须收集其他上司有必要的资料)61文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印顺序应该是( C姓名、部门、地址、国名)62有时应上司要求,文员参与会见或会谈,以下哪些内容不是文员的任务(B发表意见)63邮件送到单位所租的信箱,由文员开启,取出邮件带回办公室,以下哪项事情与文员的工作要求不一致(D应提高办事效率,把取邮件与其他事一起办)64以下哪些接打电话的行为是不正确的( A受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击)65文员根据上司指示,向对方要求约会时,以下哪些做法是错误的( D如果上司出差,可以在他回来的当天安排约会)66以下关于名片的使用方式,哪些是错误的(D名片只能当面递送,寄去是不礼貌的 )67文员要做好档案收集,应该收集的文书资料是(A下级单位报送的报告、统计报表等)68值班人员不应该做以下哪类事情(A签发文件)69接受忠告的反应应该是(D切勿感情用事)70.文员打印寄往欧美国家的信封,寄信人姓名,地址应该打印在(。左上角)71在办公室里,(A离入口最远)的位置是上座。72文员如果误拆了非本公司的信,应该(A 在信封上注明“误拆”,写上自己姓名的缩写,并把信重新封好并退回去)74会议中有时有人回要求把他发言的一段不作记录处理,这时文员应(D 征求主持人意见,停止笔录,关录音机。)75在某些情况下,文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任,取决于两点:一是掌握足够的知识,了解业务的轻重缓急;另一是具有(C。听话的能力),了解要求约会者的心理。76当文员获知婚丧喜庆的消息后,首先应(D。长证消息的可靠性)77以下餐巾的使用方法是正确的(A 中途离坐,把餐巾放在椅子上)78上司参加各种应酬和会议,有时需要更换服装,文员应(A 通知上司家人把衣服送达)79文书立卷的归档制度包括三方面:归档范围,(A归档时间)和归档要求80以下关于握手的礼节,不正确的是(C双方有很多人时,可以交叉握手)。81文员在处理信访工作时,由收信人(单位)复信的情况是以下哪一种?(A初次写信,或有过激言行的)。D没有具体内容的匿名信82文员从事信访工作,在处理顾客或其他人的来信时,不应(C处理信件按照“分级负责、归口办理”原则,进行转办、交办或自办)。83在会议开始前和进行过程中,文员的以下哪项活动是不恰当的?(C作会议记录时离开会议室接听电话)84文员进行会议的计划和准备时,不应该做的是(C会议场所
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