公文处理格式 及常见错误 目录 CONTENTS 04 主体部分常见错误 05 版记 06 原因分析 01 公文特点及作用 02 公文格式编排规则 图表 03 公文格式注意事项 01 公文的特点和作用 01 公文定义 公文是党和国家机关在治国理政的进程中，用以表达意志、发布号令、传递交 流重要信息的最主要载体和工具，是一种具有特定效力和规范格式的文书。 2012年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了党政机关公文处理 工作条例（中办发201214号），从2012年7月1日起施行。1996年5月3日中共 中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和2000 年8 月24 日国务院发布 的国家行政机关公文处理办法停止执行。 2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了 党政机关公文格式国家标准（GB/T 9704-2012）。该标准于2012年7月1日起正 式实施。 01 公文定义 公文写作要求起草者懂得工作中许多微妙的关节，在具体起草中要有较好的文 字语言工夫。 公文语言总的要求是庄重、平实、概括。 公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合 明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不 同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和 描绘性词语和口语，不用方言土语。 02 公文特点和作用 公文的特点 NO.1权威性和政策性 NO.2针对性和指导性 NO.3规范性和约束性 NO.4程序性和严密性 NO.5对应性和定向性 公文的作用 NO.1指导工作，传达意图（通知） NO.2联系工作，交流情况（函） NO.3请示工作，答复问题（请示、批复） NO.4总结工作，推广经验（通知、决定） NO.5记载工作，积累史料 (各文种） 02 公文格式编排规则图表 01 公文要素 版头（6个要素）主体（9个要素）版记（2个要素）版心外（1个要素） 份号标题抄送机关页码 密级和保密期限主送机关印发机关和印发日期 紧急程度正文 发文机关标志附件说明 发文字号发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 02 公文种类 1. 决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项. 2. 决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位 和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事 项. 3. 公报。适用于公布重要决定或者重大事项. 4. 公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项. 5. 通告。适用于在一定范围内公布适当遵守或者周知的事 项. 6. 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法. 7. 通知。适于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周 知或者执行的事项，批转、转发公文. 8. 通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告 知重要情况. 9. 报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级 单位的询问. 10. 请示。适用于向上级单位请求指示、批准. 11. 批复。适用于答复下级单位请示事项. 12. 函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问 题、请求批准和答复审批事项. 13. 纪要。适用于记载会议主要情况和决定事项. 03 版面要求 公文用纸天头（上白边）为37 mm1 mm， 公文用纸订口（左白边）为 28mm1mm 版心尺寸为156 mm225 mm（不含 页码），每页22行，每行28个字，行 间距用固定值28.8磅，为方便印制， 每页行数可视情增加或减少1至2行。 增减行数时适当调整行间距，保持版 心高度不变。 版面要求 03 版头示例 03 版头示例 03 版头示例 03 版头示例 03 版头示例 03 公文格式注意事项 01 版头 份号、密级和保密期限、紧急程度。位数和字号， “一般用6位3号阿 拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行”。党政机关公文的密级和保密期 限、紧急程度标注位置统一为版心左上角。 发文机关标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也 可以使用发文单位全称或者规范化简称。发文机关后面加括号标明文种组成 的版式已取消，不再使用。 发文字号。发文字号中的括号应使用六角括号“”，而不宜错用成圆 括号“（）”、方括号“ ”或黑方头括号“【】”。上行文的发文字号应 居左空一字标注，不宜和下行文混淆。 签发人。上行文（包括请示、报告和上行意见）应标注签发人。“签发人” 三个字用3号方正仿宋体，签发人姓名用3号方正楷体。有多个签发人时一般 每行排两个姓名，不宜单列竖排。签发人姓名右空一个字。 02 主体 标题。结构应尽量完整，做到“三要素”齐全 ，不随意省略发文机关名称，更不能没有文种。 标题回行时要词意完整，不将一个词拆开分作两 行。上下行长短要适宜，宜使用梯形或菱形，不 使用矩形和上下长中间短的沙漏形。 正文。结构层次序数应执行“依次用一、 （一）1.（1）标注”的规定， 不宜无端跳级使用。字体应执行“第一层用黑体 字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体 字标注”的规定， 不宜随意乱用。 附件说明。在正文下空一行左空两个字编排“ 附件” 二字，不应不空行或只标“附”字。附 件顺序号用阿拉伯数字，上下对齐。附件名称不 用标点符号，回行时与上一行的首字对齐。在批 转、转发、印发性公文和报送类公文中，被批 转、 转发、印发的公文和报送件不应作为附件 处理，文中不宜标注附件说明。 发文机关署名、成文日期。不宜再沿用单一 行政机关行文不署名的做法。成文日期中的数字 用阿拉伯数字（年、月、日标全，年份标全称， 月、日不编虚位），不宜再沿用行政机关用汉字 标注的做法。加盖印章的公文，成文日期一般右 空四个字编排。 02 主体 附注。附注用于标注公文印发传达范围等需要 说明的事项，居左空两个字加圆括号编排在成文 日期下一行，不宜置于正文后、落款前或成文日 期的右下方。请示在附注处注明联系人姓名和电 话。 附件。附件应当另起一面编排，最好在版记之 前，不宜在版记之后。“附件”二字及附件顺序 号用 3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一行， 附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和 附件标题应当与附件说明表述一致。不应将被批 转、转发、印发的公文以及报送件误作附件，而 在另面编排时首页错误地标注“附件”二字。 04 主体部分常见错误 01 标题常见错误 01 标题常见错误 01 标题常见错误 l 缺少发文机关。关于要求回复宁都县钓峰乡中罗村白石岗小组水坡的函 应改 为宁都县协调办关于要求回复宁都县钓峰乡中罗村白石岗小组水坡的函 l 缺少发文机关和事由。较为常见的是以“通知”“通告”等作为标题 l 缺少文种。团委关于2014年团建重点工作安排工会关于2014年工 作要点都缺少文种 l 将“汇报”当作文种。关于协调工作中存在问题的汇报应改为C3标项目经理 部关于协调工作中存在问题的报告 l 将“复函”当作文种。关于XXX的复函应改为公司关于xxxx的函 01 标题常见错误 l 将“说明”当作文种。关于XXX合同签订有关问题的说明应改为公司关 XXX合同签订有关问题说明的通知 l “通报”错用成“报告”。公司关于危险废物规范化管理专项检查情况的报告 ，用“通报”文种更合适 l “函”错用成“请示”。关于取消公司XXXX的请示应改为公司关于取 消XXX的函 l “请示”错用成“报告”。但请示是事前行文，报告大多是事后行文。关于申请XXX 专项费用的报告，应用“请示”文种。 01 标题常见错误 l 用“批复”答复“报告”。 l 文种累赘。转发关于转发国家安全监管总局关于进一步加强建设项目职业 卫生“三同时”工作的通知的通知的通知，应为公司转发国家安全监 管总局关于进一步加强建设项目职业卫生“三同时”工作的通知 l 文种连用。关于印发的通知，应改为 集团公司矿区服务工作部关于石油石化矿区和谐稳定工作指导意见。关于 对公司召开第四届职工代表大会请示的批复应改为工会关于公 司召开第四届职工代表大会的批复 01 标题常见错误 l 标题滥用标点符号。公文标题中的标点符号应遵循简单少用的原则，一般只用书 名号、引号和括号 l ”申请”与“请示”合用。公司关于申请办理经营资质的请示，“申请”与“请 示”词义重复，标题应为公司关于办理经营资质的请示 l “同意”与“批复”同用。关于同意公司增补工会委员会委员的批复，“同意” 与“批复”词义重复，标题应为工会关于公司增补工会委员会委员的批 复。 l 标题转行或排列错误。 l 错用主送机关。“决议”“决定”“意见”这类公文不用标明主送机关。 02 正文常见错误 公文首页必须显示正文。联合行文时发文机关多、 标题太长、主送机关过多，首页无正文内容，就要 精简发文机关；调整标题内容，缩减标题字数；对 主送单位用规范化简称，或在抄送中列出。 首页无正文 正文结构层次序号使用有明确规定，依次为“一、 ”“（一）”“1.”“（1）”。但在实际使用过程 中，有的将第二层序号写成“（一）、”有的将第 三层序号数字写成“1、”，有的将第四层序号写成 “（1）、”“1）”“”等，同一公文内结构层 序号使用不一致也是较突出的问题。 正文结构层序号使用不规范 03 正文常见错误 03 附件说明不规范 印发、批转、转发的文件，公文 的主要内容在附件，主件只起发 布、按语、转发的作用，无需作 附件说明。 不应使用附件说明 而使用了 误用“附件：1、”或“附件1 ：”等。公文附件数量的阿拉伯 数字后面一般用实圆点来表示， 如“附件：1. ”。 标点符号 使用不当 正文附的标题和后面 附件标题不一致 123 05 盖章在空白页 06 上行文缺附注 上报公文要在附注中标注联 系人和联系电话，以便于上级机 关在办理该公文时联系沟通。 附注是公文需要补充说明的事项 05 版记 01 抄送机关和印发机关、 成文日期 主题词要素已经取消，抄送机关成了版记第一 个要素。抄送机关用4号仿宋体字，不宜再沿 用3号字。 “抄送”二字左空一个字，后加全角冒号和抄 送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最 后一个抄送机关名称后标句号。 抄送机关之上应当加粗横线。在抄送后不赘加 早已明文取消的“抄报”“抄发”。 抄送 印发 用4号仿宋体字。编排在末条分隔线之上，印 发机关左空一字，印发日期右空一字。印发 日期用阿拉伯数字，年份标全称，月、日不 编虚位，后加“印发”二字。在版记下面不 赘加“拟稿，打字，校对，印数份” 等非公文格式要素。另须说明，页码位于版 心外，独立要素，不属于版记部分 01 02 02 版记常见错误 版记常见错误 抄送给个人 仍使用抄报 标点符号不规范 抄送格式不规范 06 原因分析 01 原因分析 123 公文标标准执执行不到位 党政机关公文处理工作条例 ，是2012年发布的，与原办法 有很大变化，部分单位和公文承 办人员在思想上未引起足够的重 视，按老方法干事、凭经验办理 ，导致出现错误，使得与新条例 规定的格式不相符。 业务业务 知识识培训训不到 位 不按规规范发发文 党政机关公文格式和 党政机关公文处理工作条例 实施后，很多单位没有组 织文秘人员进行学习和培训 ，在实际工作中导致公文格 式与标准不符的现象。 有些错误是明知故犯、按 领导要求办，尤其是企业 给政府部门的行文中比较 明显，这就要求办公室人 员坚持原则，对不规范行 文要及时改正，任