第五讲 行政文秘的时间管理 广东众行管理顾问有限公司提供 课程程序 1分析时间 2诊断工作环境，提高工作效率 3立即改变 4. 跨越时间管理陷阱 一. 分析时间 n每天留出时间进行回顾，调整优先次序 ，舍弃无效的工作 n分解困难的任务，逐个击破 n在上班的路上大致计划一下当天的工作 n将工作日以30分钟进行分割 n及时更新工作日志记忆往往是不可靠 的。 诊断工作环境，提高工作效率 办公室里弥漫的4大效率毒素： n声音干扰 n职能干扰 n空间干扰 n设备干扰 讨论： n如何排除办公室4大效率毒素？ 办公室“排毒4味丸” 第一味：根据工作需求和程序从新安排办 公桌 第二味：保障公共空间和私人空间的独立 第三味：有效利用办公设备 第四味：利用设备和训练减少声音的干扰 小办公室排毒案例 n办公室面积：14平方米 n办公室人员： n主管1人 n秘书1人 n下属3人 n办公设备： n文件柜、公用电脑、5张办公桌等 小办公室排毒案例（续） 个人办公需求： n主管：多项（个人任务、给秘书安排任 务、接待访客） n秘书：两项（个人任务、接受主管安排 的） n下属：单项（个人任务） 小办公室排毒案例（续） n主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的 接待空间，以保证不会给下属造成干扰 n秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通 不会影响其他同事 n下属：不受干扰的个人办公空间 效率专家挑错办公室 n（图1）80分 n错误1：办公室没有隔断就会有很大的声音 干扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为 了保证照明 ，最好给每人配备照明用台灯。 n错误2：公共通道有些狭窄，但好在不会影 响他人 效率专家挑错办公室 n（图2）60分 n错误1 公共通道和私人空间交叉 n错误2 接待空间在办公室尽头 n错误3 秘书与主管座位离开太远 n错误4 电脑显示器朝向不对，造成反光 n错误5 办公室没有隔板，声音干扰严重 n错误6 适合安放办公桌的窗口位置被文件 柜占据 效率专家挑错办公室 n（图3）70分 n错误1 公共通道过长 n错误2 主管个人空间失去接待功能 效率专家挑错办公室 n（图4）满分 n优点1 充分利用有阳光的窗口位置 n优点2 私人空间和公共空间交叉减少 n优点3 利用隔板阻断过多噪音 n优点4 主管与秘书沟通方便 n优点5 减少访客对其他人的干扰 办公室排毒DIY n自我检测问题： n我的办公桌为什么要放在这个位置？ n我的工作空间和公共通道是否过近？ n我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高 ？ n我遭受的最主要的办公干扰来自哪里？ n提出办公室改善建议。 二. 时间管理的陷阱 猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里 不好意思拒绝别人 “反正时间还早”拖延 文件满桌病 喋喋不休的“电话粥” 源源不断的信息 1.猪八戒踩西瓜皮滑到哪 里是哪里 n没时间做计划 n工作是程序化，规律化，根本没必要做 计划 n计划常常被打断 n不喜欢被计划束缚 n“船到桥头自然直” 2. 不好意思拒绝别人 接受请托比拒绝更容易 拒绝请托会触怒请托者从而 导致请托者报复 我想做一个广受爱戴的人 我不懂得如何拒绝 3“反正时间还早”拖延 帕金森定律 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间 。 时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作 安排过多的时间，如果你给自己安排了 充裕的时间从事一项活动，你会放慢你 的节奏以使用掉所有分配的时间。 4文件满桌病 n安全感 n犹豫的个性 n半途而废的工作习惯 n个人的喜好 5喋喋不休的“电话粥” n不分优先顺序打电话 n没有充分准备就打重要电话 n电话的谈话离题 n与喜欢的人打电话，容易失去对时间的 控制 6源源不断的信息 n纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报 纸、杂志、期刊、报告 n电子的形式：电子邮件、互联网 n声音的形式：面谈、电视、广播、电话 三. 如何跨越时间陷阱 要事第一 以最终的结果来开始行动（以终为始） 学会说“NO！” 办公桌上的“5 S”运动 恰当、有效地使用电话 筛选信息 1. 要事第一 n“大石头”理论与“二八”定律 nABC法则 n办事的优先次序 n并行工作法 2. 以终为始 n是必须要做的吗？ n不完成会怎样？ n是自己想要的吗？ n和目标直接相关吗？ n回报及收益高吗？ 3. 学会说“NO！” 1.耐心倾听 2.如无法当场决定则要告诉他你还 要考虑长点时间 3.显示慎重 4.表情应和颜悦色 5.态度坚定 3. 学会说“NO！” 6.指出拒绝的理由 7.拒绝的是请托而不是他 8.如有可能为他提供其他可行途径 9.切忌透过第三者来拒绝 4办公桌上的“5 S”运动 n整理 整顿 清扫 清洁 修养 n整理废纸篓的作用 n文件存档系统 n“各就各位”的摆置 n集中精力做一件事 n不要总是重复处理同一文件 n不要为了表面的整洁而塞入一处 n下班前的清理 5有效、恰当地利用电话 n选择打电话的时间 n按照优先顺序打电话 n清楚每个电话要讨论的要点 n对于自己花在每个电话的时间，做 到心中有数 6 筛选信息 n迅速处理 n妥善存放 n没有保存价值的资料就销毁 运筹他人的时间 时间管理矩阵图 危机 紧紧急的问题问题 有限期的任务务、会议议 准备备事项项 准备备事项项 预预防工作 价值观值观 的澄清 计计划 关系的建立 真正的休闲闲充电电 授能自主管理 干扰扰，一些电话电话 一些信件、报报告 许许多紧紧急事件 许许多凑热闹热闹 的活动动 细琐细琐 、忙碌的工作 一些电话电话 浪费时间费时间 的事 “逃避性”活动动 无关紧紧要的信件 看太多的电视电视 紧急不紧急 重要不重要 五、时间管理的工具 1月历 2 行事历与甘特表 3 效率手册 4 商务通与订房卡 5 闹钟 6. 其它工具 六. 你的计划 确立目标 探寻达成目标之各种途径 转化为每周或每日之工作事 编排每周或每日的行事次序并执行之 定期检讨 谢谢大家！