文書流程管理實務與常見缺失 主講人：行政院研考會科長翁栢萱 98.12.18 內容架構內容架構 一、流程管理作業原則 ( (一一) )收文登錄收文登錄 ( (二二) )改分作業改分作業 ( (三三) )時間註記時間註記 ( (四四) )制度研訂制度研訂 ( (五五) )時效統計時效統計 ( (六六) )異常分析異常分析 ( (七七) )稽催作業稽催作業 ( (八八) )展期申請展期申請 ( (九九) )急要案件急要案件 ( (十十) )文書簡化文書簡化 ( (十一十一) )公文檢核公文檢核 二、各類公文時效管制 ( (一一) )一般公文一般公文 ( (二二) )專案管制案件專案管制案件 ( (三三) )人民申請案件人民申請案件 ( (四四) )人民陳情案件人民陳情案件 ( (五五) )立法委員質詢案件立法委員質詢案件 1 一、流程管理作業原則 ( (一一) )收文登錄收文登錄 缺失現象 總收文或單位收文人員未依規定辦理收文編號 登錄，或未加蓋收文日期編號戳或條碼。 規定作法 資料登錄為管制基礎，應隨時檢查公文 收發登錄流程，加強教育總收及單位收 文人員公文登錄觀念。 2 ( (一一) )收文登錄收文登錄( (續 續) ) 缺失現象 未能依時效管制類別分類登錄，例如將人民 陳情及申請案件等錯誤登錄為一般公文。 規定作法 不同類別公文處理時限及時效計算標準 有區別，應加強分文人員之公文類別 判別訓練，依管制類別區分正確登錄。 3 ( (一一) )收文登錄收文登錄( (續 續) ) 缺失現象 總收文或單位收文人員未能於收文當日或次日 完成登錄作業。 規定作法 每日下班前2小時收到之公文，應於當日 編號登錄分送承辦單位，惟急要公文應 隨到隨辦。當日收文應蓋當日收文日期 編號戳及條碼。 4 ( (二二) )改分作業改分作業 缺失現象 部分來文內容涉及二個單位以上案件，常有發 生一再簽請改分情形，並有單位收受改分公文 後，另行以改分日期登錄起算時效現象。 規定作法 公文改分作業應至遲於收文次日確定主辦 單位，單位間有分文爭議案件，應指定專 人(副首長或主任秘書)協調判定。改分 公文之管制或統計時效起算點，仍以總收 文原登錄收文日期為準。 5 ( (三三) )時間註記時間註記 缺失現象 文書處理過程中之有關人員，僅於文面註明 日期，未確遵規定格式註明時間。 規定作法 文面適當位置應蓋章或簽名，並應註明時分 (例如11月28日16時，得縮記為 1128/1600)，以明責任。 6 ( (四四) )制度研訂制度研訂 缺失現象 尚未建構文書流程管理原則、標準、方法、 獎懲規定及稽核計畫之研訂等管理制度，或 舊有制度未依新頒規定重予檢討研修。 規定作法 文書流程專責管制單位應依手冊第二章 規定，加速建構或研修機關管理制度， 俾為機關落實推動文書流程管理之基礎。 7 ( (五五) )時效統計時效統計 缺失現象 未要求附屬機關(構)定期提送公文時效統計 資料，即時掌握附屬機關(構)公文時效作業 狀況。 規定作法 應研訂提報作業相關規範，要求所屬 機關(構)按月提送，並依統計時效 定期分析，作為檢討改進的依據。 8 ( (五五) )時效統計時效統計( (續 續) ) 缺失現象 對於統計資料異常情形未能即時查明原因， 例如當月份之截至上月待辦件數與前月份 待辦公文件數欄位數據落差過大等現象。 規定作法 應確實查對資料異常是否係電腦統計程式 或作業流程誤差造成，俾適時更正程式或 導正作業流程。 9 ( (六六) )異常分析異常分析 缺失現象 處理公文以先存後辦或附件抽辦， 文存方式，逃避時效管制。 規定作法 宣導正確時效管制觀念，並加強抽查 存查及創稿案件分析，防杜逃避稽催 情事。 10 ( (六六) )異常分析異常分析( (續 續) ) 缺失現象 部分公文辦理時程偏長，惟管制單位並未就 該類案件進行檢討分析。 規定作法 對超過處理時限30日以上未結案件應予 個案(件)分析處理，並定期簽陳機關 首長核閱或提報主管會報檢討。 11 ( (七七) )稽催作業稽催作業 缺失現象 未明確訂定稽催作業規定以供遵循，或實際作業 流於形式未臻確實，雖進行定期稽催，然並未產 生應有督促作用。 規定作法 應速訂定機關內部作業規定，落實稽催實際 作業，實施方式包含承辦人自我檢查、電腦 系統協助稽催、單位收發人員協助查催、單 位主管督導催辦及文書單位綜合稽催等。 12 ( (八八) )展期申請展期申請 缺失現象 未明確訂定展期機制以供遵循，或未完全落實 展期作業，例如展期申請作業欠嚴謹，案件未 依規定申請展期。 規定作法 應依案件所涉業務性質或複雜程度，分別訂定 申請展期期限，利用資訊系統簡化處理流程， 並分層授權各級權責主管核決；案件無法於規 定時間內辦結，應屆滿處理時限前提出展期； 辦理展期之公文以逾期案件列計，惟未屆展延 結案日期前不列入稽催範圍。 13 ( (九九) )急要案件急要案件 缺失現象 部分來文屬急件或時效性未能適當處理，延誤 處理時限。 規定作法 應以目標管理，控管案件簽辦、陳核、 發文、送達等流程，並注意處理流程各 階段之查催。 14 ( (十十) )文書簡化文書簡化 缺失現象 部分機關對於通知性質文書仍逐級函轉，未能 落實簡化作業。 規定作法 對於無機密性之通案，應於電子公布欄 公布或採內部網路轉送。 15 ( (十一十一) )公文檢核公文檢核 缺失現象 未依規定辦理機關本部公文檢核，或對所屬 機關進行定期、不定期公文檢核。 規定作法 各機關應依手冊規定，各執行機關至少 每半年應自行查考一次、各主管機關對 所屬單位至少每年查考一次。 16 二、各類公文時效管制 ( (一一) )一般公文一般公文 缺失現象 開會通知單逕以來文速別進行管制。 規定作法 凡開會或會勘通知單等通知性質之文書， 其處理時限應以所指定開會、會勘日期 為準或以會後報告簽陳日進行管制。 17 ( (一一) )一般公文一般公文( (續 續) ) 缺失現象 公文資訊系統未設計限期公文管制功能，或 系統之限期公文限辦日期及發文使用日數計 算未符規定。 規定作法 應儘速參照文書流程管理手冊相關規定 進行系統建置，其限辦日期係包含假日 計算。 18 ( (一一) )一般公文一般公文( (續 續) ) 缺失現象 公文會簽時間過於冗長，時效管制未能落實。 規定作法 機關內部送會公文應儘量會商，會商方 式得以電洽、簽稿會核單、小組會商、 自行持稿送會、以書函洽商等方式，並 按傳遞速別卷宗時限辦理；會辦文件受會單位 應以速件(3天)管制處理。 19 ( (一一) )一般公文一般公文( (續 續) ) 缺失現象 代理人制度未能落實，延誤公文處理時效。 規定作法 應落實職務代理人制度，並強化內部 管理，以避免公文積壓。 20 ( (二二) )專案管制案件專案管制案件 缺失現象 部分機關尚未建立專案管制案件制度，或雖 已建立專案管制案件作業程序，惟未予宣導 說明。 規定作法 應請依規定設計申請審核作業及流程， 加速建構適當申請表單、陳核程序、管 制方式等。 21 ( (二二) )專案管制案件專案管制案件( (續 續) ) 缺失現象 部分機關對符合專案管制申請實質要件之繁雜 案件，未能列入專案管制案件類別進行以案管 制。 規定作法 建議就涉及政策、法令，或需多方會辦、 分辦的複雜案件，宜適切促請承辦人員於 原處理時限屆滿前提出申請，列入專案管 制，俾藉由釐訂各項作業時程、定期提報 執行進度等專案管制措施適當督催時效。 22 ( (二二) )專案管制案件專案管制案件( (續 續) ) 缺失現象 部分機關雖已建立專案管制案件申請、審核等相關管 制作業，惟列入專案管制案件者未能符合原處理期 限屆滿前提出申請及由主管單位定期提報執行情 形至結案為止等程序要件，或符合需長時間多方面 研議且需時30日以上方可辦結的繁雜案件之申請實質 要件。 規定作法 專案管制案件依規定須於原件處理時限屆滿前， 敘明名稱與申請理由並訂定作業時程及預定完 成時間，簽請機首長或幕僚長核淮，專責專制 單位宜請嚴格審核。 23 ( (三三) )人民申請案件人民申請案件 缺失現象 人民申請案件未依規定分類編目，訂定處理期限， 並辦理公告，或雖已公告處理時限，惟並未依 公告期限進行管制，或未依案件性質評估處理 時限有所公告期限偏長現象。 規定作法 應配合行政程序法規定，檢視所主管法規有 否人民依該等法規得提出申請者，由各業務 單位確實清查未公告處理期間之人民申請案 件項目，專責管制單位應將所屬機關單位公 告之人民申請案件處理時限公告於機關網站 ，並依各類別案件之時限進行管制稽催。 24 ( (三三) )人民申請案件人民申請案件( (續 續) ) 缺失現象 部分申請案件未依全程管制原則進行以案管制 ，常有以先存後辦、函請補件或請相關機關就 權責事項審查時即銷號結案之情形。 規定作法 管制單位應嚴格要求在處理人民申請案件時 ，以案為單元處理、統計，單位內部處理過 程中，凡屬通知補(件)、會勘(查)、會 議(商)、請釋(示)、查詢及有關機關間 公文往返等，應依一般公文創稿或原案附號 辦理，不得以原文號銷號結案。 25 ( (四四) )人民陳情案件人民陳情案件 缺失現象 來函明確註記陳情者歸類為人民陳情案外，民眾 以其他管道方式陳情者(例電子郵件)多以一般公文進行 管制，未按公文實質內容正確分類。 規定作法 凡屬行政程序法第168條規定之人民對於行政 興革之建議、行政法令之查詢、行政違失之舉 發或行政上權益之維護等事項，均應歸類為 人民陳情案件，無論機關收文、單位收文或 首長收受轉下之陳情案件、陳情人親赴機關 陳情、以電話及電子郵遞傳送陳情者，皆應 確實依全面管制原則分類登錄管制。 26 ( (四四) )人民陳情案件人民陳情案件( (續 續) ) 缺失現象 部分人民陳情案件案情單純，可於較短時間內 辦結，惟仍以30日之處理時限進行管制。 規定作法 各機關之陳情案件，應視業務性質分別訂 定處理時限並以公布於機關資訊網等方式 公告週知，各種處理時限不得超過30日。 例如：行政院院長電子民意信箱限辦日期為5天 ，首長電子民意信箱限辦日期7天等。 27 ( (四四) )人民陳情案件人民陳情案件( (續 續) ) 缺失現象 部分人民陳情案件於承辦單位函請陳情人到會 面談，或於函請他機關表示意見後即辦理銷號 ，並未以案情實質妥處為解除列管條件。 規定作法 陳情案件應以案實施全程時效管制，並以 案件實質妥處為解除管制條件，凡屬案件 辦理過程的收發文件，應以一般公文創稿 或原案附號辦理，不得以原文號銷號結案。 28 ( (五五) )立法委員質詢案件立法委員質詢案件 缺失現象 登錄歸類及件數統計錯誤，部分非屬質詢案件 併入管制列計。 規定作法 立法委員質詢案件係以經由電子交換方式 收發的件數為準，即以經由立法院答詢系 統內之施政質詢及專案質詢案件為計算單 元，其餘立法委員辦理公聽會、立法委員 向機關索取資料及機關辦理立法委員質詢 擬答題庫等公文不納入計算範圍。 簡報完畢 敬請指教 知识回顾知识回顾 Knowledge Knowledge ReviewReview