有关策略的几个方面 信息服务的特许权 作为一种服务机构的信息服务部门，它通常执行来自上级管理部门和它所服务的业务部门或个人的指示和请求。随着信息服务范围的扩大和趋于分散化，用户和信息服务的职责界限被混淆了，因此，必须细致地加以区分。信息服务的特许权通常情况下有如下几方面的职责：输入/输出控制、硬件选择和采用、数据库综合、字处理等等。当公司批准的信息服务特许权不起作用时，信息服务和其它领域的职责就会发生矛盾。 当信息服务职责受到破坏时，可能发生的典型例子就是小型机和字处理设备的失控扩散，这种扩散能够导致兼容性和综合性方面的问题。信息服务的特许权有时同既定的信息服务策略相重叠，这对于行使特许权没有妨碍。行使特许权时应对用户管理部门和信息服务部门的职责作书面说明。 1.信息服务部门的职责。一个典型公司的信息服务部门可能要承担下列职责： (1)信息服务标准和规程的制定 (2)数据库管理 (3)负责信息系统的开发、操作、改进和维护 (4)对硬件设备的维护和保养 (5)精度控制(在完成原始文件之后) (6)物理和逻辑的安全性 (7)向公司提出有关计算机信息系统使用的建议 (8)信息服务的远景规划和信息系统的综合 (9)用户培训 (10)硬件/软件的评价和选择(包括考虑用户的需要) (11)包括计算机设备(用户设施)的所有物理设施的确定 (12)使信息服务符合国家法律 (13)为了与所有的厂商联系进行全面调查 (14)字处理和办公室自动化的方案提出 (15)过程控制(数字控制设备、计算机辅助制造以及计算机辅助设计)方式的确定 (16)促进新系统的开发 2.用户的职责。一旦正式行使信息服务特许权，各个部门的职责就不言而喻了。有些职责不必专门写进信息服务的特许权内(这也许是一个好主意)。下列的活动通常是用户的职责： (1)完成原始文件(精确而又明了) (2)数据录入(目前已倾向于使数据录入工作尽可能在接近数据源处进行) (3)根据标准规程提出服务请求 (4)通知数据库管理员对数据元素和记录进行变更 (5)培训信息服务人员 (6)正如在系统开发方法中所指明的那样，参加系统开发过程 (7)参加验收试验 (8)定期地检查生产系统(与信息服务人员合作) (9)确定优先权和其它高级指导委员的职责 尽管以上特许权与有关方面具有坚实的逻辑基础，但客观情况仍允许某些公司根据本公司的情况删除、增加及改变有关内容。 人员信息 大多数公司都有关于公司人员和顾客的数据库，这样的数据库包含有使人感兴趣的数据和信息。无论什么时候只要涉及到人员信息，各人总有某些不言而喻的个人偏见。因此，必须制定最佳地使用人员的策略。 人员信息的利用是建立在“客观现实”的基础上的，在制定使用人员信息的策略时，应注意公司内外人员的信息向谁公布、什么时候公布以及公布的次数。 硬件 随着越来越廉价的、功能更强的计算机和独立的字处理计算机的出现，深谋远虑的公司办公人员不得不迅速实行并建立一个确保硬件兼容的策略。硬件的选择影响系统设计。硬件的选择不仅影响系统的可靠性，而且还影响系统和数据库的兼容性。计算机硬件的失控扩散不可避免地会延误实现综合信息系统的进展。 高级信息服务指导委员会总裁、执行委员会和董事会应该尽可能建立书面策略(或指示)，以指导高级信息服务指导委员会的工作，并给予其权力。 系统优先权 公司信息服务资源的分配是用户管理人员的主要职责。信息服务的领导更为关心“如何”分配资源而不用注意向“何处”分配资源。为此，用户管理人员和信息服务政策委员会在建立系统优先权时，应该建立并贯彻规定(公司的标准)。按照最高优先权在前的原则，下面列出优先权的标准，以供考虑： 1.停止系统的运行(无论何种原因) 2.法定的或受规章限制的要求 3.形成重大决策所必需的管理服务请求 4.储蓄/收益的水平 5.其它难以确定的标准如果不按照上述先后顺序考虑问题，就不可能正确使用优先权。决策者还必须考虑经济危机、技术风险、工作危险，以及难以确定的其它方面的因素：紧急事件、设备能力、可用的专门知识、重复要求、系统依赖性、人力有效利用率、资金的有效利用率和项目完成的期限。