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公司文书管理办法 一、 文书管理包含收取文件及制发文件两种。二、 外来文件包含公文、电报、传真资料等项。内部制发文件包含本公司内部文件和对外业务文件。三、 收文:1、 外来文件收文由公司总务部收发室承办(直接寄到各部厂的文件由各部厂管理单位收文)。2、 外来文件收文时,由收发室登记入“收发文登记簿”3、 内部制发文件收文时,由各部厂编号及填写“公文会签单”后,送收发室登记入“收发文稿登记簿”。四、 制发:填写“发文呈批单”,编列文号,并填写“公文会签单”,注明本案应会签部门后送总公司收发室登记处理。五、 分文:1、 收发室收文登记后,根据业务性质分送各有关部厂处理。2、 内部发文呈批单做收文登记后,根据文件内容性质分送有关单位会签处理。六、 会签:1、 各单位收到需参与会签的呈批件时,须本着本单位的职责认真表达对本件草案的意见,并尽量提供相关资料供企划单位参考。2、 公文会签后,再依“公文会签单”内所指定会签顺序,转送其他会签单位,若本单位为最后一个会签单位,则处理后将本呈批件转送秘书室处理。七、 审核:秘书室根据各单位签办理意见,汇总整理出一个结论(若各部厂意见不一致,需由秘书室居间协调送叫经理核定)。八、 批示:总经理或其他被授权批示者做最终的肯定、否定等批示,并签字。九、 执行:1、 秘书室根据总经理批示内容将公文影印1份送执行单位办理,公文正本送收发室归档存查。2、 需对外发文时,应由收发室打印、盖章、封装、寄发、,呈批件原件和打印件二份紧档存查。寄发文件前须填写“收发文登记簿。”十、 归档:1、 任何签呈正本需交由总务部(科)归档存查。2、 若执行单位必需使用正本时,可暂时借出使用后归还,若正本必需寄出且无法取回,可存档复印件。3、 存档文件普通件保存三年,机密保存十年,届时列表报准监销。十一、 公文机密等级及处理规定:1、 普通件:公关方式处理。2、密件:须子公司部门领导人以上人员核阅处理。3、机密件:须公司部门或子公司领导人总经理级以上人员核阅处理。4、极机密件:须部经理级以上人员核阅处理。5、各级人员处理密件资料,须严守秘密。泄密而造成损害,由泄密人员负责并接受处分。6、密件文件递送时,应以信封袋加密封装,寄件人及收件人拆阅时均须在登记簿上签名。十二、 公文处理时限:1、 特急件:随到随办。2、 争件:一天内处理完毕。3、 普通件:三天内处理完毕。4、 超过处理时限的文件,由秘书室催办。5、 各级审核人员及会签人员均需在公文签呈上签名,并标示日期,以明确责任。
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