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精品资料网(http:/www.cnshu.cn)25万份精华管理资料,2万多集管理视频讲座 会议团体接待程序 审 核: 制 作: 编 号版 次生效日期第 页 共 页一、目的:为更好地拓展客源,巩固酒店的稳定客户群体,特制定本会议团体接待程序,以作为酒店日常会议团体接待的依据。二、 范围:凡任何客户委托在酒店内召开之会议,均依此程序执行。 三、权责: 31 接受会议预订及报价:销售代表 32 商定价格及订立会议合同:销售代表 33 会议价格及合同审核:销售部经理 34 会议合同条款实施通知:会议接待员 35 会议具体实施部门:酒店各有关部门 36会议后信息反馈评估部门:销售部 四、定义:无 五、作业流程图(如附件一) 六、作业内容61酒店内所有会议团体接待均由销售部负责接受预订、接待,各部门若接受各 类会议信息,应及时告知销售部。62销售部制定各类房价、场租费等相应权限,并派销售代表进行各类会议信息 收集,同时与各目标客户进行联系,了解其需求。63销售代表根据其会议类型、规模、价格等要求迅速进行可行性评估,与各相 关部门进行简单探讨,确认该会议是否予以接待,可行后即在所给予相应权 限范围内报价,超过权限则请求部门经理审核后再予报价。大型及重要会议 可报总经理审核,若审核不通过,则应重新拟价。64销售代表在确定各种价格、要求后,交与客户确认。65销售代表根据客户已接受的报价内容及进一步协商结果,与会务方订立会议 合同书(附件二)。67会议合同书中应注明会议名称、时间付款方式及用房、用餐、会场、宣传品、 娱乐等各项要求,要求较为复杂的,在备注上加以注明。68销售代表拟好会议合同后,须经销售部经理审核,当销售部经理不核准时, 应修改其内容,重新拟定合同69当销售部经理核准后,销售人员方可将合同送交客户。610当客户不接受合约中的所有条款时,销售人员应与客户进一步协商,重新拟 定新的合约,依上述办法办理。611当客户接受合约中的条款时,双方签署合约,一式两份,双方各保存一份, 合约签署后,销售代表应对合约的执行情况进行追踪,以确保合约的顺利执行。612销售代表将会议要求、价格等事宜制作会议接待通知单(附件三), 由销售 部经理核准签字。613销售部确立一会议团队接待员,负责会议期间一切事宜,并由其将会议接待 通知单发至会议各相关部门,并由各部门经理签字收取,在必要时回复意见。614销售部会议接待通知单须向各相关部门通知事宜(附件四)。615会议实施前若有变动事项,会议团队接待单上加盖“变更章”,由销售部经 理审核后通知各相关部门,并在会议召开前10小时准备就绪。616会议实施过程中若有变动,应与会务方确定双方责任,若属会务方责任,应 秉着为客人着想的原则,尽力为其提供方便,若酒店方责任,则承担一切后果。617若遇预订会议取消,会议团队接待单上加盖“取消章”,由销售部经理审核 后通知各相关部门。618若因会务方之故,会议变动或会议取消而产生相应之费用,由会议接洽之销 售代表与会务方联系酌情给予赔偿。619销售部负责接待会议期间会议客人之投诉,并汇同各被投诉相关部门及时将 各处理意见回复客人。620销售部会议团队接待员负责在会议结束同时,评估会议运作情况,必要时请 会务方填写建议、意见,同时将会议资料收集归类,交销售部文员存档,以作 为相应作业对象选择参考之依据。 七、相关文件、资料71 销售部销售手册72销售部关于协调会议团体、旅游团队的接待事宜之会议文件73销售部销售主管级、销售代表级房价操作权限 八、表单 81会议合同书 (附件二) 82会议团队接待单(附件三) 83团队确认单 (附件四) 84客户信息反馈表(附件五) 86客户资料一览表(附件六)精品资料网(http:/www.cnshu.cn) 专业提供企管培训资料
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