企业内部自动化 OA 管理系统简介LotusNotesOASolution 上海高宇昌弘软件咨询有限公司 AndyLuAndy lu tw021 62791392ext 103 企业理念 EverScience EverService EverSatisfaction以科技为本 以服务至上 以客户满意为先 高成科技以创新积极的心 优异领先的技术 提供客户最适当之资讯服务 获得来自顾客及合作伙伴的无数掌声 掌握核心技术 提供最佳服务 追求客户满意 是我们恒久不变的目标 产品及服务简介 提供最佳的企业系統服務 严谨的项目管理制度拥有一流的技术 服务团队最完整企事业应用系统解决方案台湾拥有最专业的金融 证券相关系统导入经验之技术团队唯一同时拥有Java Notes NET SAP系统整合技术团队 企业优势 丰富经验为基础专才专业为导向满意品质为保证客戶信任为目标 办公室自动化管理系统 讨论园地 公布栏 会议管理系统采购管理 财产管理 出纳付款 印刷品管理差假管理 加班管理 人事报到流程系统信息处问题单 系统异动处理 数据修改单公文系统 提案系统 问卷系统项目管理系统 工作日志系统逾期催收系统 办公室自动化管理系统简介 一 一般自动化管理系统公布栏 业务交办追踪 会议管理系统 公文系统 问卷系统 计算机设备暨合约管理系统 规章手册 项目控管 工作日志二 总务室自动化管理系统采购管理系统 财产管理系统 印刷品管理系统 出纳付款系统 车资申请管理系统三 人事室自动化管理系统差假管理系统 加班管理系统 人事报到流程系统 人事各类表单系统四 逾期催收管理系统电催系统 法催系统 外催系统 一般自动化管理 公布栏业务交办追踪会议管理系统公文系统问卷系统计算机设备暨合约管理系统规章手册专案控管工作日志 一般自动化管理功能特色 公布栏 提供一个公告空间 实时传递重要讯息业务交办追踪系统 在线追踪交办案件处理状态会议管理系统 会议室及资源基本数据管理 且具有签核流程及在线追踪功能公文系统 提供公文积压天数查询 公文速别如为急件或特急件 系统自动发邮件稽催问卷系统 简化问卷建立之程序 并具填写回函功能及问卷状态多种查询计算机设备暨合约管理系统 提供合约内容说明及合约原文的查阅并与采购及维护合约管理系统整合规章手册系统 手册文件分类与查询功能 及手册状态可弹性变更的设计项目控管系统 项目控管与信息分享 完整记载每一项目执行情形及相关统计查询功能工作日志系统 提供每日工作纪录表 可供员工自行登录每日多笔工作事项与多种人力工时统计查询与报表整理打印 9 一般自动化管理 公布栏提供一个内部公告之空间 实时传递重要讯息可依公告类别实施权限控管 经主管核准后方可公告 公告有效期限控管功能可依公告主题或类别等查询业务交办追踪两种流程模块设计 依需求不同 弹性运用从登记 分文 拟办 审核到发文 流程完整在线追踪交办案件处理状态透过控管截止日的设定 达到稽催功能 一般自动化管理 会议管理系统会议室及资源基本数据管理会议通知功能 有签核流程 可进行会议室预约可键入会议相关资料 包含主持人 列席人员等会议记录填写功能 有签核流程在线查询预约成功与否在线追踪流程状态 一般自动化管理 公文管理系统收发文流程 公文调阅单流程公文积压天数查询 速别层级提供 系统自动发邮件稽催平行会签 顺序会签 先会后批 先批后会功能记录有阅读过的NotesID 提供记录文件打印或查询功能问卷系统可针对内部需进行意见调查之议题 进行问卷通知依问卷模板建立新问卷之功能并简化问卷建立之程序针对特定问卷填写回函功能问卷可应用在教育训练上问卷回收统计功能 一般自动化管理 计算机设备暨合约管理系统采购及维护合约分类管理且相互关连机器序号 使用状态 维护状态 装置地点等数据管理及机器移转轨迹保留合约编号 金额 签约日 起讫日 验收日及维护费等数据管理合约查询功能规章手册手册文件申请单填写功能 手册文件分类功能及状态呈现系统自动会Default文件作者字段值在视界中可依类别 制定单位 检索 状态查询 一般自动化管理 项目管理统一项目名称及代号 并汇整相关项目信息 详细纪录项目执行情形 含工作事项 执行情形 进度记录 会议记录 建议事项 相关合约文件等完整记载完成项目 未完成项目 预计完成日 实际完成日 实际人力成本 延误原因 解决方案另提供项目特殊原因说明功能统计查询 含投入人力统计表 百分比 硬件成本之统计 一般自动化管理 工作日志系统提供每日工作纪录表 供员工自行登录每日多笔工作事项 例行性工作登录连结项目管理系统数据库 自动带出相关数据 并自动将工时数据累积回原处理单号之表单每日工作记录表可输入该工作类型 需求单位 工作内容说明 工时 公出与否 公出起迄时间 整批批核功能与检查多种人力工作项目等工时统计各专案处理人员耗费的工时统计及报表 总务室自动化管理系统 请购 采购管理系统财产管理系统印刷品管理系统出纳付款管理系统出资付款申请系统 总务室自动化管理功能特色 采购管理系统 请购单系统自动编请购案号 采用不限定项目表格填写 所写项目自动产生询价单 订购单 并可依照实际需要会办不同部室财产管理系统 系统自动提供财产编列序号 于每月完成月末提列折旧处理作业后可提供会计室作帐及各单位盘点财产使用印刷品管理系统 统一管理总务室的所有物品之整批对外订购及领用之程序 系统定期自动检查库存不足的物品 通知相关人员处理出纳管理系统 年度之 公关费 及 特支费 可用额度的设定 系统并自动记录年度各笔支出记录 以方便追踪查询车资申请管理系统 可整合差假系统及加班系统 防止车资浮报弊端 并具报表统计功能 总务室自动化管理系统 请购 采购系统系统自动编请购单案号 建构厂商数据库 方便厂商数据管理 附件连结采购对象之规格及相关条款等 采用不限定项目表格填写 所填写项目自动产生询价单 订购单 可依不同金额呈核相关单位主管进行核决 可依照实际需要会办不同部室 不限定会办个数 会办单位可填注意见 提供查询请购状况 可避免积压 提供统计功能 含厂商统计商品统计与预算统计 总务室自动化管理系统 财产管理系统系统提供财产购置 增添改良 移转 出售 报废 耐用年数变更 月末提列折旧处理 系统自动依财产编号 编列财产序号 根据输入的资料 自动计算出相关的折旧率 月份折旧金额 预留残值 等资料 每月完成月末提列折旧处理作业后的报表打印 提供会计室作帐及各单位盘点财产使用 提供打印财产标签 方便追踪管理所有的财产 相关单位可直接查询所属部门之财产数据 总务室自动化管理系统 印刷品管理系统统一管理总务室的所有物品之整批对外订购及领用之程序 库存物品做系统化管理 物品之单价 数量 安全库存量 可否请购 等 总务室通知各部室申请物品 并限期缴回申请单 逾期申请之单位 系统将自动扣绩效分数 自动统计各申请项目数量的视图 直接打印订购单向厂商订货 定期自动检查库存不足的物品 通知相关人员处理 提供多种查询视界 如日期 部室 费用分摊 状态 年度绩效扣分等之查询方式 不需人工整理归档 亦可方便快速的调阅资料 总务室自动化管理系统 出纳付款管理系统由出纳及会计人员设定年度之 公关费及 特支费 可用额度提供传票表单 可由付款数据拆 合传票 或单独新增传票 窗体使用弹性大 系统提供有整批处理的功能 可一次处理多份数据之签核提供付款数据整批输入支票号码系统自动记录年度各笔支出记录 以方便追踪查询 打印厂商付款记录簿视界提供更严密的控管 区分各部室数据及处理人员可查阅之数据 提供传票文件出成上传档案功能 可将数据提供给其它系统使用 总务室自动化管理系统 车资申请系统整合差假系统及加班系统连结差假系统之公出单自动带出公出事由与地点 供主管参考 批核代理人机制 系统自动判断主管请假 则系统自动传送给代理人代为批核系统自动判断申请人之职等是否需与加班单连结并带入加班时间与地点数据 申请人可一次申请多笔公出或加班 但总金额有上限出纳作业部门报领通知单 打印实体文供申请人签收车资支付统计表系统显示已打印与否在作业画面上 避免重复打印 重复支付 22 人事室自动化管理系统 差假管理系统加班管理系統人事报到流程人事各类表单系统 人事室自动化管理功能特色 差假管理系统 多种假别设定文件的维护 代理人功能整合门禁刷卡系统 进行资料比对加班管理系统 加班单填写申请时间可控管 加班班别设定档维护并具报表与统计功能人事报到流程系统 可充分掌握新进人员报到状态并提供主管逾期报表 以稽核人事经办处理效率人事室各类窗体系统 含各类证明申请书 依其作业流程 执行不同申请流程可简化人事作业 大幅降低数据传递时间与费用 提升作业效率 人事室自动化管理系统 差假系统各种设定档维护假日设定档维护 假别设定档维护 个人差假纪录表维护 上下班时间维护系统自动判断不同假别 请假日数 职务或部门而有不同的申请流程提供代理人制度检查假单是否重复申请 是则不可再申请 提供主管整批签核功能特殊假日处理机制 如台风查询 个人已请假及可剩余请假日数查询 今日请假人员查询 部门请假状况查询数据以文字文件汇出或直接与其它系统结合 整合门禁刷卡系统 进行数据比对 人事室自动化管理系统 加班系统加班单填写申请时间可控管并依劳基法规定 不同费率计算加班费多种班别设定档维护 加班申请时自动检核班别时间依加班性质区分为正常加班 假日加班 特殊事故等 可据以判断给予补休 加班费 不同费率 或误餐费提供多种统计报表 如加班时数统计表 超过法令时数统计表等查询功能 依月份统计查询 依个人统计查询等资料以文字文件汇出或直接与其它系统结合整合门禁刷卡系统 进行资料比对 人事室自动化管理系统 人事报到流程人事单位可充分掌握新进人员报到状态及证件 制服等缴交领收状况提供各个人事经办整批处理功能逾期提醒功能异动处理功能提供主管逾期报表 以稽核人事经办处理效率 人事室自动化管理系统 人事各类表单系统内含各类证明申请书如 在职 离职证明书 准假证明书 健保转出证明等 职章申请表 健保眷属加入退出申请表各表单依其作业流程 执行不同申请流程提供表单代填功能其它人事相关窗体下载功能查询功能提供 申请状况查询健保眷属加入退出表可汇出数据供人事薪资系统使用职章申请表提供统计功能 公司负担与自行负担案件统计简化人事作业 大幅降低数据传递时间与费用 提升作业效率 问答总结 Q A 知识回顾KnowledgeReview