2 1工作流程与组织结构设计 学习目标 万一网制作收集整理 未经授权请勿转载转发 违者必究 工作流程设计组织结构设计 组织结构设计 工作流程设计 授课方式 多媒体教室教师重点知识讲解智能教室资料查询校外调研收集企业资料以6 8人团队开展学习 任务实施步骤 项目4生产计划 任务背景 乡村基 CSC 中式快餐连锁店于1996年11月23日在重庆成立 并引入美国CSC CountryStyleCooking 国际管理公司的营运模式 从重庆市场起始到上海 成都 西安等区域市场 乡村基正朝向2010年全国省会及一线城市重点开发100家以上的直营连锁餐厅 并进入企业的第三代乡村基标准化建制 乡村基 原来名为 乡村鸡 英文缩写字母仍然采用CSC 但意思却由CountryStyleChicken 乡村鸡 变成了CountryStyleCooking 乡村基 意为乡村原始风味烹饪 乡村基采取直营连锁形式 集中式生产 标准化产品经营方式来持续保证食品质量 力争QS ISO HACCP三证均备的质量保证体系 提供丰富美味新鲜的健康食品成为追求健康 时尚人士的首选品牌 力争打造最快捷服务的中国快餐第一品牌 乡村基创造了巅峰时刻接待顾客超过2800余人的最佳记录 专业的餐厅管理组织和厨房管理组织坚持L Q S C P V的经营定位 作为顾客 我家的厨房 乡村基已成为西南地区市场占有率最高的快餐连锁品牌 任务布置 2014年是乡村基成立的第18个年头 在这一年初乡村基计划在陈家桥开1家连锁店 如果你是该公司指定的一个市场拓展部主管 请你根据调研掌握的乡村基陈家桥店项目实际情况 帮助完成其分店员工配置工作 任务1 调研学习设计乡村基新门店工作流程 任务2 设计乡村基陈家桥店的组织结构 2 1业务流程2 1 1业务流程的界定 流程 流程是一系列活动的组合 这一组合接受各种投入要素 包括 信息 资金 人员 技术 文档等 最后通过流程产生所期望的结果 包括产品 服务或某种决策结果 业务流程是指在组织内部 流转 的一系列相关的活动 是业务与业务之间的传递或转移的动态过程 业务流程不仅仅限于一个单一的功能或者单一的部门并且能够贯穿始终地反映经营情况 万一网制作收集整理 未经授权请勿转载转发 违者必究 任务1分析 2 1 2业务流程设计 业务流程设计分析流程 任务1分析 市场调研情况企业自身资源 经营战略 产品 服务分析 确定核心流程 确定支持流程 填写流程说明 确定流程涉及各个部门和岗位 画出动作和表单 按照先后次序连线 标上序号 调整修正 流程名称 流程编号 一 目的 二 使用范围 三 流程说明 四 相关表单 五 相关制度 流程说明草稿 问卷 任务1分析 流程问题调查问卷流程名称 所属部门 您建议的解决办法 任务1分析 订单管理流程 分公司 客户 销售部 财务部 物流公司 未上线办事处编制要货通知单 要货通知单 销售订单录入和预定 运输计划 方式 运量确认 办理出库 释放暂挂订单 打印提货单 库存调度签库 5 9 6 7 2 要货通知单 货款证明 8 1 上线办事处进行销售订单录入和预定 2 系统检查信贷额度是否够 3 复印要货通知单和货款证明传真 4 提货单 相关资料存档 举例 每天上午 下午各一次进行确认 每日下午3 00对铁运 海运订单进行可发运量的确认 任务1分析 流程说明 一 流程名称 订单管理流程二 流程编号 三 流程目的 规范销售部订单处理过程四 适用范围 销售部非自提订单处理事宜五 流程负责部门 销售部物流公司六 流程描述 举例 任务1分析 续上表 流程说明 七 信息集成责任规定 销售部负责本流程中要货通知单和货款证明的整理和存档 八 相关制度文件 销售业务控制程序九 流程控制点 环节4 对信贷额度的检查控制目的 控制应收帐款控制手段 通过信息化手段已经实现控制依据 关于客户资信额度的相关规定 任务1分析 实用工具 1 流程意图语言适用范围 本流程适用于哪些部门或岗位流程目的 说明设立流程需要规范的事宜或想要达到的目的流程责任部门 指在一个流程中起到主导作用的部门流程控制点 流程各个环节中最关键 能够对整个流程效果起到决定性作用的某几个环节 2 流程工具语言流程图 流程语言中的基础部分 用图示的方式表述企业完成某项事务的过程 流程说明 是流程图的有效补充和说明 相关表单 流程中各环节步骤产生或互相传递的信息数据 多以文档或表格的形式存在 相关制度 与流程执行相关的制度文件 任务1分析 8 流程符号语言 子流程符号 标注符号 信息多表单符号 判断符号 流程连接符号 环节符号 信息表单符号 存档符号 A 继续 是 情况下的流程 是 否 状况表是否被批准 A 对状况表作修改 任务1分析 该标识用于流程图中页和页的连续或者用于从一个决定框转到另一页或另一个流程 当画到页底时 可以在图中最后一项内容后使用连接标识 连接标识的画法 在标识内以A开始 然后写上后续流程所在的页码 例如 A 2是指在第2页上寻找A节点 然后在合适的地方画上对应的流程连接标识 在该标识上写下相同的字母以及被连接的页码 A 继续 是 情况下的流程 是 否 状况表是否被批准 A 对状况表作修改 流程符号语言 任务1分析 需要按实际情况绘制流程需要在整个组织内思考流程需要与流程牵涉的人员交流需要在开始前确认流程的起点和结束需要高层次的流程图 不能按照你自己的想当然绘制流程不能把流程图局限在你自己的部门不能在真空中工作不能在没有确认起点和结束点前试图绘制流程不能陷入太多的细节 流程绘制应注意的要点 任务1分析 流程名称 贷款管理流程 流程编号 一 目的 规范贷款管理 二 使用范围 财务部 总经理 董事长 三 流程说明 四 相关表单 利率 期限要求 贷款合同 三大报表 验资报告 担保合同核保书 五 相关制度 略 流程说明草稿 问卷 举例 第一步 填写流程说明稿 任务1分析 示例 确定流程涉及的各个部门和岗位 第二步 确定流程涉及的各个部门和岗位 排列在空白流程图中 银行 公司财务部 总经理 董事长 任务1分析 第三步 画出动作和表单 示例 将动作和表单填入流程文件 银行 公司财务部 总经理 董事长 预决算管理流程 资金需求 联系银行 提出要求 利率 期限要求 提出资金需求 审批 签字 审批 签字 审批 签字 审批 签字 入账 办理相关手续 与银行签署贷款 合同 寻求抵押 质押 担保方式 落实确定担保单位 提出要求 提供相应材料 审查 贷款 三大报表及相关材料 担保合同核保书 贷款合同 账务记录 是否权限范围内 是否权限范围内 任务1分析 第四步 按照先后次序连线 标上序号 银行 公司财务部 总经理 董事长 预决算管理流程 资金需求 联系银行 提出要求 利率 期限要求 提出资金需求 审批 签字 审批 签字 审批 签字 审批 签字 入账 办理相关手续 与银行签署贷款 合同 寻求抵押 质押 担保方式 落实确定担保单位 提出要求 提供相应材料 审查 贷款 14 15 4 9 11 12 8 7 1 3 5 2 三大报表及相关材料 担保合同核保书 贷款合同 账务记录 13 是否权限范围内 是否权限范围内 6 10 任务1分析 第五步 进行版面调整修正 加入标注 版面步骤的总体走向以从左至右为宜 以照顾到现代人的阅读习惯 每一列中的动作尽量对齐严格按照符号的宽度要求运用各种符号 尽量保证连接符不交叉 任务1分析 三大报表 营业执照复印件 组织机构代码 贷款卡复印件 法人代表身份证复印件 法人代表证 法人简介 验资报告 银行 公司财务部 总经理 董事长 预决算管理流程 资金需求 联系银行 提出要求 利率 期限要求 提出资金需求 审批 签字 审批 签字 审批 签字 审批 签字 入账 办理相关手续 与银行签署贷款 合同 寻求抵押 质押 担保方式 落实确定担保单位 提出要求 提供相应材料 审查 贷款 14 15 4 9 11 12 8 7 1 3 5 2 三大报表及相关材料 担保合同核保书 贷款合同 账务记录 13 是否权限范围内 是否权限范围内 6 10 第五步 进行版面调整修正 加入标注 任务1分析 梳理高铁乘客从购票上车到下车的全部流程 整理绘制成流程图 并标注出可以优化的环节与优化建议 梳理高铁乘客从购票上车到下车的全部流程 整理绘制成流程图 并标注出可以优化的环节与优化建议 小任务 2 2组织结构设计2 2 1组织结构设计要求 劳动分工统一指挥权责对等原则 职权关系的两种形式 直线职权与参谋职权管理幅度和层次 在组织人数不变的情况下 管理幅度宽 则组织层级少 反之 管理幅度窄对应于较多的组织层次 高层管理者因要处理大量复杂的问题 管理幅度应小一些 而低层管理者的管理幅度可以大一些 在组织高层 管理幅度一般为4 8人 低层一般为8 15人 集权与分权部门化 部门的建立通常根据开展工作的职能 所提供的产品和服务 目标顾客 所覆盖的地理区域 或生产工艺流程等 即 职能部门化 产品部门化 顾客部门化 地区部门化 工艺流程部门化 任务2分析 2 2组织结构设计 什么是组织结构 即指一个具有明确的目标的 精心设计的各种职务或职位构成的结构体系 这个结构体系有三个方面的含义 组织结构对构成组织的个体和群体的行为产生影响作用 或者说组织结构控制着组织成员的行为 我们不能做我们想做的事情 而是做组织要我们做的事情 组织结构规定了组织成员活动的规律性 组织结构规定了组织成员的上下班制度 组织成员的工作内容与工作程序 信息沟通过程 决策制定过程 工作业绩评价过程 组织结构具有明确的目的性 组织结构的设计是为了实现一定的目标 因此 要求组织结构的设计与组织所追求的目标上匹配 这个目标包括有组织的目标 个人的目标以及社会的目标 当然 组织结构是否能有利于组织所追求的目标的实现 与组织结构设计者的能力和动机有关 2 2组织结构设计 任务2分析 组织结构设计的含义就是导致一个组织结构形成的管理决策和行动 这个决策的内容包括以下四个方面 第一 根据组织目标实现的要求 进行劳动分工 即将整项任务的活动分解成很多相关的小单元活动 决策的结果是定义每项活动的具体内容和责任 第二 将个体活动以小组的形式进行组织 即将组织内的各小单元活动进行分类 它的结果是使相对一致的工作或不同的工作群体的形成 第三 决定每个管理者负责的群体的合适大小 即确定每个管理者有效管理的幅度 第四 分配每个工作岗位的权力 通过权力的分配 使每个岗位拥有命令指挥他人的权力 当然这种权力是相对 这就是集权与分权的问题 以上四个组织结构设计决策中的每一个都是可能选择的连续体 四个关键设计决策 劳动分工 部门化 管理幅度 权力 组织结构涉及两个基本要求 要把组织的目标 任务 分解成不同的活动要把各项活动协调整合起来 组织协调工作的机制大致可分为五种机制 相互协调 直接监督 工作流程标准化 工作输出标准化 员工技能标准 相互协调这种协调机制一般发生在组织初创的简单阶段和组织发展的成熟阶段 这时 协调机制回归到循环的起点 一个企业开始创业 并肩工作的几个人往往倾向于非正式的沟通方向来相互适应 实现相互之间的协调 到企业发展到一定规模 这种非正式的协调就越来越困难了 就需要有其它的协调机制 到了企业发展的成熟阶段 又通过非正式的沟通这种最简单又适应性最强的协调机制 企业文化 来实现协调 是一种通过非正式的简单沟通来实现对工作的协调 采用相互协调机制的组织就是一种有机式的组织 团队式的组织 创新型的组织 这种组织的特点是分权有良好的团队文化适合复杂多变的外部环境 直接监督当企业发展到一定规模以后 相互协调的机制已经越来越困难了 这时 组织就会倾向于采用第二种协调机制 即由一个人来对企业的全部工作负责 由他来向企业的其他人发布命令并监督其行为 这种类型的企业组织就称为企业家型组织 简单型组织 这种组织的重点是组织的高层 会倾向于集权 组织的规模小 历史短 当企业的发展使企业的各项工作内容不断明确 工作的程序也不断规范后 就可以通过工作流程的标准化来实现协调与控制 工作