第三章会议策划与实施 第一节会议概述 第二节会议程序 会前 会中 会后 第三节会议的策划 实训练习 应知目标和应会目标 应知目标1 掌握会议实施的基本内容和流程2 掌握会议中每个环节中的工作具体内容应会目标能够对一次会议进行计划安排 撰写完整 可操作的会议策划与实施计划书 职场氛围 1 职场角色公司经理助理公司行政部或办公室员工2 工作任务公司准备召开一次新产品的记者发布会 要求对会议进行策划和实施 4小时 周 52周 208小时 年208小时 年 45年 9360小时9360小时 24 390天超过一年的时间在开会 个人的开会时间计算 参考统计数据 美国经理人 开会 效率调查 美国上班族每周平均参加10个会议 约占每周工作时间1 1 5天 经理人每周有50 的时间在开会 57 的上班族开会前心情紧张 正常人1 20岁和60 80岁都无法工作 人的一生真正能用于工作的可能只有40年的时间 让我们看看我们的时间是如何分配的以下是一个正常人的时间帐目表项目每天耗时40年耗时结余睡眠8小时13 3年26 7年一日三餐2 5小时4 2年22 5年交通1 5小时2 5年20年电话1小时1 7年18 3年看电视上网3小时5年13 3年看报 聊天3小时5年8 3年刷牙 洗脸 洗澡1小时1 7年6 6年白日梦 闹情绪 2小时3 3年3 3年身体不适真正工作的时间只有3 3年 超过一年的时间在开会 一个人一生的时间分配 飞鸟公司邀请全国的客户到新疆乌鲁木齐参加风韵公司新开发的系列化妆品的洽谈定货会 秘书李玲负责安排与会人员的返程工作 李玲想先解决容易预订的近处与会者的车票 再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预订 而且她想当然地认为 只要为大家尽可能预订火车硬卧票就行了 结果 部分代表因不能及时拿到返程的车 机票而对主办方十分不满 有些代表拿到票后 又要求更换车票或退票 结果闹得大家不欢而散 使洽谈定货会的工作成果大打折扣 第一节会议概述 会议活动源远流长 历史悠久 伴随着人类历史的发展而发展 1 会议是一种围绕特定目标而开展的活动2 会议是一种高度组织化的活动3 会议是一种群体性的活动会议 是人类社会中一种聚众议事的过程 是在一定的时间和空间内 为达到一定的目的所进行的有组织 有领导 有共同议题的议事活动 一 会议的基本含义 1 发扬民主2 科学决策 依赖于集体智慧3 联络感情 对内增强组织凝聚力 对外树立良好公关形象4 推动工作 传达决策意图 布置落实任务 统一思想认识 协调各种关系 督促检查工作 总结交流经验 表彰弘扬先进 批评鞭策后进等 二 会议的作用 三 会议的组织者 一 会议举办机构 二 会议的组织机构 三 会议组织者的主要责任 一 会议举办机构 国际上一般把会议举办机构分成下列3类 1 公司 2 协会 3 非营利组织 其中公司和协会是两个最主要的会议举办机构 公司和协会举办的会议占整个会议市场的80 1 公司由公司举办的会议在会议市场上处于特别重要的地位 在欧洲 公司举办的会议占整个会议市场的90 会议杂志 把公司举办的会议细分成9个细分市场 管理会议 区域销售会议 新产品介绍会议 全国销售会议 培训研讨会 会议举行的规模 档次 人数一般同公司的规模应该成正比 奖励旅行 专业技术会议 股东会议 其他会议 2 协会协会的规模和性质有所不同 有地区性协会 全国性协会 国际性协会 在美国 80 多的协会每年都要为全体成员举行一次年会 在国际上 协会一般分成下列几个类型 行业协会 专业和科学协会 退伍军人和军事协会 教育协会 技术协会 行业协会通常被认为最值得作会议市场的营销目标 因为行业协会的成员绝大部分都是由各公司的管理人员组成的 他们是业务的决策者 而且在举行行业协会会议时 常同时举办展览会 在专业和科学领域内无数的协会也是会议的经常举办者 这些协会除了每年有一次主要的聚会外 一年中还要举行几次区域性的工作研讨会 国际协会举办国际会议的前十个专业领域 资料来源 国际会议协会 ICCA 3 非营利组织当讲到会议业时 还有许多不属于公司或协会的非营利组织 这些非营利组织在会议业中虽然并不处于主要地位 但也是很重要的 这些非营利组织主要有 政府机构部门 世界卫生组织 WHO 世界贸易组织 WTO 和联合国 UN 各分支机构等 它们介于商业性协会和半政府机构之间 工会 全国各地的许多社会团体 在国际上 人们把这些非营利组织称为SMERF S Social 社会团体 M Military 军事机构军人 E Educational 教育部门 R Religious 宗教团体F Fraternal 兄弟会 SMERF群体有3个明显的特点 价格敏感性强 喜欢淡季开会 经常使用非专业性的会议策划者 而且每年更换 二 会议组织机构 会议组织委员会 是一个专门的组织来负责会议的组织和服务工作 会议组织委员会在大多数情况下都是临时性机构 但也有常设的 这主要取决于会议的主办单位和会议周期 会议组织委员会的主要任务是 会议组织工作包括收集会议信息 确定会议目标 制定会议计划 进行会议预算 确定会议模式和会议议程 选择会议地址 安排会议演讲者 进行会议的宣传和分类等内容 会议服务工作包括会议活动安排 会议客房安排 会场布置 会议餐饮服务 会议设备安排 会议的入场服务 会议展览服务 会议交通服务以及会议结账服务等 会议组织委员会的机构 会议秘书机构会议宣传公关机构会议文书机构会议保卫机构会议后勤机构 一 组织的工作1 协助领导确定会议议题 2 根据议题安排议程 日程 3 发会议通知 负责会议报到 4 对与会人员进行编组 5 布置会场 安排座次 6 印发会议证件 出席证 列席证 工作证等 7 负责会议签到 8 会中组织和协调 9 会场其他组织和管理 10 会外的联络和协调 负责与会议有关的邀请 报道 乘车 参观 文体娱乐活动等方面的联系和组织 11 会议的结束收尾工作 二 文书工作1 会议文书的起草 2 会议文书编写 3 会议文书印发及管理 三 生活管理工作1 与会人员的食宿管理 2 会议的财务管理 3 会议的交通保障 4 会议的文化活动 5 与会人员的医疗保健 四 安全保卫工作1 会议的保密工作 2 会议的警卫工作 3 会场内外的安全保卫工作 三 会议组织者的主要责任 会议组织者的主要责任 资料来源 2009年亚太会议市场报告 在这些主要责任中 最重要的就是负责选择会议活动的地点 饭店或设施及制定预算 1 选择会议地点在会议组织者选择会议地点时 成本是肯定要考虑的要素 到目的地的交通便利程度 饭店和其他设施情况等也十分重要 当然 价格并不是惟一重要的 也不是衡量会议目的地是否恰当的惟一尺度 选择会议目的地时需考虑的要素 资料来源 2009年亚太会议市场报告 香港理工大学酒店及旅游业管理学院田桂程教授在2003年上海旅委举办的会展研习班上 将会议目的地选择标准又归纳为 1 普遍的看法和信誉 2 出发点的地理关系 3 航班服务和机票价格 4 整体旅游成本和当地的花费 5 住宿和设备 6 安全和保安 7 政治和经济的稳定 8 卫生标准 2 选择会议饭店和设施选择接待会议饭店和设施也是一个重要的因素 所以会议组织者在作最后决定之前通常要四处考察 会议杂志 亚太版在读者中进行的调查表明 46 的调查反馈者说在会议前他们要平均考察3 4家饭店 17 考察1 2家 16 考察5 6家 只有6 忙碌穿梭饭店之间 参观6 7家饭店 而15 的人根本不考察 影响选择饭店和其他会议设施的要素 资料来源 2009年亚太会议市场报告 3 制定会议预算会议预算一般由会议组织者的财力和实力 会议的规模和档次 活动的内容 离目的地的远近 设施和服务的规模等因素来决定 在会议的预算中 主要费用是用在饭店的支出上 几乎达总预算的1 3 25 花在机票上 再加上地面交通费占6 餐饮费用为19 除此以外 会议组织者认为会议支援服务和齐全的设施设备非常重要 9 的预算要花在主讲人的出场费 招待费和视听设备费用上 最后的9 预算可分配使用到其他方面 技能训练 一 案例分析案例1 一次重要的报告会 办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作 小刘将无线话筒和录音机磁带安放好以后 还事先调试了一番 觉得效果不错 开会时小刘放心地做其他的事情去了 会议结束后 主任要小刘把录音整理出来 小刘打开录音机 前几分钟听起来还不错 但越听越不清晰了 到后来竟然是一片噪声 报告自然是没有整理出来 小刘应怎样总结教训呢 案例2 一次重要的国际会议 十多个国家的领导人在一起聚会 因为组织者的疏忽 在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排 结果在这一重要国际会议的 全家福 中 竞找不到这两位女性领导人的影像 引起两国舆论的指责 从此案例中说明会议组织应注意哪些问题 案例3 某校召开一次表彰大会 对全校七八个先进集体 数十名先进个人 颁发锦旗和奖状 当领奖的同学上台领到锦旗和奖状后 有几名同学当即发现奖状上的名字不对 转头向领导更换和相互交换 一时间领奖台上竞乱糟槽 以上三个案例中的问题都是由会议组织中的细节所致 分析案例中的问题所在 并谈谈对于会议活动的细节安排应注意哪些问题 一 会议构成 策划 要素 第二节会议程序 二 简易时间流程 把握思路 一 会议的构成要素 返回 5W1H WHOWHATWHENWHEREWHYHOW 1 WHO 谁来参加会议 会议规模 预期参加会议的人数 是否邀请与会代表的陪同人员 是否有特殊的贵宾 是否有媒体的代表 是否有海外代表 2 WHAT 会议是什么类型的会议 一 会议构成 策划 要素 3 WHEN组织会议的有效时间 会议的准备时间 与会人员的日常工作时间与其行业的特点 会议拟邀请嘉宾的工作时间 会议时间前后相关活动是否会影响参会人数等 考虑 财政年度 节假日和其他冲突时间 等因素 4 WHERE 会议地点 又称 会址 既是指会议召开的地区 城乡 又是指会议召开的具体会场 会议选址 考虑交通 食宿 旅游资源 地点与会议主题的关系等5 WHY 举办会议的目的6 HOW 具体的会议形式 包括 会议空间 设备 餐饮 娱乐等 二 简易时间流程 把握思路 会前 会中 会后 会务工作流程图 会前 会务工作流程图 会中 会务工作流程图 会后 一 拟定会议主题会议主题 即会议的指导思想 二 拟发会议通知 1 标题 重点交待会议名称 2 主题与内容 这是对会议宗旨的介绍 如 浙江省首届高职高专管理案例分析大赛 会议前的准备工作 30分钟 可以忍耐60分钟 开始烦躁不安90分钟 开始头晕脑涨 人们需要站起来活动活动 去去洗手间 喝点水 加点餐等 3 会期 应明确会议的起止时间 会议时间长短的控制 4 报到的时间与地点 对交通路线 特别要交待清楚 5 会议的出席对象 如对象可选派 则应规定具体条件 按照以下方法确定最佳的与会者名单 A 列举应该邀请的人B 浏览这些名字 问两个问题 他能给会议带来什么好处 他不参加会议会出现什么问题 C 把名单中的名字删掉一半 看行吗 6 会议要求 它指的是与会者材料的准备与生活用品的准备 以及差旅费报销和其他费用问题 三 准备相关会议文件 1 起草会议文件 最主要的是开幕词 闭幕词和主题报告 2 为与会者准备所需文件 四 会场布置 1 会场选择 应该是一个舒适方便之所 设备空间都符合要求 2 现场设施准备 会场的选择和布局 大型会议 会场 礼堂 会堂会议会展中心宾馆大型会议厅 布局 大小方形半圆形 会场座位安排 横排法座位安排 从左到右排列 主席台 部门1 部门1 部门1 部门2 部门2 部门2 部门3 部门3 部门3 部门4 部门4 部门4 竖排法座位安排 从前向后排列 主席台 部门1 部门2 部门3 部门1 部门2 部门3 部门1 部门2 部门3 部门1 部门2 部门3 左右法排法座位安排 以中间为基点先左后右向两侧排列 主席台 部门1 部门1 部门1 部门3 部门3 部门3 部门2 部门2 部门2 部门4 部门4 部门4 特别提醒 事先划好座位区域大门贴指示牌 座