文件制度123范文 细则名称文件管理制度编号秘级第一条目的为使公司文件处理建立科学、合理、规范的程序，使文件处理准确、及提高文件处理的工作效率和文件的质量，特制定本办法。 第二条职责（一）公司各部门与外界来往文件的收发由行政办统一办理。 各部门文件由行政办负责文件的收发，体系文件按管理体系文件控制程序执行。 （二）行政办指定专人负责文件的核稿及收发、拆封、登记、分发、校对、监印、档案管理等事宜。 （三）各部门负责本部门文件编写、核稿、审批。 第三条文件的种类（一）公司的通用文件种类 1、请示。 适用于向上级部门请求请示、批准的事项。 2、报告。 适用于向上级部汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级的询问。 3、决定。 适用于对公司重要事项或重大活动做出安排、进行奖励，变更或撤销下级部门不适当的决定事项等。 4、决议。 适用于经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。 5、批复。 适用于上级答复下级的请示事项。 6、通告。 适用于在公司范围内公布应遵守或周知的事项。 7、通知。 适用于传达、批转上级、同级、不相属部门的文件；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项。 8、通报。 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。 9、函。 适用于对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。 10、会议纪要。 适用于记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会部门共同遵守执行。 （二）公司的专用文件备忘录、意向书、协议书、合同书、契约书、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等。 （三）文件的类别 1、绝密。 指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文件，财务相关报表、工艺质量标准等。 2、秘密。 指次为重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文件，标准化管理制度、办法、岗位说明书和目标管理等。 3、机密。 指不宜向公司以外人员透露内容的文件，行政管理相关制度等。 4、一般。 指非机密文件。 5、传阅。 指在本公司内部传阅或传达的文件。 涉及国家秘密、行业秘密和企业秘密的文件应标明密级和保密期限，在公文首页左上角标明份数序号，右上角标明密级。 保密期限应视文件内容而定，如“机密一年”、“绝密三个月”不等。 除特殊情况外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。 保密期限在一年以上的以年计，在一年以内的以月计。 涉密文件正文内容不得通过办公自动化系统流转。 第四条文件格式要求（一）文件格式 1、文件内容。 文件格式要素应当包括发文部门标识、发文字号、标题、主送部门、正文、附件、日期、主题词、抄送部门、印发部门、印制份数等部份。 （1）眉首由发文单位标识、秘密等级和保密期限、紧急程度组成。 发文单位标识应当写单位全称或规范化简称加“文件”组成；字体应使用方正小标宋简体；联合行文，主办单位排列在前。 （2）发文号由部门的代字、发文年度、发文顺序号组成，位于文头与界栏线上。 发文字号由发文单位代字、年份和序号组成；发文单位代字用3号仿宋体字，年份和序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入,序号不编虚位；如鹿彩X字ZZZZY号，X代表部门代字，Z代表发文年度号，Y代表发文顺序号。 各部门代字为总经办总经办，人力资源部人，行政办办，生产技术中心生，营销部销，财务部财。 下行文和平行文的发文字号应标识在发文机关标识之下，距红色反线上方4mm处居中；上行文的发文字号应居左空1字，签发人姓名应在同一行居右空1字，并使用3号楷体字标识签发人姓名；红色反线应在发文字号之下4mm处，并与版心等宽； （3）收文部门向上级的请示、报告，一般只写一个主送部门，需要同时报送另一个上级部门的用“抄报”，对同级或下级则用“抄送”。 (4)标题对文件主要内容的概括和反映，文件标题应当准确简要地概括文件的主要内容并标明公文种类，文件标题一般由事主、事由和文种三个部分组成，文件标题中除法规、规章名称或者转发文件的标题加书名号外，一般不用标点符号。 公文标题应位于红色反线下空2行，字体使用2号方正小标宋简体。 需回行时，应词意完整，排列对称，间距恰当。 (5)正文文件的主体部分。 a主送部门指公文的主要受理部门，应当使用全称或规范化简称、统称。 正文在主送部门下一行，每自然段左空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。 b公文正文汉字应使用号仿宋-GB2312字，阿拉伯数字和英文字母应使用Times NewRoman字，且正文中不应有空行。 c公文文字从左至右横写、横排，每页22行、每行28字。 d公文如有附件，应在正文下空一行居左空2字，并使用3号仿宋-GB2312字标识“附件”，后标全角冒号和名称。 有2个及以上附件时，应标识序号，如“附件1XXX”，若附件名称需多行标识，回行时应注意对齐序号后的首字；若附件名称只需一行，回行时则对齐序号。 (6)发文单位发文单位，位于正文的右下侧，应写全称或通用简称，如果使用红头文件发文，发文单位可以不署名。 (7)文件日期包括年、月、日，写在文件末尾，一般以印制日期为准，重要文件以签发日期为准。 成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。 成文时间居右空4字，使印章上距正文2mm4mm端正压在成文时间上。 (8)文件印章加印在发文日期中间。 公司文件除会议纪要以外，均应加盖公章。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。 公文不应出现空白页印章，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页。 联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，且用同一种加盖印章方式。 两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。 当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称(可用简称)加盖印章顺序排列在成文时间和正文之间。 主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章下一行居右空2字标识成文时间。 (9)密级由发文部门确定保密文件并注明密级。 (10)附件附件位于正文之后，印章之前，注明附件的序号、标题。 附件名称后不加标点符号。 如附件是公文，则标识为公文标题和发文字号，且公文标题不加书名号、发文字号用圆括号括入。 公文所带附件应在其首页左上角第1行顶格用3号仿宋-GB2312字标识“附件”，有序号时标识序号。 如“附件1”。 若附件是公文则不需标识。 附件的名称和序号前后标识应一致 (11)主题词主题词由类别词+类属词+文种组成，一般不超过5个。 “主题词”应使用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目应使用3号方正小标宋简体字；词目之间空1字。 (12)抄送抄送部门指除主送部门外的需要执行或知晓文件的其他部门，应当使用全称或规范化简称、统称。 抄送单位应标识在主题词下一行，左空1字使用3号仿宋-GB2312字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送机关后标句号；若公文没有抄送，则不应标识“抄送”。 (13)印发机关和印发时间:印发机关和印发时间应位于抄送机关之下(无抄送机关的在主题词之下)占1行位置，字体使用3号仿宋-GB2312体。 印发机关应居左空1字，印发时间居右空1字。 印发时间应用阿拉伯数码标识。 (14)打印、校对:打印和校对应置于公文最后一行，打印居左空1字，校对居右空1字。 (15)公文页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，数码右左各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。 单页码居右空1字，双页码居左空1字。 (16)用纸格式文件用纸为国际通用标准A4纸。 (17)印装格式 （1）文件均采用横书横排。 （2）单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订。 （3）装订可用线装、钉装、胶粘办法。 （二）文件行文原则 1、上行文原则。 适用于向上级部门和各政府请示需要批准的事项、报告或汇报有关工作情况。 上行文应当注明签发人，其中，“请示”应在附注中注明联系人的姓名和电话。 （1）逐级行文，即下级行文交直接上级。 （2）多级同时行文，即下级向上级和更高上级同时行文。 （3）越级行文，遇特殊、紧急情况，或对直接上级的检举、控告。 2、下行文原则。 适用于向下级部门通知有关决定事项、安排部署工作、发布有关办法和制度、通知下级部门需要落实或办理相关事项等。 （1）逐级行文。 （2）多级同时行文。 （3）直贯到底的行文。 3、平行文原则适用于相互没有隶属关系的平行部门之间协商或洽谈有关事项、通报有关情况。 （三）注意事项 1、文件内容必须简明扼要，原则上遵循一事一文，语言措辞力求准确规范。 2、起草文件的理由包括起因以及中间交涉过程，并加以证明，附上相关资料与文件。 3、必须明确起草文件的责任者，并署上请示审批提案者姓名。 4、对请示提案文件进行修改时，修改者必须认真审阅原件。 5、可行可不行的坚决不行文，减少行文数量，提高行文权威性和质量。 6、减少联合行文，避免联合签审过程中时间延误和推委。 7、行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文对象负担。 8、不轻易越级行文。 第五条文件制作流程 1、拟稿 （1）由具体承办人起草，并由部门负责人审核。 （2）对外文件一般以公司名义发红头文件。 （3）发文必须符合文件种类、格式使用规范。 （a）符合国家的法律、法规及其他有关规定，符合南方电网公司、云南电网公司及公司的有关规定，符合实际工作情况。 如提出新的规定等，要切实可行并加以说明。 （b）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 （c）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。 使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 （d）人名、地名、数字、引文正确。 日期应写具体的年月日。 引用公文应先引标题，用书名号括入，后引发文字号用圆括号括入。 若多次引用同一公文，可在第二次及之后直接引用发文字号，且不加圆括号。 发文字号中年份应用“”括入。 （e）公文的结构层次序数，第一层为“ 一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“ （1）”