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会议管理规定1、 目的为规范部门会议的有序组织和管理,确保会议召开的质量和效率,使工作沟通更加顺畅,结合部门实际情况,特制定本规定。2、 组织会议要求(一)凡是会议,必有准备:永远不开没有准备的会议,在会议前,必须把会议材料提前发给与会人员,与会人员要提前看材料并做好准备,不能进了会议室才开始思考。没有准备好的会议必须取消。(二)凡是会议,必有主题:开会必须要有明确的会议目的,为会议准备的PPT前3页PPT,必须显示会议主题。会议的主题,要事先通知与会人员。(三)凡是会议,必有纪律:主持人担任会议纪律检查官,在会议前先宣布会议纪律,对于迟到要处罚,对于会议不按流程进行要提醒,对于发言带情绪要提醒,对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚,对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。(四)凡是会议,会前必有议程:在会议之前要有明确清楚的会议议程,会议组织人员要在会前书面发给各参加会议的人员,使他们能了解会议的目的、时间、内容,使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。(五)凡是会议,必有结果:开会的目的就是解决问题,会议如果没有达成结果,将是对大家时间的浪费,所以,每个人都要积极的参与到会议议程中来,会议主持人设置时间提醒,会议中有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言,会议时间最好控制在1.5-2小时以内,太长的时间会超过人的疲劳限度。会议的决议要形成记录,并当场宣读出来确认。没有确认的结论,可以另外再讨论,达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。(6) 凡是开会,必有训练:培训是节约时间成本的投资,对每个层级的员工都有“会议训练”,培训:如何开会,如何主持,如何记录,如何追踪,如何对待分歧,如何会场汇报等等。这些必要的训练,会让公司的会议变得高效。(7) 凡是开会,必须守时:设定时间,准时开始、准时结束(8) 凡是开会,必有记录:一定要有一个准确完整的会议记录,每次会议要形成决议,会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限,如此项决议的完成需要多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成。(9) 凡是散会,必有事后追踪:记住“散会不追踪,开会一场空”。建立会议事后追踪程序,会议每项决议都要有跟踪、稽核检查,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议决议都能完成。(10) 三个简单却很有意义的公式: 、开会+ 不落实 = 零 、布置工作 + 不检查 = 零 、抓住不落实的事 + 追究不落实的人 = 落实三、会议分类(1) 部门周会制度、会议组织者:部门周会由封坛中心总经理指定人员负责,主要职责:()会议的通知、会议资料的收集、整理及根据要求发放给所有参会人员、会场布置;()做好会议记录,控制会议进程;()整理会议纪要、监督并跟踪会议决定事项的执行情况;()会议所有准备及跟踪情况向封坛中心总经理直接汇报。、召开时间:每周一上午9:30,特殊原因需要延期召开的应提前一天通过微信通知。、参会人员:部门所有员工。由于出差或是其他原因不能参会,应提前向部门经理请假。、会议内容:上周工作总结、本周工作计划、需领导帮助协调解决事项。(2) 部门日报制度、 日报提报时间:每天晚上8:00以前、 日报提报方式:微信、 日报提报内容:本日工作总结、明日工作计划、当天工作心得、领导交办工作进展情况。四、会议要求 (一)会议组织者应提前5分钟将会场布置到位,收集所有会议材料,做好会前准备。(2) 所有参会人员应严格按照会议通知时间准时到达会场,不得无故缺席,并认真做好会议记录,确因有事不能到会的,应提前2小时向领导请假批准。 (二)与会人员应严格按照会议内容做好发言提纲,汇报时应简明扼要,思路清晰。 (三)会场应保持安静,认真听会,手机必须处于振动或关机状态,确需拔打、接听电话时必须到会场外进行。 (四)会上允许持有不同观点和保留意见,但一旦在会上形成决议,无论个人同意与否,都应该认真贯彻执行。 (五)会议记录人员应在会议当天整理形成会议纪要,由参会人员签字确认后上报领导审核。五、会议跟踪(1) 对于会议上分配的工作,由会议记录人员及时跟进督促,严格按照会议精神监督工作进展及执行情况。 (2) 跟进结果要严格按照会议决议中时间节点执行,执行结果及时反馈给封坛中心领导。六、会议处罚(1) 迟到、无故不参加会议者罚款50元;(2) 会议期间手机没有按要求开静音或振动者,罚款100元;(3) 会议期间交头接耳,不能认真听会,会议组织者提醒一次又犯者罚款50元/次;(4) 没有按规定时间完成工作者,罚款200元;(5) 会议资料没准备者,罚款50元。7、 附则(1) 本制度的解释、修改、废止权归封坛定制中心负责。(二)本制度自发布之日起生效。 名仕封坛定制中心 2014.2.17
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