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一、日常工作的范围所谓“日常工作”是指秘书每天都要做的工作,一般都有固定的模式。对于日常工作,一般不需要上司有专门的指示,秘书可以自行决定或处理。一般秘书的日常工作如下:1、办公室的整理:上司办公室和会客室的整理打扫,空调、换气、照明的调整等。2、接待客人和接打电话:为来客登记、带路和传话;给客人端茶送水和送客人出门;接电话并转达电话内容等。3、文书工作:起草公司内外的文件信函;各种文件信函的收集与存档。4、日程管理:日常日程表的管理;会面的预约和登记等。5、信息管理:收集公司内外的各种信息,并对信息进行整理、汇编和上报。6、出差准备:出差期间的日程管理;与相关单位联系和协调;安排交通工具、住宿地点;出差回来后的费用报销、出差总结等。7、准备会议:会场的安排;登记工作;制作会议文件资料并发放给会议代表;作会议记录和会议纪要等。8、照顾上司:给上司沏茶 ( 或冲咖啡 ) ;安排午餐;健康管理;安排交通工具等。9、档案管理。10、辅导新秘书的工作。秘书在处理上述日常工作的同时,还需要经常处理一些非常常工作。非常规工作是指在工作日程之外突然出现需要紧急处理的事情,也可以说是突发事件。发生突发事件时,秘书更需要能冷静。主要的突发事件有这么几种:上司急病、上司出了事故、重要客户急病或突然死亡、媒体采访、遇到骚扰等。 来源 :考试通二、职责范围1、整理办公室秘书的主要职责是为上司整理办公室。应该说整理办公室是一件很平常的工作,不仅秘书,每一个白领都要整理自己的办公室,但是,作为一种职责,秘书的“整理办公室”并不单指手持吸尘器为上司吸吸地毯或擦擦桌子这类简单劳动。在这里“整理办公室”有更广泛的含义,它包括了从文书档案一直到与各部门联系和协调等工作,即为上司创造一个舒适、整洁和不受外界干扰的工作环境。可以说,秘书工作是从整理办公室开始,也是以整理办公室结束。2、收集信息秘书的第二大职责就是为上司收集他决策所需的信息。比如你的上司是主管营销的副总,他负责公司的市场、销售、采购等几个部门的工作;为了给他的决策提供可靠而又及时的信息,你就要经常与上司负责的这几个部门联系, 并通过各种途径收集各种信息。 这项工作的难度是判断这些信息的真实性和可靠性。如果是这几个部门汇报上来的材料,那这些信息是否准确还比较好判断;如果是从网上或其他途径收集到的,那判断起来就不那么容易了。对于秘书来说,给上司提供信息一定要及时,但必须慎重。三、发挥主观能动性由于秘书工作的琐碎和繁杂,上司不可能对秘书的每一项工作作出指示,所以,秘书应该充分发挥主观能动性,完成自己职责范围内的工作。但是,这并不等于什么事都由你一个人决定。秘书的能力表现在她能判断什么事情可以由自己决定作主,如果判断出是自己能作主的,那就无须上司交代而出动去做。能恰到好处地分担上司的“杂务”,是个秘书能力的标志。要充分发挥主观能动性,一定要先熟悉上司的工作习惯。有些上司十分清楚自己的工作量,他可以合理地将自己认为是“杂务”的工作分派给秘书去做。但大多数的上司还是习惯把各种杂务揽在自己的身上,使自己苦不堪言。因此,作好助手,秘书要熟悉上司的工作习惯和工作内容,知道自己能为上司做哪些杂务,哪些“杂务”不能做。于雪是某公司财务总监的秘书。每年到二月底,她就发现上司特别忙碌,经常把财务部门的几个经理就会频繁地找来,通霄达旦地研究问题,而在平常很难出现这种情况。刚给财务总竖当秘书时,于雪并不知道这是为什么,只是觉得有些特别,所以,她并知道自己要主动做些什么。从去年起她才开始知道,作为一家上市公司,公司每年三月底之前要向社会公开财务决算报告。由于对外发布公司业绩报告会影响公司股票价格,事关重大,所以上司要与那几个经理密切磋商。由于了解了这一点,今年于雪不需要上司交代,过完元旦她就将做决算报告所需要的相关资料都准备好了。四、注意“越位”秘书的任务就是为上司创造最佳的决策环境,所以,秘书应该有主动积极的精神,尽量为上司多处理一些杂务,减轻上司的负担。但是,这种主动性的分寸不容易把握,许多秘书在工作中积极过了头,有时甚至让上司很被动。经验不足的秘书在工作中常犯这么一种错误:因为上司一向要求这么做,所以这次我也可以这么做,因此,经常不经上司确认就自行其是。虽然上司过去都是那样要求的,但未必这次他也会要求你那么去做。对于那些上司有特殊要求的工作,秘书在做之前一定要请上司确认。另外,在遇到那些自己不明白或自己不能作决定的事情时,必须向上司请示,不能先斩后奏。作为秘书,绝对不能干预上司的决策,超越自己的职责范围,自行其是。以下几种行为是典型的超越自己职责范围的行为,秘书在工作必须加以注意:1、未经授权,在各部门送上来的报告上签字盖章。2、私自代表上司与客人洽谈业务。3、随便接待或回绝没有预约的客人。4、询问会议内容。5、代替上司接待客人。除非上司有明确的授权,那怕是非常熟悉的客人来访,秘书的职责也只是端茶送水和陪客人闲聊,也决不允许秘书私自代表上司与客人洽谈业务上的事情。6、 随意决定上司的工作日程。 即使上司工作日程表上空余的时间较多,秘书也不能按自己的想法更改上司的日程表,重新安排上司的工作日程;要更改上司的工作日程表必须先与上司商量。五、执行指令与服从指令1、执行指令正确而且按时处理好上司交办的工作,这是对一个秘书的起码要求。秘书在接受上司的指示和执行上司的指示的时候,应该注意以下几点:a、对于自己的日常工作,不需要都等上司的指示,应该自觉主动地去处理。b、在同时处理几项工作的时候,要分清轻重缓急,确定需要优先处理的工作。c、在处理上司交办的工作时,不能自作主张影响工作结果。d、完成上司交办的工作之后,要找适当的时机向上司汇报。
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