1 1 秘书 1 2 秘书工作 1 3 秘书部门 1 4 技能训练 秘书工作概述 1 目标一 角色认知与职业管理 如果想成为一名优秀的秘书 就要学会秘 书求职中所需的技能和对职业生涯的规划和管 理 做到对本职工作科学地认知 对职业角色 准确地定位 对秘书岗位从内心深处真正的理 解和热爱 2 3 工作认知与角色定位 刘强从名牌大学毕业后 应聘到了一家大企业做了部门 经理的秘书 对于他的选择 大家纷纷给出评价 有人说 秘书 就是给老板打工打杂的人 没有很好的发展前景 有 人说 秘书 是年轻人的职业 上了年纪还要提前想好别的 出路 有人说 秘书是领导身边的红人 权力可大了 管 着很多人 是一份美差 有人说 秘书工作很琐碎 女人 做似乎更适合 听到大家对秘书职业的不同评价 刘强 心里也很困惑 秘书 到底是一份什么样的工作呢 4 刘强的困惑在于大家对秘书职业的评价 各不相同 因此刘强急需对秘书工作进行 明确的认知 对自己的工作角色进行科学 的定位 5 要成为一名优秀的 职业秘书 首先应该对 秘书职业的定义 工作 特点和职业素养等方面 有一个全面和明晰的了 解 6 知识点一 认知秘书工作 一 什么是秘书 一 秘书的内涵及历史 秘书 一词的内涵从古 至今是不断发展变化的 7 8 秘书具体分为几类 横向分类 按单位性质不同 机关秘书 企业秘书 私人秘 书 商业秘书 涉外秘书 按工作内容不同 行政秘书 机要秘书 文字秘 书 教学秘书 信访秘书 通讯秘书 医学秘书 法律秘书等 按服务对象不同 公务秘书 私人秘书 纵向分类 层次 高级 中级 初级 9 秘书工作的 四个转变 秘书工作的 四个转变 是由中央秘书工作负责人在 1985年1月全国秘书长会议上提出来的 具体是 1 由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋献策 2 由单纯地传递信息转变为综合处理信息 3 由被动服务转变为主动服务 4 由凭老经验办事转变为科学化管理 四个转变 的提出 表明秘书工作的参谋作用得到 了充分的肯定 秘书工作人员已不仅是办事员 是工作 助手 而且是参谋人员 同时也对秘书工作 秘书人员 提出了三方面的更高要求 即 综合处理信息 主动服 务与科学化管理 也是中国式秘书与国际接轨的必要条 件 10 二 秘书的定义 1 秘书是一种专业职务和广泛的社会职业 2 秘书工作是针对领导及与领导相关的各项工 作 核心是 领导意图及决策 3 秘书工作的定位是辅助 协调 参谋 是领 导进行各项事务处理 决策 执行的助手 4 秘书活动的基本方式是综合处理各项事务并 进行相关的信息管理 11 纵观整个秘书学的发展历程 尤其是西方国家秘 书职业化的发展过程 结合国内外学者对 秘书 的基本界定 我们认为 现代意义上的秘书 是具备专业技能职务资格 围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和 管理 帮助组织或个人实现 效能最大化 的管理 类应用型技术人才 在我们对 秘书 进行定义描述的时候 除了学界 对秘书工作达成的共识 还特别强调了秘书的专 业技能职务资格和 管理与秘书 之间的关联这两 个方面 12 秘书的专业技能职务资格 我国在1998年由劳动和社会保障部推出了 国家秘书职业资 格鉴定考试 考试分为知识鉴定和技能鉴定两个部分 考试等级 分为高级秘书 二级 三级 中级秘书 四级 初级秘书 五级 另外由 LCCIEB英国伦敦工商会考试局 London Chamber of Commerce and Industry Examinations Board 提 供的LCCIEB职业文秘专业证书和教育部考试中心和英国剑桥大 学考试委员会 UCLES 合作在我国实施的社会化职业证书考试所 提供的剑桥秘书证书考试也是为各行业提供规的 国际标准的现 代秘书的重要资格认证 这说明秘书的职业化发展对秘书的从业 资格也逐渐做出了新的要求 从业的资格证书可能会成为越来越 多的秘书求职者的敲门砖 但仅仅有证书是不够的 关键是在秘 书工作的实践中进行所学技能的应用和提高 积累丰富的经验 在实践中做到知行合一是最重要的 13 管理科学与秘书的紧密关联 1 秘书工作的主要实施范围是围绕着组织的管理和决策层展 开的 现代秘书工作越来越能够体现出管理科学的基本内涵 会议工作具体事务管理科学关键理念管理能力 会前管理 确定议题 计划组织 目标管理 有预见性和针对性地选择和 确定科学可行的程序 流程 决策力 准备材料 会场布置 组织分工 会中管理 会务内外协调 内 各司其职 统一指挥 外 会议相关各单 位 部门协调 领导协调 沟通管理 高效率及富有成效的问题沟 通模式 协调力 会后管理 会后反馈 决议的贯彻落实跟踪检查 控制 绩效管理 促进绩效产生的信息督查和 反馈机制 执行力 14 2 秘书工作中辅助领导所进行的各项管理事务的实践又在实 际操作中升华了管理科学的理论 实现了管理方法的探究 对 培养和塑造新型的专业管理人才起着重要作用 正因为如此 从事秘书工作的很多人 经过多年的磨砺 最终走向了领导和 管理的岗位 3 从国际秘书职业发展的趋势来看 秘书职业自身的发展也 体现了秘书与管理科学紧密的关联性 成立于1942年的美国国际专业秘书协会于1998年改名为 行 政专业协会 即 国际行政管理者协会会 INTERNATIONAL ASSOCIATION OF ADMINISTRATIVE PROFESSIONALS 缩 写IAAP 4 除了具体的工作实践与管理科学的密切关联 秘书工作的 特性要求从业人员要具备较强的自我管理技能 15 知识点二 秘书的职业角色定位 一 秘书的职业定位 特点 作用角色定位职业素养职业道德 机要性信息枢纽参谋严谨自制良好的职业作风 保守机密 辅助性辅佐辅助助手谦虚谨慎明确的职业意识 不越级越位 综合性统筹协调组织者 公关者沟通合作正确的职业态度 科学公正 技术性高校优化管理技术人员精益求精卓越的职业理想 敬业精业 16 秘书工作的机要性 要具备严谨自制的职业素养 言谈举止时刻 要符合工作职责的要求 养成保守机密的良好工 作作风 秘书的基本素质中 最重要的莫过于 嘴紧 了 我 能把饭碗保到今天 全靠 哑三年 聋三年 瞎三年 这 个口诀本来是古代韩国女性出嫁当儿媳的训诫 的信条 作为秘书 即使是对一句话 一封邮件 一页文件也不能 大意 不能说的决不说 不能透露的决不透露 做到守口 如瓶 滴水不漏 秘书应该将 秘密 看得和自己的命 一样重要 金圣姬 沈夫人致后辈书 金圣姬是韩国最 高龄的秘书 是秘书界的教母 17 秘书工作的辅助性 秘书要树立 服务意识 养成 谦虚谨慎 戒骄戒躁 的 职业素养 具备明确的职业角色定位 甘当幕后英雄 绝 不能在工作中 越级越位 秘书工作的综合性 秘书工作事务性工作多 管理对象复杂广泛 需要处 理和协调各种工作关系 对于任何事情 你都要能够在短时间内抓住重点与核心 看透本 质 然后有的放矢地进行筹备 我说要掌握各部门的具体工作 并不 是说要干涉他们的工作 而是指在充分了解各部门职能的基础下 灵 活整合业务资源 把CEO交代下来的任务进行最有效率的分工 以达 到事半功倍的效果 金圣姬 沈夫人致后辈书 18 秘书工作的技术性 秘书在工作过程中要具备特定的专业技能 技术知识和 掌握必要的科学管理的方法技巧 树立 从优秀走向卓越 的 职业理想 业务能力出众的人 往往都是对自己的业务不懈钻研的人 我们每天 都在重复着同样的工作 有的人属于 当一天和尚撞一天钟 型 每天只 管完成任务 从来不思进取 而有的人则会在工作中不断思考 研究 努力寻求更好的工作方法 久而久之 这两种人的差距便会显现出来 后者通过对业务的不懈钻研 最终会成为这方面的专家 从而在激烈的 职场竞争中崭露头角 金圣姬 沈夫人致后辈书 这样一道测试题 一位秘书接过老板收到的一份客户传真 马上就 去做了复印件 这是为什么 有人回答是备忘 有人回答是留底 有人 回答是工作效率高 但正确的答案是 那份传真是热敏纸 时间久了 字迹会褪色 我还能做什么 我还知道什么 我还要学什么 这就 是企业需要的秘书的 流行思维 19 二 秘书工作的分类及具体实务 日常事务管理 办公室管理 通信管理 值班事务 日程管理 印章管理 20 接待事务 来访接待 安排服务等 会议管理 会议安排 会场布置 会议服务 会议文件的处理等 行政事务管理 信访事务 群众的来信来访或顾客的投诉处理等 调查研究事务 搜集信息 提供可行性的方案供领导选 择 文件管理 文书档案事务 文书撰写 制作 处理和档案管理 写作事务 各种文体的写作 公关管理 协调工作 政策 工作 地区 部门 人际关系等 督察工作 督促 检查领导交办批办工作的落实情况 21 秘书工作内容与形式 办文 主要围绕文书 文件 文字 材料开展的工作 办会 包括会前的筹划和准备 会 中的组织和服务 会后的善后和落 实 办事 主要分信息工作 技术工作 和日常行政事务工作 22 所谓的敬业精神是指付出特别的努力 以提高工作本身的价值 卡耐基 敬业公式 工作表现 工作意愿 工作能力 23 秘书部门的涵义 秘书部门又称秘书机构 有广义和狭义之分 广义的秘书机构 指承担办文办事 信息 调研 综合协调 督促检查与事务管理等全部 秘书工作的部门 一般高层称办公厅 基层称 办公室 包括其下属的秘书 档案 机要 调 研 信访 行政 督查等部门 如下图 狭义的秘书机构 指承担以办文办会为主 专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务 的部门 如秘书局 秘书处 秘书科等 秘书部门秘书部门 24 秘书机构图 办公室 主任 副主任 调研科室 秘书科室 档案科室 信访科室 行政科室 督查科室 机要科室 25 秘书部门的地位 秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位 都是直接为单位领导层服务的 它处于承上 启下 协调左右 沟通内外的枢纽地位 如图 26 讨论思考 秘书 究竟是什么样的工作 优秀秘书应有的职业素养是什么 27