第十章 采购与付款循环审计 第一节 采购与付款循环概述 l采购与付款循环中涉及的主要财务报表账户 资产负 债表账户 l主要业务活动及对应的凭证和账户 请购单 订购单 验收单 付款凭证 应付账款明细表 支票等 购货发票 付款凭单 卖方对账单等 结算单据 及其相关账簿 编制 付款凭单 请购采购验收仓储 确认与记 录负债 付款记录现金 银存支出 应付账款 库存商品 原材料 固定资产 银行存款 库存现金 累计折旧 具体业务活动 1 请购商品和劳务 l仓库或其他部门 请购单 l一般由仓库负责对需要购买的已列入存货清单的项目 填写请购单 其他部门 如生产部门 维修部门 也 可以对所需要的未列入存货清单的项目编制请购单 l大多数企业对正常经营所需的物资的购买均作一般授 权 比如 仓库在现有库存达到再订购点时就可直接 提出采购申请 l由于企业内不少部门都可以填列请购单 不便事先编 号 为加强控制 每张请购单必须经过对这类支出预 算负责的主管人员签字批准 2 编制订购单 签定采购合同 l采购部门 订购单 采购合同 l采购部门只对经过授权的请购单发出订购单 签定采购合同 确定最佳的供应来源 对一些 大额 重要的采购项目 应采取竞价方式来确 定供应商 l订购单一式多联 分别送交供应商 验收部门 应付凭单部门及编制请购单的部门 3 验收商品 l验收部门 验收单或验收报告 l验收部门将所收商品与订购单对比 并盘点商 品 然后编制一式多联的验收单 送交仓库和 应付凭单部门 l验收部门将所收商品送交仓库时 应取得收据 或要求仓库在验收单副联上签字 以明确责 任 4 储存已验收的商品存货 l将已验收商品的保管与采购职责相分离 可 减少未经授权的采购和盗用商品的风险 l存放商品的仓储区应相对独立 限制无关人 员接近 5 编制付款凭单 l凭证 付款凭单 l应付凭单部门要审核供应商发票与验收单 订 购单是否一致 计算是否正确 审核无误后填 制付款凭单 l由被授权人员在凭单上签字 以示批准照此凭 单要求付款 所有未付凭单的副联应保存在未 付凭单档案中 以待日后付款 l经适当批准和有预先编号的凭单为记录采购交 易提供了依据 它是企业记录和支付负债的授 权证明文件 6 付款 凭证 有支票等多种款项结算单据 以支票结算方式为例 编制和签署支票的有关控制包括 独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单 的总额的一致性 应由被授权的财务部门人员负责签署支票 他应 确定每张支票都附有一张已经适当批准的未付款凭单 并确定支票受款人姓名和金额与凭单内容的一致 支票一经签署就应在所附凭单和支持性凭证上用 加盖印戳或打洞等方式将其注销 以免重复付款 支票签署人不应签发无记名甚至空白支票 应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空 白支票 限制接近 7 记录现金 银行存款支出 凭证和记录 付款凭证 应付账款明细表 现金 和银行存款日记账 以记录银行存款支出为例 有关控制包括 会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明 细账的金额的一致性 以及与支票汇总记录的一致性 通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的 日期 独立检查入账的及时性 独立编制银行存款余额调节表 第一节 采购与付款循环概述 l采购与付款循环中涉及的主要财务报表账户 资产负 债表账户 l主要业务活动及对应的凭证和账户 请购单 订购单 验收单 付款凭证 应付账款明细表 支票等 购货发票 付款凭单 卖方对账单等 结算单据 及其相关账簿 编制 付款凭单 请购采购验收仓储 确认与记 录负债 付款记录现金 银存支出 应付账款 库存商品 原材料 固定资产 银行存款 库存现金 累计折旧 第二节 采购与付款循环的控制测试 l一 采购与付款循环的内部控制 1 适当的职责分离 2 请购控制 授权审批 3 订货控制 4 验收控制 5 应付账款控制 6 付款控制 二 采购与付款循环的控制测试 1 记录对内部控制的了解 2 请购商品或劳务的内部控制测试 3 订购商品或劳务的内部控制测试 4 货物验收的内部控制测试 5 应付账款的内部控制测试 6 付款业务的内部控制测试 采购与付款循环所涉及的主要业务活动及 其适当的控制程序和相关的认定 案例一 在采购与付款循环中 注册会计师经常使用 但 不限于 以下指标 1 应付账款 2 应付账款与本期销售成本 存货及流动负债的比率 3 应付票据 4 预付账款 5 固定资产与累计折旧 6 固定资产减值准备 7 固定资产周转率 8 资产质量指数 第三节 采购与付款循环的实质性程序 一 应付账款的实质性程序 l 一 应付账款审计目标与财务报表认定 二 具体审计目标与财务报表相关认定 的实质性程序 应付账款的实质性程序 l1 获取或编制应付账款明细表 并与其它有关账 目核对 l 1 复核加计是否正确 并与报表数 总账数和明细账 合计数核对是否相符 计价 l 2 检查非记账本位币应付账款的折算汇率及折算是否 正确 计价 l 3 分析出现借方余额的项目 查明原因 必要时 建 议作重分类调整 分类与可理解性 l 4 确定可疑的项目 主要涉及存在认定 结合预付账款 其他应付款等往来项目的明细余额 调查有无同挂 借 应付账款 贷预付款项 2 执行实质性分析程序 l 1 将期末应付账款余额与期初余额进行比较 分析波 动原因 余额分析 l 2 分析长期挂账的应付账款 异常情况 关注4点 要 求被审计单位做出解释 判断被审计单位是否 缺乏偿债 能力或 利用应付账款隐瞒利润 并注意其是否可能无须 支付 对 确实无须支付的应付款的会计处理是否正确 依据是否充分 关注 账龄超过3年的大额应付账款在资 产负债表日后是否偿还 检查偿还记录 单据及披露情况 l 3 计算应付账款与存货的比率 比率分析 应付账款与 流动负债的比率 并与以前年度相关比率对比分析 评价 应付账款整体的合理性 l 4 分析存货和营业成本等项目的增减变动 趋势分析 判断应付账款增减变动的合理性 3 函证应付账款 1 一般不函证 l一般情况下 不必须函证应付账款 这是因为 应付账款 的主要目标是完整性 而 函证不能保证查出未记录的应 付账款 况且注册会计师能够取得采购发票 已入账的必 有采购发票 等外部凭证来证实应付账款的余额 省时省力 何须函证 2 何时函证 l如果控制风险较高 有人浑水摸鱼 假采购 真付款 某 应付账款明细账户金额较大或被审计单位处于财务困难阶 段 为取得借款而将已入账的应付余额改小 则应进行应 付账款的函证 3 怎样函证 l进行函证时 注册会计师应选择较大金额的债权人 以及 那些在资产负债表日金额不大 甚至为零 但为被审计单 位重要供应商的债权人 作为函证对象 函证最好采用积 极函证方式 并具体说明应付金额 4 函证替代程序 l检查决算日后应付账款明细账及库存现金和银行存款日记 账 核实其是否已支付 同时检查该笔债务的相关凭证资 料 如合同 发票 验收单 核实应付账款的真实性 4 查找未入账的应付账款 l为了防止企业低估负债 注册会计师应当检查被审计单位 有无故意漏记应付账款行为 l1 检查债务形成的相关原始凭证 如供应商发票 验收单或 入库单等 查找有无未及时入账的应付账款 确认应付账 款期末余额的完整性 l2 检查财务报表日后应付账款明细账贷方发生额相应凭证 关注其供应商发票的日期 确认其入账时间是否合理 l3 获取被审计单位与其供应商之间的对账单 并将对账单和 被审计单位财务记录之间的差异进行调节 如在途款项 在途商品 付款折扣 未记录的负债等 查找有无未入 账的应付账款 确定应付账款金额的准确性 l4 针对财务报表日后付款项目 检查银行对账单及有 关付款凭证 如银行汇款通知 供应商收据等 询 问被审计单位内部或外部的知情人员 查找有无未及 时入账的应付账款 l5 结合存货监盘程序 检查被审计单位在财务报表日 前后的存货入库资料 验收单或入库单 检查是否 有大额货到单未到的情况 确认相关负债是否计入了 正确的会计期间 l如果发现未入账的应付账款 应将有关情况详细计入 工作底稿 然后根据其重要性确定是否需建议被审计 单位进行相应的调整 5 其它测试程序 l针对已偿付的应付账款 追查至银行对账单 银行付款 单据和其他原始凭证 检查其是否在资产负债表日前真 实偿付 防止 通过假造付款来虚减应付账款 违反完 整性 l针对异常或大额交易及重大调整事项 检查相关原始凭 证和会计记录 以分析交易的真实性 合理性 l与债权人进行债务重组的 检查不同债务重组方式下的 会计处理是否正确 l标明应付关联方 包括持5 以上 含5 表决权股份的 股东 的款项 执行关联方及其交易审计程序 并注明 合并报表时应予抵销的金额 6 检查应付账款在财务报表上的披露是否 恰当 l一般来说 应付账款 项目应根据 应付账 款 和 预付账款 科目所属明细科目的期末 贷方余额的合计数填列 分类与可理解性 案例二 二 固定资产的实质性程序 具体审计目标与财务报表相关认定的实质 性程序 3 实地检查固定资产 1 实地检查的目的 l实地检查重要固定资产 确定其是否存在 关注是否存在已报 废但仍未核销的固定资产 2 实地检查的方向 即细节测试的方向 l 1 以固定资产明细分类账为起点 进行实地追查 以证明会 计记录中所列固定资产确实存在 并了解其目前的使用状况 l 2 以固定资产实物为起点 追查至固定资产明细分类账 以 获取实际存在的固定资产均已入账的证据 3 实地检查的重点 l实地检查的重点是本期新增加的重要固定资产 有时 观察范 围也会扩展到以前期间增加的重要固定资产 观察范围的确定 需要依据被审计单位内部控制的强弱 固定资产的重要性和注 册会计师的经验来判断 如为首次接受审计 则应适当扩大检 查范围 4 检查固定资产的所有权或控制权 l1 对外购的机器设备等固定资产 通常经审核采购发 票 采购合同等予以确定 l2 对于房地产类固定资产 需查阅有关的合同 产权 证明 财产税单 抵押借款的还款凭据 保险单等书 面文件 l3 对融资租入的固定资产 应验证有关融资租赁合同 证实其并非经营租赁 l4 对汽车等运输设备 应验证有关运营证件等 l5 对受留置权限制的固定资产 通常还应审核被审计 单位的有关负债项目等予以证实 三 累计折旧的实质性程序 l确定折旧政策和方法是否符合企业会计准则的规 定 l确定累计折旧增减变动的记录是否完整 l确定折旧方法的使用是否前后期一致 l计算是否正确 l确定累计折旧的期末余额是否正确 l确定累计折旧在财务报表上的披露是否恰当 本章重点 l1 查找未入账的应付账款 l2 实地检查重要固定资产