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.OA系统运行管理制度第一章 总则一、 目的:1. 加强OA系统运行管理,保证系统有序、安全运行。2. 理清流程、分清责任、明确权限及办理时限,提高工作效率、减少推诿扯皮。3. 建立信息集成平台,增强领导监控能力。4. 强力推行无纸化办公,实现OA系统价值的最大化。二、 适用范围:本制度适用于 公司所有员工。三、 职责:(一) 行政人事部 1. 负责OA系统的建设、维护和服务支撑工作。2. 负责OA系统规章制度制定,以及对制度执行情况进行检查、考核。3. 负责OA系统流程设计、修改。(二) 公司领导(各部门部长、分管副总、总经理)1. 支持OA系统建设,在公司强力推行无纸化办公、减少纸质文稿审批。2. 按时限及表单要求审批各项业务流程;对发起的业务流程把关,严禁不合理、不合规的流程进入下道工序。3. 对分管的业务流程实施检查、考核,确保每项流程按时完成,杜绝超期办理。(三) OA系统管理员1. 维护OA系统运行,不破坏系统安全,不私自串改、删除他人账户信息。2. 及时处理OA系统运行过程中的各种问题,必要时组织操作培训。3. 对固定业务流程检查,对超期办理、违规签批的行为进行监督。(四) 其他使用人员1. 流程发起人:按时限要求提交各项业务流程,并对办理业务流程的后续节点进行跟踪、催办。2. 按时处理待办事项,尽量保证待办流程数量为0。3. 系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度,按照岗位职责、工作权限、时限要求,认真完成本人在系统中所承担的工作任务。4. 线上审批要以线下沟通为基础,各部门在发起业务流程前应事先充分沟通。四、 运行基础:(一) 用户开户与注销1. 开通:按工作需要,需开通OA账户的需经部门部长同意后由系统管理员开通。2. 注销:人员离职后一周内,行政人事部通知系统管理员完成离职人员账户注销。(二) 账户安全1. 系统使用人员的账号初始密码为000000,使用人员登陆后必须修改密码,并避免他人使用。若密码丢失,由本人提出申请,部门负责人或上级领导同意后,系统管理员恢复初始密码。(三) 使用规范1. 登陆地址:http:/222.173.171.190:75/C6/2. 在线要求:为保证各项业务办理及响应时间,以下为强制要求。A. 有办公电脑、或有共用的办公电脑的用户每天至少登陆OA系统2次(上午1次,下午1次),休息时间不作要求;B. 配备手机OA的用户,在休息时间也要登陆OA处理待办事项,要求每天至少登陆2次;C. 其他因办公条件限制,不能保证每天登陆OA系统的用户,至少要每周登陆1次OA,对待办流程进行处理。3. OA系统使用实行实名制,任何人不得在OA系统上发布与公司工作无关的内容,言论应遵守公司各项规章制度。第二章 业务流程管理五、流程管理:(一)管理原则1. 层级管理:按岗位职责与职务级别层层审批,严禁跳跃主管领导、分管领导,各级领导批阅OA除了审查正文还需对流程把关,流程设置要符合管理原则。 2. 跟踪督办:是谁发起由谁跟踪,为谁服务就由谁督办,归谁管理由谁负责,经公司领导批阅的OA由对口部门跟踪落实,要明确时限、落实到人,不能有遗漏。3. 统一管理:由行政人事部统一制定、统一模板、统一办理时限。(二)流程的办理时限 1. 流程办理的各个节点时限超出设置的时限即为超时。 2. 流程发起在签批过程中另涉及其他业务,需制定方案、开展调查、核算成本的,办理时限可再增加1-2个工作日。若预估在增加2个工作日后仍不能完成的,应在意见栏说明原因,写明完成时限后让流程继续流转(或写明原因后暂存待办),并在承诺的截止日期前对流程完成处理。 3. 配备了手机OA的用户,在请假休息时也要对签批时限进行考核。(三)关于申请单与请购单的要求 1. 属于办公用品的请填写申请单,属于办公设备的请填写请购单,详细条目见下:办公用品:各种纸、笔、文件夹/柜、登记表、档案盒、档案袋、桌椅、劳保用品(需要申请的)、礼品(酒、电饭煲等)、电脑维修、更换及购买电脑配件等。 办公设备:申请电脑、打印机、空调等各种设备以及金额较大的各种办公设备。六、签批要求:(一)表态说明1.“已阅”:仅指已阅读或知悉相关内容。2.“不同意”:指对当前处理内容不同意,或有其他意见,选择不同意要注明原因。3.“同意”:对当前处理的内容全部同意,且无其他异议。(二)流程签批把关1、标题不详细,不能简单概述正文内容的流程,在会签时要予以回退。2、流程设置不符合层级管理原则的,在会签时要予以回退。3、正文陈述不清楚,诉求不明,意见不明,表述不清的流程,在会签时要予以回退。4、发起人不正确的流程,在会签时要予以回退。第三章 考核管理七、考核:1. 超时办理,每次扣款XX元。2. 出现违规签批,每次扣款XX元。3. 未按时限要求发起流程,每次扣款XX元。4. 主管领导、分管领导对业务流程把关不严,让不合理、不合规的流程进入下道工序的,每次扣款XX元。5. 在线时长或次数未达要求,一周内超过1次的每,每次扣款XX元。6. 危害系统安全,侦测、盗用他人账号和密码等信息,刺探服务器配置和数据库信息,上传病毒文件,每次罚款XX元;造成OA系统运行中断或其他损失的由公司另行处理。7. 违反制度其他规定,或未尽到制度规定的相应职责,视情节轻重处XX元处罚。第六章 附则八、本制度由行政人事部负责解释与补充。九、本制度自发布之日起生效。十、前期规定与本制度不一致处,以本制度规定为准。 XXXXXXXX公司 2018年2月5日精选制度范本
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