金蝶金蝶 K 3 WISE 创新管理平台创新管理平台 PLM V12 文档管理操作手册文档管理操作手册 金蝶软件 中国 有限公司金蝶软件 中国 有限公司 2011 年年 4 月月 目目 录录 1 基本介绍基本介绍 1 1 1 文档生命周期 1 1 2 文档管理操作流程图 2 1 3 基本概念 3 1 4 文档管理基本约定 3 2 文档查询文档查询 4 2 1 文档库文档查询操作 4 2 2 个人搜索器 5 2 3 文档列表中的文档查询器 5 3 文件夹查询文件夹查询 6 3 1 文件夹查询操作 6 4 文档库工作区文档库工作区 7 4 1 文档库工作区应用说明 7 4 2 基本操作 7 4 2 1 文件夹操作 7 4 2 2 文档操作 10 5 文档库归档区文档库归档区 20 5 1 文档库归档区应用说明 20 5 2 基本操作 20 5 2 1 文档发布 21 5 2 2 文档报废 26 6 文档库发布区文档库发布区 27 6 1 文档库发布区应用说明 27 6 2 基本操作 27 7 文档库报废区文档库报废区 28 7 1 文档库报废区应用说明 28 7 2 基本操作 28 7 2 1 报废查询 28 7 2 2 报废文档恢复 29 8 文档库回收区文档库回收区 29 8 1 文档删除回收应用说明 29 8 2 文档删除回收操作说明 29 8 2 1 文档删除 29 8 2 2 文档回收 29 1 基本介绍基本介绍 文档管理是 PLM 系统的主要功能模块之一 管理产品全生命周期内所产生的各种文档 包 括研发过程控制文件 产品图纸 体系文件 工艺手册 检验规范 技术资料等 通过对项目 过程中的资料收集而建立企业的电子资料库 规范化的标准资料库 方便企业查询使用 加快 研发速度 提升研发效率 创造更大的经济价值 登陆金蝶 K 3 WISE 创新管理平台 PLM 系统后 选择窗口左边的菜单 系统 文档管 理 即能进入文档管理界面 如图 1 1 文档生命周期文档生命周期 报废区报废区发布区发布区归档区归档区工作区工作区个人工作区个人工作区 创建创建工作工作 提交提交 归档归档 归档归档 发布发布 发布发布 报废报废 报废报废 解除归档解除归档 回收回收 报废报废 恢复恢复 个人工作区个人工作区 是个人独立对文档进行操作的区域 该区域的文档只存放在本地 可以 按需要给其他用户进行共享 具体操作另见 工作台 个人工作区 管理 文档库 工作区 对处于工作状态的文档进行导入 编辑 权限管理等操作的区域 企 业根据工作需要建立相应的文件夹体系结构并对对文档进行分类存放 文档库 归档区 文档处于归档状态的存放区域 对该区域文档可以进行报废 发布解 除归档等操作 文档库 发布区 归档后发布出来的文档存放区域 只有在发布中授权的用户才可以在 该区域访问发布后的文档 文档库 报废区 报废文档存放的区域 该区域的文档操作受角色权限控制 文档库 回收区 文档从工作区删除后的存放区域 对该区域文档可以进行还原 删除 等操作 1 2 文档管理操作流程图文档管理操作流程图 设置文件夹业务类型 新建 导入 编辑文件 文件归档 启动文件审批流程 规划文件夹目录 设定文件夹访问权限 文件发布 文件报废 不通过 启动变更流程 变更归 档后的文档 解除归档 恢复 回收报废 必要时 必要时 1 3 基本概念基本概念 文档 各种电子文件和图档 通称文档 文档由物理文件和数据记录两部分组成 物理文件 存储在 FTP 服务器上面的实际物理文档 数据记录 存放在数据库中 记录该文档的各种属性 如编号 状态 修改人 与其 它数据的关系等 电子仓 用于安全存放物理文件的物理存储空间 一般是 PLM 服务器操作系统下的一 个 FTP 目录 业务类型 文档的业务类型是为了方便组织 查询或区别某种文档需求特别的操作方 式而设定的 文档业务类型由系统管理员根据企业情况自行设定 业务类型设定操作见 系统 配置操作手册 1 1 1 1 文档 文档版本 一份文档由于修改而出现内容不同的本子 保留版本有利于文档的可追溯 性 其实质是几个因修改而产生的几个物理文件对应一个文档 文档的版本有 工作版本 有 效版本 历史版本 文档状态 文档处于文档生命周期不同时期的描述 文档的状态有 提交状态 归档 状态 发布状态和报废状态 不同的状态存放不同的文档区 在工作区的文档均为提交状态 文件夹 用于组织文档的一种逻辑数据结构 也可称为文档目录 文件夹有层次结构 与普通的文件夹不同 PLM 中的文件夹并不是用来保存文档 而是对文档进行分类组织的工具 文件夹权限 用于设定用户访问文件夹及文件夹下存放文件的控制权限 1 4 文档管理基本约定文档管理基本约定 表示未提交状态 个人工作区的文档均为未提交状态 表示文档处于提交状态 表示文档处于归档状态 表示文档处于发布状态 表示文档处于报废状态 表示文档正处于被检出状态 表示文档在流程中 表示文档处于变更状态 号项为必填项 在一般情况下 为了减轻网络负担 系统不自动刷新 有时为了能得到准确的信息 用户 可以进行手工刷新 操作如下 选择要 刷新 文件夹等 右键单击 在弹出的工具条中 选择 刷新 系统同步更新最新资料 2 文档查询文档查询 2 1 文档库文档查询文档库文档查询操作操作 在金蝶 K 3 WISE 创新管理平台 PLM 系统的文档管理中 用户可以通过模糊及多条件组 合查询 查找出需要的文档 操作如下 1 点击 系统 文档管理 文档查询 即进入文档查询页面 如图所示 2 设定查询范围和检索条件 选择 查询范围 可选择的查询范围包括 全部 除报废 工作版本 归档版本 发布版本 报废版本 选择常规字段 如文档编码 文档名称 条件 条件符号 包含 大于 等于 大于 等于 小于 小于等于 输入检索值 输入完成后 如需组合其他字段查询 可点击 添加 设定后续检索条件 组合逻辑 有 并且 或者 对不需要的检索条件 可点击其右侧的 删除 清除当前检索条件 也可以点击下方 清除全部条件 清除当前所有设定的检索条件 可根据文档的业务类型 添加扩展字段检索条件 与前面的常规字段组合 同时系统 支持通配符 查询 通过通配符查出所有的文档 3 设定好检索条件后 点击 查询 列出查询结果 可在权限许可范围内进行导出 打开 浏览 删除等操作 导出 将选定文件从服务器上面下载到本地电脑指定位置 打开 使用本地电脑对应的应用程序打开选定的文件 浏览 通过 PLM 系统直接在网页内打开查看选定的文件 删除 从服务器上面删除选定的文件 被删除文件被移入文档库回收站 属性 打开选定文件的 PLM 属性窗口 2 2 个人搜索器个人搜索器 对于常用检索条件的查询 可以将其设定在 个人搜索器 保存在系统中 1 个人搜索器列表 显示所有设定的个人搜索器 单击搜索器名称 显示了本搜索器 的检索条件 2 设定个人搜索器 按文档查询中描述设定查询的检索条件 在 个人搜索器名称 中给 本次查询命名 点击右侧 保存 系统就会在 个人搜索器列表 中记录本次检索 3 点击 个人搜索器列表 下方的 创建快捷方式 可以将个人搜索器创建快捷方式到 个人桌面 如下图所示 4 个人搜索器 只针对用户本人有效 2 3 文档列表中的文档查询器文档列表中的文档查询器 在 文档管理 的 5 大区 工作区 归档区 发布区 报废区 回收区 中 文档列表的 上方均配备了一个文档查询器 该查询器用以用户查询选定区域的文档对象 如图 操作方法跟文档库文档查询操作基本一致 但在用法上有些不同 如下说明 1 文档列表查询器查询的范围只局限于用户所在文档区选择的文件夹目录下的文档对象 查询的范围包含文件夹目录本身及其下层所有字文件夹目录 2 两个查询条件可以任选一 也可组成进行查询 但两者是并集关系 3 查询条件为空的条件下进行查询 系统默认查询该范围内的所有文档 3 文件夹查询文件夹查询 通过查询文件夹可以列出用户可访问的文件夹 并且可以打开快速定位到该文件夹 3 1 文件夹查询操作文件夹查询操作 1 点击 系统 文档管理 文件夹查询 即进入文件夹查询页面 如下图所示 2 设定查询范围和检索条件 选择文档所属范围 包括 工作区 归档区 发布区 报废区 选定 查询内容 的检索字段 名称 编码 创建人等 输入条件值 点击右侧 查 询 即可列出当前工作区内可访问的文件夹 3 查看检索结果 点击文件夹图标 系统直接定位到对应的文件夹 显示文件夹的文 件 4 文档库工作区文档库工作区 4 1 文档库工作区应用说明文档库工作区应用说明 建立文档目录结构 对业务类型的文档进行分类管理 对文档目录进行权限设置 实现对文件夹或文档个体的权限控制 对文档进行打开 检出 检入等基本操作 实现对提交状态下的文档编辑操作 4 2 基本操作基本操作 4 2 1 文件夹操作文件夹操作 点击 系统 文档管理 文档库 工作区 打开文档库的工作区 在文档库目录树 上选择需要创建文件夹的目录单击 右键 在弹出的右键菜单上选择相应的菜单 如下图 1 用途 实现文档库文件夹维护的操作 2 菜单说明 文件夹权限 对文件夹设置权限 新建文件夹 用来创建文件夹 属性 查看或修改文件夹属性 删除 删除文件夹 当文件夹没有下层文件夹或下层没有文档时才允许删除 刷新 重新显示页面 复制 复制选中的文件夹及该文件夹下的所有子文件夹 剪切 移动选中的文件夹及该文件夹下的所有子文件夹和文档 粘贴 把复制或剪切的对象放到某个位置 创建快捷方式 对选择的对象创建快捷方式并发送到个人桌面 转到归档区 转到归档区对应的文件夹下 转到发布区 转到发布区对应的文件夹下 文件夹管理 以列表形式将该文件夹下一层的子文件夹显示在右边的区域 以 便于对子文件夹进行新建 复制 删除等基本操作 3 文件夹管理 选择 文件夹管理 打开文件夹管理窗口 如图 新建 在当前文件夹下面新建文件夹 输入文件夹编号和文件夹名称 必填项 即可 删除 删除选定的文件夹 如果需删除的文件夹存在有子文件夹或者该文件夹 下有数据记录和相关联的数据 则不允许删除该文件夹 复制 复制该文件夹及其子文件夹 粘贴后新文件夹名称组成与其一致 编码 为空 文件夹下包含文档不复制 剪切 剪切选定文件夹及其子文件夹 粘贴后被剪切文件夹及子文件夹移动到 指定位置 文件夹下包含文档一起移动到新的位置 粘贴 根据复制操作创建新的文件夹及其子文件夹 编码为空 剪切后粘贴操 作直接将剪切选定的文件夹及其子文件夹移动到指定位置 返回上层文件夹 返回到上层文件夹列表 4 文件夹权限操作 选择 文件夹权限 打开权限设置窗口 如图 在 参与者组 可以选择 用户 可以按 用户 角色 和 用户组 三种方式来选 择参与者 在 参与者 选择相应的用户 点击 添加 添加需要授权的用户 在 有效期 内设定权限的期限 在权限列表明细内选择授权的项目 点击 确定 或 应用 保存设置 权限说明 完全控制 最高级别权限 勾选此项系统默认其他项均选定 浏览 可以通过配置浏览器方式进行访问文档内容 批注 对文档批注 系统默认有 浏览 跟 访问 权限 读取 用文档默认格式打开 系统默认有 浏览 跟 访问 权限 写入 可以在其下层新建文件夹或导入文档 系统默认有 访问 权限 修改 对已有对象有修改权限 包含 浏览 读取 访问 权限 删除 对已有对象有删除权限 包含 访问 权限 访问 可以查看文件夹属性及文件夹下文档列表 但不能打开文档内容 发布文档 对文档有发布权限 包含 访问 权限 文档回收 可以对文档进行回收 包含 访问 权限 归档 可以对文档直接归档的权限 包含 访问 权限 解除归档 对文档有解除归档的权限 包含 访问 权限 报废文档 对文档有报废的权限 包含 访问 权限 分配权限 可以对其下层对象进行权限设置 包含 访问 权限 5 新建文件夹 选择 新建文件夹 打开文件夹创建窗口 在窗口中填入文件夹编号和文件夹名称 必 填 备注 点击 确定 创建完毕 结构树目录的排序以 文件夹编码 的升序进行排