计算机应用基础 上一页下一页 第4章 中文Excel 2010电子表格处理软件 上一页下一页 4 1 EXCEL 2010概述 Excel 2010是Office 2010的一个组件 是一个性能优越 的电子表格软件 以表格和图表的形式组织和管理数据 而且方便数据的查找 Excel 广泛应用于财务 统计 数据分析领域 为日常数据处理带来很大的方便 本 章主要通过任务驱动 的方式来介绍Excel 2010的基本概念 基本操作 图表操作 数据管理等功能 4 1 EXCEL 2010概述 Excel 2010的启动与退出操作同Word 2010类似 第 一次启动Excel 2010后 系统自动建立一个名为Book1的 空工作簿 供用户添加内容 工作界面如下图所示 Excel 2010窗口由快速访问工具栏 选项卡 功能区 标题栏 单元格名称栏 状态栏 编辑栏 列号 行 号 滚动条 视图按纽 缩放控件和工作表窗口等组成 4 1 EXCEL 2010概述 上一页下一页 4 2成绩绩表的设计设计 与制作 如下图所示是下面各项任务所要处理的学生成绩表 我们将对学生 成绩表从建立到数据输入 格式设置 工作表的编辑 页面设置 打 印 成绩表的统计 与分析 函数应用 数据清单的建立 数据排序 数 据筛选 分类汇总 图表制作等进行分别处 理 4 2 1 任务一 工作簿的建立 工作簿就是一个Excel文件 当启动Excel后 Excel将自动 创建一个新的工作簿文件 简称工作簿 例如book1 xlsx 注意 扩展名是 xlsx 一个工作簿由一个或多个工作表组成 系统一 般默认为三个工作表 一个工作簿最多可包括255个工作表 工作表是工作簿中编辑二维表格的场所 每个工作表的列 标题 列号 用字母A 表示 共256列 行标题 行号 用 数字1 65536表示 为了区分不同的工作表 每个工作表都有一 个名称显示在工作表标签上 如sheet1 sheet2 sheet3 既为工作表名 用户可以根据表格内容更改工作表表名 每打 开一个Excel就打开了一个工作簿 工作簿如同一个本子 而工 作表如同本子里的一张张页 面 4 2 1 任务一 工作簿的建立 单击 桌面 上Excel图标或点击 开始 菜单 程序 Microsoft Office Microsoft Excel 2010 打开Excel窗口 也可以单击 文件 新建 打 开如下图所示的对话框 可选择所需要的模板创建一个新的工作簿 4 2 2 任务二 在工作表中输入数据 1 单元格 单元格是Excel工作表中的矩形框 是工作表的基本元素 单元格中可以 存放文字 数字和公式等信息 当前单元格是选中的单元格 单元格是深色 的其它单元格颜色是浅色的 2 单元格区域 单元格区域是工作表中的矩形区域 进行数据处理时 常用到多个单元 格中的数据 单元格引用 一组连 接在一起的单元格组成一个矩形区域 称为单 元格区域 标示方法 左上角单元格标示 右下角单元格标示 例如 选中区域A1 C3 表示由A1 A2 A3 B1 B2 B3 C1 C2 C3 单元格组成的矩形区域 A1 C3 中的冒号必须是半角英文符号 3 数据类型 Excel中常用的数据类型包括数字 文本 日期 时间 等常量数据 以及 公式 批注 超链接等类型 4 2 2 任务二 在工作表中输入数据 1 输输入文本 文本数据主要包括数字 文本及符号等内容 一个单元格最 多可以输入255个字符 默认情况下 文本在单元格中是左对 齐 数字是右对齐 1 直接输入文本 2 在一个单元格中输入多行文本 3 在多个或不连续 的单元格 输入数据 4 输入文本形式的数字 5 单元格复制 剪切 粘贴 4 2 2 任务二 在工作表中输入数据 2 输输入时间时间 和日期 Excel能够识别 常用的时间 和日期格式 如果输入日期 输入 格式可以是 年 月 日 年 月 日 等格式 如果输入时间 输入格 式可以是 时 分 秒 时 分 等格式 Excel能识别 出一个有效 的日期和时间 格式 在单元格内以右对齐显 示 如果不能识别 则输 入的内容被视为 文本 以左对齐 方式显示 用户可以自己设 置日期和时间 的格式 单击 开始 数字 功能区右下角的按钮 弹出 设置单元格格式 窗口 选择 数字 选项 卡中的 日期 和 时 间 选项 卡进行设置 如果在单元格中输入当天的系统日期可以按 Ctrl 组合键 输入当前的系统时间 按 Ctrl Shift 组合 键 4 2 2 任务二 在工作表中输入数据 3 输输入公式 在单元格中输入公式 必须以 开头 先选择 公式计算 后结果所在的单元格 然后直接输入 再输入表达式 如下图所示 然后回车或点击编辑栏 的 就可以把 结果输入到I3单元格 如果公式编辑错误 可以点击编辑 栏中的 重新输入 4 2 2 任务二 在工作表中输入数据 在单元格内输入 在Excel中可以有 参照 的功能 如在下图中 Sheet2工作表的B3单元格中有 恭喜你 三个字 要求把这三个字用公式 的方法放到Sheet1工作表中的B5单元格中 注意不是要复制 而是要求 用公式 方法是在Sheet1的B5单元格中输入 然后选择 Sheet2工作 表的B3单元格 此时B3单元格四周是闪烁 的虚线 再回车 就可以把 Sheet2中B3单元格中的内容放到Sheet1工作表中的B5单元格中 4 2 2 任务二 在工作表中输入数据 参照 功能的另一个用处 如在 学生成绩表 工作簿中已经有 成绩 表 工作表 现在在Sheet2中制作一个 选修课成绩表 当然学号 姓名 等基本信息和 成绩表 中一样 那么在 选修课成绩表 工作表中的基本 数据可以采用复制的方法 现在我们用参照的方法也可以 先在 选修 课成绩表 中选择 姓名 列的B3输入 然后回到 成绩表 中选择 B3 回车后就把 成绩表 中B3单元格的内容 马援 参照到 选修课成绩表 中B3单元格了 最后点填充柄填充即可 其它数据参照一样 4 2 2 任务二 在工作表中输入数据 4 输输入函数 可以使用函数对单 元格数据进行计算 如SUM求和 先把 光标放在计算结果要放的单元格 然后按公式编辑栏 中的 按钮 进入插入函数对话 框 进行操作 如果要计算的单元格 区域正确 选择 确定 按钮就可以把结果计算出来 如果选择的 单元格区域不正确 可以在参数Mumber1中重新输入正确的区 域或按 按钮回到工作表中选择单元格区域 再回车回到函 数窗口确定就可以了 4 2 2 任务二 在工作表中输入数据 5 输输入序列数据 如果在单元格中输入的是序列数据 如 星期一 星期二 或2 4 6 8 等有规律的数据 可以使用Excel的自动填充数 据的功能 填充的内容可以是Excel提供的自定义序列 也可以是 数字 文本 文本与数字的混合形式 公式 函数 更可以是根 据需要自己定义的序列 如我们在输入 成绩表 时 姓名 列一般是不变的 那么就可以 把学生的姓名作成一个自定义序列 以后只要输入其中一个学生 的姓名就可以利用填充的方法把其他学生的姓名填充出来 自定义序列的步骤如下 4 2 2 任务二 在工作表中输入数据 4 2 2 任务二 在工作表中输入数据 6 数据的有效性 使用数据有效性可以控制用户输入到单元格的数据或值的 类型 保证数据的有效而不至于输入的数据错误 例如 将数 据输入限制在某范围列表限制选择 输入序列 限制日期或时 间的范围等 使用列表限制选择 在某些单元格中需要输入固定格式的数据 如 学生成绩 表 中 性别 字段 因为 性别 只有 男 女 如果手动输入可 能会输入错误 而不会进行错误检查 就会出现 性别 是其他 内容的情况 可以利用 数据有效性 做成一个下拉列表 进行 选择性输入 可以保证输入数据的正确性 4 2 2 任务二 在工作表中输入数据 先选定 学生成绩表 中 性别 字段下的单元格区域C4 C18 单击 数据 选项 卡 在 数据工具 组中 单击 数据有效性 按钮下的向下箭 头 选择 数据有效性 命令 打开 数据有效性 对话 框 单击 设置 选项 卡 并单击 允许 右侧的下拉按钮 从中选择 序列 选项 在 来源 方框中输入序列的各元素 男 女 注意男女中间的逗号必须是 西文的逗号 再单击 确定 返回 在 学生成绩表 中 性别 字段下的单元格 当选中时会出现一个下 拉按钮 单击 此按钮 在弹出的下拉列表中就可以选择刚 才输入的序 列 而不需要进行手动输 入了 实际 上凡是在数据输入时固定的数据 都可以做成序列 4 2 2 任务二 在工作表中输入数据 限制数据的输入范围 在 学生成绩表 中 学生的各科成绩应该 在一个范围内如0 100 分之间 如果不进行限制就可能输入超出正常分数范围的情况了 就需要通过数据有效性进行限定设置 4 2 3 任务三 工作表格式的设置 1 选择编辑 区域 不管是对单 元格还是对工作表的操作 都要首先确定操作对象 包 括 1 选择 单元格 用鼠标直接点击工作表中要进行操作的单元格 2 选择 单元格区域 如果是连续 的单元格区域 就用鼠标拖动选择连续 区域 如果连 续区域很大 也可以先选择连续 区域的第一个单元格 然后按住 Shift 再点击连续 区域右下角最后一个单元格即可 如果是不连 续区域 首先选择 一个单元格 然后按住 Ctrl 键不松 用鼠标点 击其它不连续单 元格即可 3 选择 整行或整列 用鼠标在行标题 或列标题 上直接点击 即可选中该行或该列 在行 标题 或列标题 上拖动鼠标可以选择 多行或多列 也可以结合 Ctrl 键选择 不连续 的多行或多列 4 选择 整个工作表 选择 整个工作表可以利用 Ctrl A 组合键 也可以单击 行标题 和列 标题 交叉处的 全选 按钮 可以快速选择 整个工作表 4 2 3 任务三 工作表格式的设置 2 编辑单 元格 1 插入一行 列 和插入单元格 先选择 准备插入的单元格位置 再选择 开始 功能区中的 插入 下的下拉按钮 在 插入 对话 框中选择 插入的选项 可以在事先 选择 的单元格位置选择 插入的类型 可以是插入一行或一列 如 果事先选择单 元格是连续 多个 则插入所选相同数量的单元格或 行列 2 调整单元格的行高和列宽 为了适应数据的长度和宽度以及排版的美观 需要对行高和列宽 进行调整 有以下三种方法 简单 的方法是直接用鼠标拖动行标题 或列标题 的边界 此时 鼠标变 成一个黑色双向箭头 按住鼠标左键拖动就可以改变成所 需的行高或列宽 先选择 需要调整的行或列 再选择 开始 功能区中的 格式 按 钮下的下拉按钮 在联级 菜单下选择 行高 或 列宽 在弹出的 对话 框中输入数据即可 选定整行或整列 单击 行号或列号 单击 鼠标右键 在弹出 的快捷菜单中选择 行高 列宽 命令 同样会弹出相应的对话 框 输入合适的数值即可 4 2 3 任务三 工作表格式的设置 3 移动和复制单元格 移动和复制单元格的基本方法在前面已经介绍 这里主要介绍 选择 性粘贴 因为在以后的操作中选择 性粘贴非常重要 4 2 3 任务三 工作表格式的设置 4 删除或清除单元格数据 在编辑过 程中 如果要删除单元格数据 首先选择 需要删除内 容的单元格区域 然后按 Del 键或其它方法的删除方法 同复 制方法 还有一个重要的方法 在 开始 功能区中 清除 按钮 在下拉菜单中可以根据需要选择 要清除格式 内容 批注等 5 设置单元格格式 单元格格式包括数字类型 对齐样 式 字体样式 边框样式 单元格底纹和单元格保护 选中需要进行设置的单元格区域 选择 开始 功能区中的 格式 按钮命令 打开 设置单元格格式 对话 框 或单击 鼠标右键 在弹出的功能菜单中打开 设置单 元格格式 对话 框进行设置 4 2 3 任务三 工作表格式的设置 4 2 4 任务四 工作表的编辑 1 添加工作表 在Excel中 一个工作簿默认有三个工作表 用户可以根据需要添 加更多的工作表 方法一 在 开始 功能区中选择 插入 按钮的下