远洋光华国际物业服务中心部门会议纪要时 间：2012年3月27日 13：00 14：00地 点：远洋光华国际大厦C座B1层会议室主持人：姜 叙参加人：姜 叙 曹 钧 赵丽燕 甘旭丽 王艳冬 曹 震 付艳斌 王宗然 张景雪 田晓悦 包 静 侯静怡 徐慧宁 张 默 徐 祎 曹 勇 杜林萍 罗希记录人：程诚会议议程： 一、最近一段时间的工作重点二、纪律的强调三、员工培训四、活动计划五、人事调动及职责调整六、表扬纪 要:一、最近一段时间的工作重点。1、收费问题。（1）近期财务部将出账单包括：4月13日出能源费账单及6月份物管费账单。财务出账单后各专员尽快向财务部要账单进行催缴费工作。（2）要求专员于5月10日前收齐6月份的账单。 （3）加大关注物管费及能源费的收缴率。 （4）每月在10/15/20日前未完成缴费的公司，专员需在台账上注明详细原因。 （5）商业部加紧催辉盛阁2月费用。 （6）为协商解决反控能源费问题，曹震负责安排与反控在4月2日的见面会事宜。2、在今后的工作中，要求客服部人员除统一公文写作的格式外，包括内部联系单、活动方案在内的具体工作需要文字信息都务必规范行文格式。3、专员务必做好每日的台账更新工作。4、松下装修已接近尾声。张景雪负责跟进装修事宜，妥善处理相关问题。5、商业、写字楼各专员积极进行损坏防风标识统计工作。6、王艳东务必在本周内完成“禁止在B2、B3出现临停”工作，并于工作进展上做出汇报。7、商业部方面将保险事宜尽快完成。8、环境部清洗雨带（音）。时间节点划分：上午清洗：A、B、C座。下午清洗：D座。注意：提前通知客户对北星行门口车辆和箱子进行妥善挪放，避免清洗工作影响北星行门口的车辆停放，切勿将清洗污水淋落到车辆上。9、3月28日，即明日上午，10：00，我方物业与美食街召开沟通会。赵经理和甘经理随同姜叙经理前行，参与会议。要求与会人员在会前做好充足的资料准备（照片，来往函件，物业费催缴函等）。10、蟹道乐保险问题由商业部人员抓紧解决。11、各岗位人员尽快完成本职工作制度及流程的文字化工作。要求客服部所有人员于4月1日前上交。12、加强服务意识。美食街与厕所通道间的电柜门用手纸别着，专员未将此问题上报OA系统及经理。以后出现类似问题专员需重视起来，加强服务意识，强大自己的工作行为。13、工作效率和信息反馈问题。（1）月度考评和工作效率（收费速度等）挂钩，月度考评和年度考评挂钩。（2）信息的反馈工作要及时，随时向上级汇报出现的问题。14、做好商业部回访记录工作，为半年的客户满意度调查做准备。客户回访要求：（1） 专员按照工程、安保、环境等问题进行分类汇总后上交副经理。（2） 副经理对商业、写字楼进行分类后上交姜叙经理。二、纪律的强调。1、文案工作者在回函时需注重时效。2、紧急事件的处理速度一定要快。3、商业部四人需做事亲力亲为。4、商业部曹勇尽快熟悉职责及相关流程，配合各位经理的的工作。5、巡视纪律问题。（1）每日商业开业之前8：:39:00之间专员一定要在巡视岗位中。（2）巡视完毕后将巡视记录交予前台，巡视出的问题报给前台。（3）前台收到专员的信息后将问题上报EIP。（4）各专员将所有1月1日后的巡视记录补齐。（5）专员每天巡视两层职责区域，要求认真巡视，不留死角。6、会议纪律问题。培训或开会时要求与会人员尊重演讲培训师，禁止出现交头接耳、走神现象。三、员工培训。1、为规范公司对内、对外公文的写作标准，做好企业形象维护，确保和客户进行正式的沟通，特在此次会前由甘经理为客服部所有人员进行公文写作培训。培训内容：（1）公文的定义（2）公文的特点（3）公文的作用（4）公文的流程和行为规范（格式、主旨、素材、文种、结构）（5）通知文体的具体写法及格式规范（6）发文文体的具体写法及格式规范（7）会议纪要的具体写法及格式规范（8）函的具体写法及格式规范（9）签报的写作方法及格式规范（10）公文常见语病的修改及公文语言的运用2、客服部大堂前台新近2位新同事，负责经理曹钧及大堂前台老员工需做好以老带新工作。四、活动计划。（客户活动）1、理光植树节事宜，由曹经理和王东然负责。要求：（1）务必在清明节前将细节与客户方谈妥（2）务必在清明节前解决好证书及备班问题。2、地球一小时的倡议书由王艳东尽快完善后发予客户。3、“农贸市集”活动的宣传稿件由甘经理负责书写，尽快完成。4、“地球一小时”活动的宣传稿件由王艳东负责书写，尽快完成。五、人事调动及职责调整。1、客服部新来的两位新同事：杜琳萍（音），罗曦（音），主要负责大堂前台的岗位职责。由曹经理带领熟悉工作流程。希望两位新同事尽快熟悉工作环境、尽快上手。2、客服部细化分工情况。客服部经理姜叙客服部副经理曹钧（主管写字楼）客服部副经理赵丽艳（主管老商业）客服部副经理甘丽旭（主管新商业）客服部经理助理王艳东写字楼专员曹震付艳斌田晓悦张景雪大堂前台徐祎侯静怡包静杜林萍罗希商业专员王宗然曹勇商业专员王宗然曹勇商业分工：新商铺-负责人：甘经理 老商铺-负责人：赵经理 文案、催费-负责人：曹震 临时事件、巡视-负责人：王宗然六、表扬。1、在“农贸集市”活动和“满意度调查”工作进行中个，商业部和写字楼部各人员互相协作，全力配合工作，联手圆满的完成这两项工作，特此表扬。2、希望客服部全体人员在以后的工作中继续发扬协作精神，使客服部攥成一个拳头，努力圆满完成上级交代的任务和本职工作。