上海理工大学办公自动化系统建设项目招 标 文 件上海理工大学二OO八年八月目 录招标公告第一部分 技术规格要求第二部分 投标方须知第三部分 投标文件构成招标公告 上海理工大学信息化办公室受上海理工大学委托就上海理工大学办公自动化项目所需的货物及服务自行组织招标。本次招标坚持平等投标、公开评标、择优定标的原则，维护招投标双方的合法权益。欢迎具有资质和能力的单位前来投标。 1. 招标内容及要求见招标文件。 2. 招标项目名称：上海理工大学办公自动化系统建设项目。3. 项目简介：本项目旨在利用信息技术手段，建设办公自动化系统，提高行政办公效率和水平，为广大师生提供更好的信息服务，为学校决策提供技术支持。 4. 投标方资质要求： a、 投标方必须具有独立法人资格，注册资金不低于500万，有生产或供应能力，具备履行合同所需的财务、技术能力和经验，且在上海市有固定的经营、维护人员，能提供良好的技术支持；b、 不允许联合投标，不允许转包；c、 投标方须提供软件开发的有关资质证明文件；d、 投标方必须具有 “软件企业认证”资质；e、 投标方必须有5个以上同类高校办公自动化系统成功案例，同时必须提供2个以上上海地区同类高校成功案例证明文件（合同复印件、验收报告）技术咨询：陈老师周老师:55277765，裘老师 55272824; 投标截止时间： 2008年8月27日上午11:00时之前送达，逾期收到或不符合规定的投标文件恕不接受标书请送：上海市军工路516号 上海理工大学第二办公楼106室联系电话（传真）：55272339联 系 人：陈老师上海理工大学设备招标领导小组2008 年8月15日第一部分 技术规格要求一、建设目标1. 实现学校办公自动化、文档一体化和日常工作信息化；2. 内部通讯平台、信息发布平台、并实现工作流转与文件管理的自动化；3. 建立一个弹性、灵活、高效、安全的电子化办公环境，最终实现无纸化办公。二、技术架构要求采用先进的技术架构和设计方法，融合先进的管理思想，用国际通用的技术标准，研发的集结构化程度高、灵活性、扩展性、兼容性、升级性好、速度快为一体。1. 采用基于Web的门户技术、工作流技术、协同技术、以及数据流的分布式应用框架，能将系统有效地整合到门户系统中；2. 采用浏览器操作，Browser/Application Server/DataBase Server 三层体系结构；3. 通过采用组件技术和积木式的开发模式，系统平台提供了一种可靠的、可伸缩的、易于扩充的综合办公和信息管理的基础架构；4. 系统具有二次开发能力，系统支持可视化流程定制，用户可以定制各种模板（公文模板、个性化模板），还可以整合其他应用系统，进行门户统一管理；5. 办公系统与Ms Office的Web无缝集成；6. 系统支持手机短信平台接口。三、系统设计要求：1. 能无缝集成到校园信息门户平台；与统一身份认证平台的集成实现单点登陆和统一的用户管理；与公共数据库平台集成实现数字共享和交换。为工作人员提供一个集成化、弹性灵活、高效安全、电子化的办公环境，最终实现无纸化办公。2. 以工作流技术为核心，对于日常办公中涉及到的需要多部门、多人员协作解决的业务，提供具有工作流技术的处理过程。例如能够针对公文流转过程中的各个环节进行工作流程的定义、修改和跟踪，监控工作流程的进展程度，对即将超出办理时间限制的环节进行消息提醒，以保证整个协同工作及时有效地完成。3. 向校园网及互联网上的用户提供学校公告、新闻、规章制度及信访等信息的浏览及搜索，并可对这些信息进行管理和维护，例如信息的录入、修改、发布；各类信息管理人员在不同的权限范围内进行操作；信息从编辑初稿领导审核定稿管理员发布的整个工作流程用上述工作流技术来实现和监控。4. 为工作人员提供专门的辅助个人办公的服务管理，要求具有与OA系统其他用户的即时通讯功能、个人工作日程安排、个人通讯录、个人待办事宜等；能够与现有学校邮件系统集成；同时具有消息提醒功能，包括对未读邮件、未读消息、即将超出办理时间限制的待办事宜的提醒，甚至可通过此模块直接进入其它的应用程序或调出其它应用程序的数据进行业务处理。5. 系统应该有完善的安全机制，采用基于角色的安全控制方法和细粒度的权限控制，用户只有通过身份、权限验证，才能使用与自己权限相对应的功能；能限制非法IP地址范围的人员登录；文件在网络传输过程中是加密传输；对用户的登录和操作都有完整的日志记载；支持少量用户（例如重要领导）在外远程办公，通过使用VPN账号建立一条安全可靠的通往校园办公系统的信息遂道。6. 在保证系统功能正确和完整的前提下力求界面友好、操作简单、设置灵活、维护方便、安全可靠、适应性广泛。7. 采用B/S结构及多层体系架构，将在相当长的时间内保障技术的发展能力，具有良好便捷的升级能力，选用的数据库产品、应用软件均具有先进性及成熟性。8. 系统将提供开放的接口设计，保证未来系统扩展及二次开发，以适应学校需求的变化与发展。支持跨平台运行，以适应用户的不同的操作系统平台。9. 简明易用的操作，完全的图形化设计，操作者易于上手。四、系统主要功能要求：注意：以下功能模块为学校目前参考流程，欢迎提出更好的解决方案，并在标书中注明。该系统要紧密结合高校业务，全面贯通高校内部经脉，通过对学校各部门办公要素的整合，实现对工作流、信息流和知识流的整合管理。使高校内部各级单位间建立起一种开放的、网络化的、高效的办公新环境，以一套完善的支持群体协作、流程控制、信息发布及控制功能的应用软件，为学校内部管理和外部交流提供全面信息的传递、处理渠道。系统主要功能模块，如图所示： 图1 系统功能模块图各个子功能模块完成的功能简述如下：收文管理：采用工作流技术管理整个收文过程，主要对接收文件的登记、拟办、签批、分阅、办结、归档、统计查询等流程进行管理。收文流程可以预先定义好，如图2所示，也可以根据工作流程的变化临时修改或重新定义。可以查看文件的流转过程记录；对流程中的各个处理结点可按流程定义时的要求进行实时监控，如有即将超过设定办理时间的处理结点，对其进行消息提醒，以保证任务的按时完成；另外系统对于文件的查询权限有严格的控制。图2 目前收文流程参考发文管理：采用工作流技术管理整个发文过程，主要对发送文件的拟稿、审批、会签、核稿、签发、编号、印发、办结、归档、统计查询等流程进行管理。发文流程可以预先定义好，如图3所示，也可以根据工作流程的变化临时修改或重新定义。可以查看文件的流转过程记录；对流程中的各个处理结点可按流程定义时的要求进行实时监控，如有即将超过设定办理时间的处理结点，对其进行消息提醒，以保证任务的按时完成；系统对于文件的查询权限有严格的控制；发文正文与WORD相结合，保留修改痕迹，在流转过程中按流程配置保留WORD修改的不同版本；除发文正文外，可添加多个附件，方便电子文件传阅；成文时可套用文档模板库中的模板；可以直接在文件上进行批注，并且加盖个人电子印章，全文批注与电子印章均有防伪功能，杜绝非法拷贝和篡改。图3 目前发文流程参考校内呈文：这个模块是特别为校办公室编辑信息交流、上报信息给市科教党委等部门和编写年鉴等工作收集学校各个部门的信息而设计的。同样也采用工作流技术管理整个过程。信息上报流程可以预先定义好，如图4所示，也可以根据工作流程的变化临时修改或重新定义。对流程中的各个处理结点可按流程定义时的要求进行实时监控，如有即将超过设定办理时间的处理结点，对其进行消息提醒，以保证任务的按时完成。图4 目前信息上报流程参考会议管理：这个功能模块将又细分为以下几个子功能模块，如图5：图5 目前会议管理功能模块图参考会议场地申请：可对会议场地信息进行维护，如添加、修改、删除；可查询会场信息并申请会场，申请流程同样也采用工作流控制，工作流管理规则同收、发文等。流程如图6所示：图6 目前会议场地申请流程参考会议通知：该子模块可以对系统管理模块中的用户管理模块定义的所有OA用户进行按部门、或按干部层次的分组，还可以自定义分组；同时具有OA系统内部的消息发送功能，只要向各个分组发送消息，各个分组所有成员都能收到，并且只要分组成员登录OA，就能看到关于会议通知的消息提醒，同时系统自动给出反馈消息，以使会议通知人员确定是否通知到个人；还要求在此模块中可以直接发送手机短信给由于未登录OA系统而不能收到OA内部短消息的参会人员。会议论坛：可提供一个针对会议议题的内部在线论坛。在开会前，将议题放在论坛上，并能通过会议通知来提醒议题讨论相关人员在此论坛内发表会前言论，互相阅读各自言论以便参考和总结。这个功能模块主要是为了能使参会人员在召开会议前就能在这个平台上就议题讨论得比较成熟，在真正举行会议时能快速的得出结论并定夺，以减少会议次数和时间，减轻参会人员的负担，提高会议效率。会议日程安排：可定义和预览一周的会议安排，包括会议时间，地点，主题等。可以往前查看过去每一周的会议安排，用户在有权限的前提下，点击进入每个会议，可以看到详细的会议记录，参会人员签到等情况。会议记录及归档：可以对即将举行的会议进行现场电子的会议记录，以及提供方便的参会人员签到机制；可以对每次会议记录及相关文件资料进行归档。会议档案查询：在有权限的前提下能够查看每次会议记录及相关文件的档案资料，并且提供搜索功能以便查询。信访管理：主要用于完成对教职工、学生的来信来访、投诉等内容进行登记、检查、办理和跟踪等功能。整个流程同样也采用工作流控制，工作流管理规则同收、发文等。流程如图7所示：图7 目前信访工作流程参考 交办协办：用于上级向下级交办任务或平级部门之间进行协同办公。交办协办流程要求灵活，可以选择任意人发送，并可以同时发送给多人办理；可指定办理期限，系统可根据办理期限自动催办；发送给他人办理后，可以收回办理权限；承办人办理完毕后，向任务提交人反馈办结信息，由任务提交人决定是否办理结束。辅助办公：包括两个子功能模块：1.信息管理：对公用信息模块的所有信息进行管理和维护，包括编辑、修改、删除、审核、发布；各类信息管理人员在不同的权限范围内进行操作；信息从编辑初稿领导审核定稿管理员发布的整个工作流程用工作流技术来管理和监控。2.主要用于用车、用章、学生活动场地使用等辅助办公事务的管理，包括：车辆信息维护、用车的申请、批准；公章的信息维护、用章的申请、批准等；学生活动场地的信息维护及其申请、批准等。申请流程同样也采用工作流控制，工作流管理规则同收、发文等。用车管理、学生活动场地管理：流程分别如图8和图9所示： 图8 目前用车管理流程参考 图9 目前用车管理流程参考用章管理：流程如图10所示：图10 目前用章管理流程参考值班安排：用于设计和查看一周内部门内部人员值班安排，并可往前查看每一周的值班安排情况。档案管理：对部门内部所有电子公文、档案、信访信息、规章制度等进行分类、存储，将收文、发文及其他文件进行统一整理归类