HarvardBestLearn 哈佛管理教程 商务写作 2 目录 目录 CompanyLogo 3 主题概述 在本主题中 您将学习如何疏理自己的思路 如何拟订一份完整的草稿 以及怎样才能使您的日常电子邮件 备忘录和报告更加实用 条理更加清晰 更加引人关注 摘要 本主题包含有关如何完成以下各项的相关信息 根据读者的需要组织文稿利用各种写作策略开始写作利用编辑和设计准则 提高文章内容的影响力 4 7 2020 4 2020 4 7 5 2 1基础知识 CompanyLogo 6 2 2界定项目的范围 营销对实现公司目标有什么作用 公司营销部门的发展历程 营销方面的人力资源 出现特定绩效问题的领域 潜在的解决方案 在考虑写作项目的范围时 您可以从或广或窄的角度阐述主题 例如 在汇报公司在营销职能方面的不足时的两种选择 绩效低下的两大领域 经销商支持与促销 建议的补救措施 7 1 2 3 4 2 3使用布局谋篇策略 CompanyLogo 8 2 3 1提问 吉莉安必须写一份备忘录 介绍合作推出某新产品的员工召开的每周部门间会议 通过预计读者关注的事项 她提出了下列问题 我们为什么要召开这些新会议 议程将包括哪些内容 我应该怎样准备这些会议 2020 4 7 9 将这些问题转化为肯定性陈述之后 吉莉安就能得出她在备忘录中将要提到的要点 例如 召开第一次会议时 请事先准备好您所在部门的工作计划 2020 4 7 10 2 3 2传统式提纲 这种方法最适合那些能在动笔之前构思出文件逻辑结构的人 如果您缺乏写作经验 或者涉及的主题很复杂 这种方法就格外有用 2020 4 7 11 一旦拟好提纲 就应考虑以下问题 提纲中是否已经列出了我要写的所有主题和副主题 他们的排列是否符合逻辑顺序 开头 中间和结尾是否清楚明白 2020 4 7 12 2 3 3头脑风暴式提纲 2020 4 7 13 2020 4 7 14 2 3 4自由写作 准备好纸笔 或将手搭在键盘上 然后让思维自由驰骋 写下大脑中出现的任何想法 哪怕这些想法与您的写作主题毫无关系 至少应自由写上10分钟 这样才能思如泉涌 当您思维受阻时 也要将这种情况记录下来 不要停止 要对记下的东西进行编辑 如果您用的是计算机 降低屏幕的亮度可能有助于防止您过早编辑 2020 4 7 15 2 4 1重要性排序法 对于许多内部文件 撰文者通常会采用 结论先行 BLOT 法 通过将最紧要的信息放在文件开头 您可以帮助忙碌的读者快速看到最重要的信息 4 7 2020 16 2 4 2时序法 使用此方法时应注意下列事项 抓住重大事实 利用视觉设计突出重要信息 例如您的关键信息 因为使用这种发展时序法时可能会遗漏这些信息 如果有五个以上的日期 应避免每个句子都以日期开头 4 7 2020 17 2 4 3流程和程序法 无论使用哪一种方法 都应注意下列事项 以表格形式陈述正式程序 并给每一步编号 按照其发生的精确顺序陈述流程或程序中的阶段或步骤 4 7 2020 18 2 4 4空间排列法 使用此方法时应注意下列事项 设定具体 连贯而便于理解的顺序 例如从左至右 从上到下或由内而外 用细节描述充实每一个空间 为读者创立生动的影像 有意识地使用富于变化的语句和新的措辞来替代陈词滥调 以吸引读者的注意力 4 7 2020 19 2 4 5比较和对比法 例如 在研究了两种可能性之后 您建议在市区的某个地点设立新办公室 为此 您可以按下列顺序陈述研究结果 优点 地点A和地点B缺点 地点A和地点B 4 7 2020 20 2 4 6归纳法或演绎法 使用此方法时应注意下列事项 确定您的读者对该主题已经了解了多少 以读者熟悉的信息开始写文件 对熟悉该主题的读者采用归纳法 对不熟悉该主题的读者采用演绎法 尽可能将关键信息置于开头 4 7 2020 21 2 4 7分析法 使用此方法时应注意下列事项 务必将假设的每个方面都包括进来 以避免说服力不强甚至更糟的情况 即做出错误的业务决策 从以下几个方面分析您的资料 相似之处 不同之处 逻辑联系 内在含意以及建议采取的行动 为非技术型读者简化技术方面的语言 特别是面向普通大众的公司报告 4 7 2020 22 2 5 1从让您感觉最方便的地方开始 2 5 2按 类别 写作 2 5 3关于技术文件的特殊考虑 2 5写作初稿 CompanyLogo 23 2 5 1从感觉最方便的地方开始 没有任何规定要求您必须从头开始 将写作大纲或写作计划摆在面前 并参照它来确定从哪儿动笔会让您觉得最方便 大多数写作经验丰富的人都会到最后才写引言部分 因为在知道了结论之后更容易写出精彩的开篇之语 例如 选择一个大标题 然后就这个标题写上一段 写完之后 再选择下一项让您感觉方便的来写 依此类推 定时停止写作 将草稿与您的计划进行对比 4 7 2020 24 2 5 2按 类别 写作2 5 2 1商务信件 备忘录以及电子邮件中经常出现的类别包括 4 7 2020 25 2 5 2 2正式的建议书包括下列标准组成部分 1 扉页 2 目录 4 简介 3 摘要 5 客户需求陈述 6 建议程序 7 计划的优点 8 计划的影响 9 实施计划 10 合格条件 11 成本分析 12 同意声明 13 附录 4 7 2020 26 在起草面向非技术型受众的技术文件时 要多花一点时间分析您的受众 确保您准确掌握了以下问题的答案 受众对该主题已经了解了多少 有一种经验证对许多撰文者都很有用的方法是分两栏写 一栏中写下针对技术型读者的信息 另一栏则针对非技术型读者对前一栏中的信息进行精简 2 5 3关于技术文件的特殊考虑 27 限制每一段中的主语数量 过渡自然 2 6确定段落结构 CompanyLogo 28 思考下列过渡句 斜体 提议增加餐馆座位的人没有提供任何有关工程 运作成本以及税金的估算 没有这些估算 试图评估他们的建议书只会浪费时间 就算工程成本合理且可以应付 我们仍然面临着巨大的收益不确定性 谁都不知道座位增加一倍会对年收入产生什么影响 假设收入将增加一倍合理吗 还是更有可能增加75 在各个句子之间 词和短语也能如上述句子一样起到连接作用 看看下列过渡范例 斜体 我们的库存管理人员严格控制着原料或成品 因此 营运资本需求已经下降了八个百分点 在这个例子中 因此一词建立了两个句子间的因果关系 其他有用的过渡表达还有 结果 此外 同样 同时 例如 最后 另一方面 而且以及然而 CompanyLogo 29 03 让您的信息重点明确 检查文件是否清楚明了 检查文件是否清楚明了 有技巧地排列关键信息 回答您的读者对原因的质疑 回答您的读者对原因的质疑 回答您的读者对原因的质疑 回答您的读者对原因的质疑 2 7内容修改 2 8格式修改 CompanyLogo 31 2 9起草电子邮件 2020 4 7 32 2 9 1常见问题 员工互相收发浪费时间 毫无必要的信息 许多电子邮件都是仓促写成 品质欠佳 写电子邮件的人发送的信息有时带有情绪或不适合其工作环境 信息有时会错发或转发给非计划中的收件人 有时会导致不良后果 收件人通常会匆匆浏览电子邮件 因此错过一些重要的细节 2020 4 7 33 2 9 2从主题行开始 主题行特点 1 包含关键信息 例如 销售会议的时间改为周五下午3点 2 包括您希望读者做出的行动或响应 例如 今天下午4点之前要给出评论 3 具体而简短 例如 明天一起吃午饭好吗 让您的信息便于归档和复查 例如 约翰的全球企业报告 2020 4 7 34 2 9 3每封电子邮件只讲述一个主题 将每封电子邮件都视为目标一致的信息包 用于提出问题 表达您的意见 通报新闻等等 为实现一致性 每封电子邮件只传达一个信息 这种方法有两大优点 收件人能更轻松地理解和回复单个信息 收件人将该信息转发给其他人时不用带上可能极不适合此人的其他信息 2020 4 7 35 2 9 4清楚表明邮件的目的 2 9 5简明扼要 并使用附件 2 9 6谨记受众的需求 2 9 7采用简单的格式 2 9 8回顾公司的电子邮件政策 2020 4 7 36 37 2 9 9什么时候不能发送电子邮件 不要通过电子邮件发送私人信息 若要交流私人或机密信息 应打电话或与对方会面 如果电子邮件起不到有效作用 则应安排面谈 如果您连续数小时或数周不断与某人邮件往来 而无法达成解决方案 请拿起电话安排会面 通常应该遵循的原则是 将电子邮件交流的次数限制在四次以内 删除群发邮件 不要将它们转发 37 3写作步骤 38 3 1规划写作任务的步骤 仔细想一想 您希望读者做出怎样的回应 您的写作目的是什么 思考有关您的受众的问题 基本要点是您希望读者记住的一个关键信息 您能越早用一两句话提炼出关键信息 您就越容易写作您的文章 如果您发现有两个不相关的关键信息 则应撰写两份文件 在思考写作策略时 您应自问以下问题 我是否是传达这一信息的合适人选 39 3 2内容编辑的步骤 40 3 3风格编辑 41 42 4写作技巧 42 对于易于接受的读者 关键信息应放在开头 4 1运用重要性排序法的技巧 4 1 1当您的写作对象为两名或多名读者时 应考虑最重要的读者可能会有的反应 通常情况下最重要的读者是决策者 相应地组织文件的内容 4 1 2对于易于接受的读者 关键信息应放在开头 4 1 3对于不易接受的或有抵触情绪的读者 在陈述关键信息前 您需要提供更多的铺垫和背景信息 4 2运用比较和对比法的技巧 4 2 1在比较两项事物时 应从读者较为熟悉的一项开始 运用图形或表格来比较技术信息 4 2 2不要在同一部分同时陈述优势与劣势 这样容易产生混淆 4 2 3在使用一些关键短语进行比较时应注意前后一致 如 一方面 和 另一方面 前者 和 后者 以及 与此相同 和 与此相反 4 3电子邮件的写作技巧 4 3 1把关键信息放在您的标题行中 以确保读者不会删除您的信息 4 3 2保持信息的简洁 尽量使收件人打开邮件后不用滚动屏幕即可看到所有相关信息 4 3 3每封电子邮件仅涵盖一个主题 4 3 4先对邮件信息进行编辑和拼写检查 然后再发送电子邮件 4 3 5切勿在怒火中烧时发送电子邮件 4 3 6在转发电子邮件时 请先查看原始标题行 4 3 7加入结束语 对于外部读者 应使用一些简单结束语 如 真诚的 或 向您问候 对于内部读者 请遵循您公司的准则 4 3 8到点击 发送 之前的那一刻再键入收件人的地址 这会降低您发送未完成电子邮件或错发电子邮件的可能性 4 3 9仅把电子邮件发送给需要接收它们的人 45 4 4商务备忘录写作的技巧 4 4 1每份备忘录仅涵盖一个主题 4 4 2写一个具体的标题行 4 4 3运用明确具体的标题突出截止日期及行动要求 4 4 5按想法的相关性进行分类 4 4 6为您的备忘录设计视觉效果 4 4 7尽量使用主动语态 4 4 8如果您熟悉您的读者 则您的语气可以更加亲密 不用像商务信件那样正式 46 4 5撰写业务信件的技巧 4 5提案写作的技巧 4 5 1在开始之前 应要求同收件人召开一次提案规划会议 以更多地了解公司的需要4 5 2以客户为中心撰写您的提案 告诉读者您的产品或服务将如何满足他们的需求 您无需罗列您的产品或服务的所有特点 您要做的是把您产品的优势同顾客的需求结合起来 阐明您的产品将对他们的业务产生何种影响 4 5 3回答 为什么 这一问题 4 5 4做到具体明确 您的信息越具体 您的解决方案就会显得越实际 越可行 4 5 5为您的提案设计视觉效果 48 练习 49 乔治是EEI公司刚刚上任的研究部经理 EEI公司是一家致力于环境影响方面研究的公司 其客户为一些要筹建新厂的企业 乔治刚完成了一个大项目 受EEI的新客户PrimeCo的委托 对两处候选厂址进行评估 由于候选厂址之一布来顿地区离PrimeCo总部不远 所以PrimeCo对其已经相当熟悉 而另外一个候选厂址湾景地区 则离PrimeCo总部较远 经过一番分析后 乔治