秘书手册秘书手册 深圳市共济科技有限公司 总经办秘书处 深圳市共济科技有限公司 2 目目 录录 前言前言 3 3 第一章第一章 秘秘书书必必备备的素的素质质 4 4 一 一 职业职业化秘化秘书书的的标标准准 4 二 秘二 秘书书的的职业态职业态度度 5 第二章第二章 秘秘书书的重要的重要职业职业技能技能 6 6 第一部分 日常事第一部分 日常事务处务处理理 6 一 拨打 接听电话的程序和技巧 6 二 传真 7 三 邮件 7 四 文件管理 参看集团 秘书手册 第 33 36 页 附文件处理流程 8 五 名片 8 第二部分第二部分 日程安排日程安排 8 控制日程 意味着你与总经理一起有序工作 8 一 总体原则 9 二 经验与技巧 9 二 出差日程安排 9 附件一 出差物品携带表 10 附件二 授权书模版 11 授 权 通 知 11 附件三 国内出差日程范例 11 附件四 国外出差日程安排表 12 三 会议安排 13 四 媒体采访 19 五 大型活动 22 六 突发来访接待 26 第三部分第三部分 沟通沟通协调协调 27 第四部分第四部分 文字支持文字支持 29 秘书文字支持应达到的要求 30 秘书文字支持的种类 30 程序 准备 撰拟 审核修改 发布 30 参考模板附件 31 第五部分第五部分 会会议议支持支持 32 附件 会务手册 32 深圳市共济科技有限公司 3 前言前言 在许多人眼里 秘书仍是一种即让人熟悉又不被人了解的职业 秘书的辅助和参谋作用在该职业特征中最具代表性 他们是领导的左膀右臂 是领导与公司上下保 持沟通的桥梁 为此 他们必须全心全意并准确无误地提供支持与服务 从而体现出其自身价值 优秀的秘书会使人想到干练 精明 繁忙的处事作风 联想到待人接物时彬彬有礼的仪态 联想到在他 们脸上那一惯展现胸有成竹的样子 无论如何 秘书这个词会让许多正准备从事这个职业的人们有着太多的想像 然而 秘书的工作到 包括哪些 在秘书的工作背后还有些什么 这是被很多人忽略的 在共济 秘书及行政助理 部门文员 是一只庞大的队伍 在共济的大环境下 大家各就各位地支撑着许多日常繁杂事项的处理 在领导处理 每一项工作的时侯 我们会随时身处其中 自然而然成为此件事情的某一环节 而不可或缺 有时我们 需要扮演更多角色 以适应工作安排和领导需要 别看都是秘书 但由于所服务的对象不同 各部门性 质不同 其所进行的工作任务也必然存在着很大差异 但由于秘书工作是以服务为其根本性质 这在共性 的寻找上为我们提供了依据 事实上有很多相似的工作不同之处只是因为事件轮廓上的差别 本质上都 是可以归于一类的 无论什么时候 谨慎认真的工作态度是秘书们不遗不弃的职业操守 而现代秘书的 职业要求在尊奉这一理念的基础上更要加强这一能力的综合运用和发挥 因此 什么是一个出色地秘书 的该具备的职业素质 什么样的秘书会得到领导的认可 在共济 不同岗位的秘书在提高工作效率的呼声 下又该做什么呢 这些是我们一直以来需要探索的问题 也就是这此些思想火花碰撞出我们最初编写本 手册的想法 我们 作为总经办秘书处的秘书 在长期的工作之中 在领导日常所给的帮助中以及自身在各项工 作中的锻练使得我们为自身寻找到了一些适用的工作方法 积累了一些工作经验和技巧 在处理许多类 似情况时形成了一些惯用做法和约定俗成的规定 我们将这些点滴一一收集 在经过了反复总结和提练 否定和借鉴的过程后 已将其做成了本部门工作的一种标准 达成了在方法和流程上的统一 我们相信 在我们自己的不懈努力和对秘书工作的热爱之下 为共济 为我们的事业未来的发展进行一番奋斗后 我们 定会做出成绩 我们迫切地相想早日让这本小册子与大家见面 希望它能为同行们的工作中提供方便快捷 的参考之用 同时我们非常愿意将这些经验和技巧共享出来和大家一起探讨 也希望能利用这样一个机 会使我们的工作得到领导和专家的指点 以发现问题 补已之短 秘书手册适用于公司各部秘书及行政人员 致力于给予任何一个共济人关于行政方面的指导 手册 编写工作是由企划部秘书处完成的 在此其间我们得到了来自部门同仁及上下各部门的相关人员的大力 支持 在此 我们深表谢意 关于本手册所收集的内容 由于水平有限 不妥之处请及时向我们提出 我们热忱盼望着您的意见 这本手册随着工作需要我们还将不断补充完善 使手册真正能够成为一部共 济秘书或助理的行为指南 深圳市共济科技有限公司 4 第一章 秘书必备的素质 一 职业化秘书的标准 敬敬业业精神精神 表率作用表率作用 领导风领导风范范 业务业务能力能力 指指挥挥与控制能力与控制能力 合作精神合作精神 学学习习与与创创新能力新能力 知人善任的能力知人善任的能力 对对待意待意见见与批与批评评 大局大局观观 正直正直 公平 公平 坚坚持既定政策和原持既定政策和原则则 诚实诚实 实实事求是事求是 敬敬业业 以工作以工作为为荣 荣 设设定高的工作水准定高的工作水准 守信守信 不失不失约约 不 不违约违约 不食言 不泄密 不食言 不泄密 勤勤奋奋 努力工作 不断学努力工作 不断学习习 有序有序 利落 有条不紊利落 有条不紊 高效高效 追求效率和效益追求效率和效益 可靠可靠 按按约约定完成工作 保定完成工作 保质质 保量 及 保量 及时时 深圳市共济科技有限公司 5 二 秘书的职业态度 主主动动性 性 Initiative 适适应应性性 Flexibility 团队团队精神精神 Team work 尊重他人尊重他人 Respect for People 创创新精神新精神 Creativity 坚坚持原持原则则 Uncompromising Integrity 服服务务与与贡贡献献 Service B 由秘书本人回复 3 如发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到 需要设置回执 如对方未能及时查看 需电话说 深圳市共济科技有限公司 8 明 4 需要总经理审阅 批改的邮件打印出呈送 然后负责回复或传达 5 重要邮件及时进行存档 四 文件管理 参看集团 参看集团 秘书手册秘书手册 第第30 3230 32页 页 附文件处理流程 附文件处理流程 1 阅读文件 判断是否应由总经理处理 然后审核文件格式是否正确 内容表述是否清晰 完整 2 对文件进行分类 待批 待阅件 紧急 不紧急 写明文件摘要 必要背景资料 审批原由 便于 总经理 3 按总经理批改意见复印后转发 呈送 可参照文件管理规定 必要的事情进行追踪 反馈结果 4 必要文件进行存档 注 传真 邮件 信函等内容为外文的 应及时译出 五 名片 1 分类 可根据总经理业务情况分类 如公司类型 客户类型 地域等 2 存放 名片盒 录入到 NOTES 通讯录中 更易查找 但需要录入时间 3 应准备一名片夹 存放与总经理联系紧密且重要的人员名片 并保证查找时方便快捷 第二部分 日程安排 控制日程 意味着你与总经理一起有序工作 控制日程 意味着你与总经理一起有序工作 日程安排 是指时间排定的领导工作计划 是领导工作量 工作效率 工作成果的一种反映 是时间 管理艺术的集中体现 秘书的职责是当好 管家 按日程安排为领导做好各种必要的准备 并提醒领导 实施 本文将从总体日程安排 出差日程安排 会议安排 媒体采访 大型活动和突发来访六部分加以 详细说明并提供文字模版 希望能给大家的工作提供参考 日程是领导的工作质量 工作效率 工作成果的一种体现 而规划 安排领导的工作日程是秘书的一项 基本工作 这项工作看似简单 但却十分重要 它是秘书辅助总经理工作的基础 安排好总经理的日程 意味着秘书将和总经理一起进行有序的工作 作为秘书一定要细心观察领导的工作习惯和做事风格 调 整自己的工作方法 主动适应领导的工作节拍 在没有达成默契的情况下 最好在合作之初与领导做一 次深入沟通 准确了解领导的要求 需求 并对可能会遇到的一些情况的处理原则达成共识 为日后工 作的顺利开展做铺垫 此外 勤于思考 多做总结对于秘书日常工作效率的提高是十分必要的 把看得 出的经验 教训 小技巧等做一备忘录 时常翻看 补己之短 扬己所长这不仅提高了自己的工作水准 同时也对领导的工作效率起到了间接地促进作用 总体日程安排总体日程安排 深圳市共济科技有限公司 9 领导的日常工作分为日常性工作 即事先有计划的相对固定的工作 如会议 出差 接待等 和突发性 工作 临时安排的事情 两类 而秘书的通常做法是将有计划的事情预先填入拟好的日程表中 同时细 致灵活地安排好突发随机事件 一 总体原则 一 总体原则 了解总经理的日常工作 近期业务重点 作息习惯 身体状况 优化工作方法 细心观察总经理的工作习惯与做事风格 主动适应其工作节拍 了解公司业务发展情况 特别是所服务总经理的业务进展情况 留意近期的工作兴奋点 对计划内事情预先写入日程 及时整理日程表 以免安排冲突 明确事情的优先级 在处理事务时注意理顺和排序 分清轻重缓急 酌情安排处理 定期与总经理沟通 将双方的要求 需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识 以利工作开展 注意日程安排的时间松紧 适当安排 二 经验与技巧 二 经验与技巧 周一日程 出差前后一个工作日不要安排过多的事务 在两个约会间留出机动时间 防止会议延长引起时间冲突 并给总经理留出整理思路的时间 同时预留 时间处理日常事务 根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息 对于总经理的各项安排熟记于心 及时提醒已定下来的安排 防止冲突 每日安排相对固定时间与总经 理核对日程 保证秘书与总经理日程表内容一致 不要代替领导做决定 在总经理的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理 控制约会时间 适时打断 防止拖延 以免影响下面的日程 掌握近期要回避的人物 月月 周计划安排模版周计划安排模版 可使用 NOTES 日历功能 填入相关安排 打印即可 也可按照总经理习惯 自行制作日程表 二 出差日程安排 做为秘书 安排总经理出差是经常的一项工作 同时也是需要更加细致的一项工作 通过秘书的计 划 把总经理出差在外的工作安排得紧张而有序 愉快而圆满 这是秘书工作的目标 也是工作价值的 一个体现 一 国内出差国内出差 出差前出差前 确定出差目的和日期 确认总经理出差陪同人 与出差地相关人员沟通 确定周到的日程安排 明确如早午晚餐安排 所到地地址 需 要的路程时间 接待人员等信息 确定行程 预定机票 注意选择好航空公司 机型及班次 酒店 选择总经理习惯的 酒 店 熟悉酒店的电话 传真等 接 送机人员 明确接送机人的联系方式 完善细致周到的日程表 时间 地点 对方参会人 议程等 见范例 根据总经理的习惯 准备出差用物品 见物品携带表 拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件 财务部 等 见范例 深圳市共济科技有限公司 10 出差中出差中 在第一时间掌握总经理到达后的联系方式 必要时通知授权人及其它相关人员 根据总经理日程安排 随时通报公司及 GM 关心的业务进展情况 配合总经理授权人的工作 及时掌握公司及业务相关信息 根据情况及时与相关人员及总经理沟通 及时调整日程安排 出差后出差后 及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展 出差资料整理 包括资料 名片 会谈备忘 根据需要转发相关人员或存档 向总经理认为有必要的合作方致感谢函 各种差旅费用报销 跟进业务后续事宜 二 二 国外出差国外出差 出差国外与国内出差安排顺序及内容大致相同 但在此要特别提醒您注意以下几点 根据公司最新业务情况准备 PRESETATION 中 英文 与对方确认演示设备 必要时准备彩色打印 胶片和打印稿 机票购买时注意避免经停中转 选择好的航空公司和服务 长途飞行选择好的机型 注意准备好各种证件及邀请函 并提醒总经理携带 根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物 准备当地的地图及国家风情资料 确认对方还是我方提供翻译服务 回国后向邀请方致谢 三 陪同出差 三 陪同出差 陪同总经理出差无疑对秘书的工作提出了更高的要求 在出差前除了前面介绍的注意事项外 在出 差过程中