关于该公司物资采购系统设计实践报告关于该公司物资采购系统设计实践报告 社会实践是学校根据专业教学的要求 对学员已学部分理论知识进行综合运用的 培训 其目的在于让学生接触社会 加强学生对社会的了解 培养和训练学生认识 观察社会以及分析 解决问题的能力 提高学生的专业技能 使之很快地融入到实际 工作中去 2009 年 10 月我在该公司实习 对该公司的物资采购管理的建议 在一个月的时间内 本人通过了解公司的学采购管理现状 针对公司的要求的基 本情况 做出了这个物资采购系统 一 实践的内容与过程一 实践的内容与过程 整个实践过程分为三个阶段进行 第一阶段从 2009 年 9 月 11 日到 2009 年 9 月 22 日 跟随公司领导了解公司的一些基本情况 并对公司目前的采购系统有了一个大概 的了解 同时通过向领带了解要求 大致有了一个公司采购系统设计的目标 第二阶段从 2009 年 9 月 22 日起至 2009 年 10 月 4 日 在该公司进行了系统的功 能分析 函数设计 流程图设计 并编写了代码 第三阶段从 2009 年 10 月 5 日起至 2009 年 10 月 11 日 对系统进行了完善 进行 了系统的测试 将系统提交给该公司使用 反映良好 一 系统概况 一 系统概况 采购管理系统基本解决了采购的日常事物处理 包括物料的分类 原材料的订货 单证的录入和审批 验收单证的管理以及对供应商的评价等管理功能 由于 ERP 作为 一门牵涉面很广博的管理学科 同时基于 ERP 的管理信息系统在实际应用中还不是非 常普遍 笔者在这一方面缺乏实际的经验 再加之由于时间有限 使得本系统还不是 非常成熟完善 二 具体情况 二 具体情况 系统开发背景 采购管理是物理管理的重点内容之一 它在供应链企业之间原材料和半成品生产 合作交流方面架起一座桥梁 沟通生产需求与物资供应的联系 为使供应链系统能够 实现无缝连接 并提高供应链企业的同步化运作效率 就必须加强采购管理 1 1 传统的采购模式 传统采购的重点放在如何和供应商进行商业交易的活动上 特点是比较重视交易 过程的供应商的价格比较 通过供应商的多头竞争 从中选择价格最低的作为合作者 传统的采购模式的主要缺点表现在如下几个方面 传统采购过程是典型的非信息对称博奕过程 选择供应商在传统的采购活动中是一个首要的任务 在采购过程中 采购一方为 了能够从多个竞争性的供应商中选择一个最佳的供应商 往往会保留私有信息 而供 应商也在和其他的供应商竞争中隐瞒自己的信息 这样 采购 供应双方都不进行有 效的信息沟通 这就是非信息对称的博奕过程 验收检查是采购部门的一个重要的事后把关工作 质量控制难度大 采购一方很难参与供应商的生产组织过程和有关质量控制活动 相互的工作是不 透明的 因此需要通过各种有关标准如国际标准 国家标准等 进行检查验收 缺乏 合作的质量控制会导致采购部门对采购物品质量控制的难度增加 供需关系是临时的或短期的合作关系 而且竞争多于合作 由于缺乏合作与协调 采购过程中各种抱怨和扯皮的事情比较多 很多时间消耗 在解决日常问题上 没有更多的时间用来做长期预测与计划工作 供应与需求之间这 种缺乏合作的气氛增加了许多运作中的不确定性 响应用户需求能力迟钝 由于供应与采购双方在信息的沟通方面缺乏及时的信息反馈 在市场需求发生变 化的情况下 采购一方也不能改变供应一方已有的订货合同 因此采购一方在需求减 少时库存增加 需求增加时 出现供不应求 重新订货需要增加谈判过程 因此供需 之间对用户需求的响应没有同步进行 缺乏应付需求变化的能力 1 2 供应链管理环境下的采购 在供应链管理的环境下 企业的采购方式和传统的采购方式有所不同 一 从为库存而采购到为订单而采购 在传统的采购模式中 采购的目的很简单 就是为了补充库存 即为库存而采购 采购部门并不关心企业的生产过程 不了解生产的进度和产品需求的变化 因此采购 过程缺乏主动性 采购部门制定的采购计划很难适应制造需求的变化 在供应链管理 模式下 采购活动是以订单驱动方式进行的 制造订单的产生是在用户需求订单的驱 动下产生的 然后 制造订单驱动采购订单 采购订单在驱动供应尚 这种准时化的 订单驱动模式 使供应链系统得以准时响应用户的需求 从而降低了库存成本 提高 了物流的速度和库存周转率 如图 1 1 所示 其主要特点如下 1 由于供应商与制造商建立了战略合作伙伴关系 签订供应合同的手续大大简 化 不再需要双方的询盘和报盘的反复协商 交易成本也因此大为降低 2 在同步化供应链计划的协调下 制造计划 采购计划 供应计划能够并行进 行 缩短了用户响应时间 实现了供应链的同步化运作 采购与供应的重点在于协调 各种计划的执行 3 采购物资直接进入制造部门 减少采购部门的工作压力和不增加价值的过程 实现供应链精细化运作 4 信息传递方式发生了变化 在传统采购方式中 供应商对制造过程的信息不 了解 也无需关心制造商的生产活动 但在供应链管理环境下 供应商能共享制造部 门的信息 提高了供应商的应变能力 减少信息失真 同时在订货过程中不断进行信 息反馈 修正订货计划 使订货与需求保持同步 5 实现了面向过程的作业管理模式的转变 订单驱动的采购方式简化了采购工 作流程 采购部门的作用主要是沟通供应与制造部门之间的联系 协调供应与制造的 关系 为实现精细采购提高基础保障 图 1 1 订单驱动的采购业务原理 二 从采购管理转向外部资源管理 正如前面所指出的 传统采购管理的不足之处 就是与供应商之间缺乏合作 缺 乏柔性和对需求快速响应的能力 准时化思想出现以后 对企业的物流管理了严 峻的挑战 需要改变传统的单纯为库存而采购的管理模式 提高采购的柔性和市场响 应能力 增加和供应商的信息联系和相互之间的合作 建立新的供需合作模式 供应链管理思想就是系统性 协调性 集成性 同步性 外部资源管理是实现供 应链管理的上述思想的一个重要步骤 企业集成 从供应链企业集成的过程来看 它是供应链企业从内部集成走向外部集成的重要一步 要实现有效的外部资源管理 制造商的采购活动应从以下几个方面着手进行改进 1 和供应商建立一种长期 互惠互利的合作关系 这种合作关系保证了供需双 方能够有合作的诚意和参与双方共同解决问题的积极性 2 通过提高信息反馈和教育培训支持 在供应商之间促进质量改善和质量保证 在顾客化需求的今天 产品的质量是有顾客的要求决定的 而不是简单地通过事后把 关所能解决的 因此在这种情况下 质量管理的工作需要下游企业提供相关质量要求 的同时 及时把供应商的产品质量问题反馈给供应商 以便其及时改进 3 参与供应商的产品设计和产品质量控制过程 同步化运营是供应链管理的一 个重要思想 通过同步化的供应链计划使供应链各企业在响应需求方面取得一致性的 行动 增加供应链的敏捷性 制造商企业应该参与供应商的产品设计和质量控制过程 共同制定有关产品质量标准等 使需求信息能很好地在供应商的业务活动中体现出来 4 协调供应商的计划 一个供应商有可能同时参与多条供应链的业务活动 在 资源有限的情况下必然会造成多方需求争夺供应商资源的局面 在这种情况下 下游 企业的采购部门应主动参与供应商的协调计划 在资源共享的前提下 保证供应链的 正常供应关系 维护企业的利益 5 建立一种新的 有不同层次的供应商网络 并通过逐步减少供应商的数量 致力于与供应商建立合作伙伴关系 三 从一般买卖关系向战略协作伙伴关系转变 在传统的采购模式中 供应商与需求企业之间是一种简单的买卖关系 因此无法 解决一些涉及全局性 战略性的供应链问题 而基于战略伙伴关系的采购方式为解决 这些问题创造了条件 具体有以下几点 1 库存问题 在传统的采购模式下 供应链的各级企业都无法共享库存信息 各级节点企业都独立地采用订货点技术改进库存决策 不可避免地产生需求信息的扭 曲现象 因此供应链的整体效率得不到充分提高 但在供应链管理模式下 通过双方 的合作伙伴关系 供应与需求双方可以共享库存数据 因此采购的决策过程变得透明 多了 减少了需求信息的失真现象 2 风险问题 供需双方通过战略性合作关系 可以降低由于不可预测的需求变 化带来的风险 比如运输过程的风险 信用的风险 产品质量的风险等 3 通过合作伙伴关系可以为双方共同解决问题提高便利的条件 通过合作伙伴 关系 双方可以为制定战略性的采购供应计划共同协商 不必要为日常琐事消耗时间 与精力 4 降低采购成本问题 通过合作伙伴关系 关系双方都从降低交易成本中获得 好处 由于避免了许多不必要的手续和谈判过程 信息的供需避免了信息不对称决策 可能造成的成本损失 5 战略性的伙伴关系消除了供应过程的组织障碍 为实现准时化采购创造了条 件 第二章 系统规划 2 1 系统调研情况 作为实现本系统的第一步 我对用友 ERP 系列产品之一的 U8 作了产品调研 2 1 1 系统目的 U8 系统是针对采购工作有关之规划 请购 所定 审核 收料追踪 历史记录 关闭等作业之管理 协助采购部门有效的掌握各种采购活动信息 以达成下列目的 采购定单的规划及锁定 请购单的输入 审核 及转采购定单 采购订单的发放与跟催 请购作业的控制 达到适时 适量 适质的采购功能 采购订单价之有效掌握 可产销排程或物料需求规划之采购需求 而运行采购作业 以确保刚好和及时 2 1 2 系统功能 供应商之资料管理 供应商来往交易记录 料品采购之询价资料记录 采购需求之规划方式 自动由物料 配销 需求规划系统生成 使用者自行输入 采购定单追踪管理 状态码之控制 NA NOT APPROVED ORDER 采购定单规划作业 OP OPEN ORDER 采购定单审核作业 IN IN RECEVING 收料或验收作业 CL CLOSED ORDER 采购定单关闭作业 逾期未交货料品资料追踪 料品别 采购定单别 销售定单别 供应商别 预交货日别 产品待检资料管理 收料作业 收料退回作业 产品验收方式 依据收料单 依据采购定单 直接验收 请购作业处理 验收单价之查询 验退单价之查询 请款明细资料打印 采购项目分类 库存品 R 非库存品 属代 暂 收费之记录 S 一般作业功能设定 付款条件设定 采购定单别 币别的选择 采购定单别 税率的设定 采购定单别 预定交货日 采购项目别 验收仓库别 采购项目别 2 1 3 名词解释 1 采购定单 共分下列三个阶段 采购定单输入 未审核 由采购人员 输入采购定单之相关内容 如采购订单号 供应商代号 须采购之 料品 数量 预定交货日期等 采购定单输入后须予以确认 确认后状态码为 NA 审 核 依产销排程 MPS 需求计划 MRP 或 BPR 展开自动生成 并非人为手动排定后 输入 建议采购量须再进行规划作业 规划之后其状态码为 NA 未审核 采购定单审核 未关闭 相当于手动作业时 采购人员将以整理好的采购定单 交由主管签准 以便分发 各单位和供应商 采购定单审核后其状态码将由 NA 变为 OP 已审核的定单才可以印出 送交供应商 并据以验收入库 当采购定单有验收作业后 状态码将由 OP 变成 IN IN 的状态可视为和 OP 状态同类 采购定单审核时 其料品之 在单量 会增加 可用量 也增加 各采购项目 料品 累积验收量 达允收上下限范围时 自动将该项目关闭 采购定单关闭 采购项目状态码为 OP 或 IN 的采购订单越来越多 已经验收完毕 状态码 CL 部 分验收 状态码 IN 尚未验收 状态码 OP 而要清除采购订单据时 如果采购项目 状态码并非全数据结清 状态码 CL 时 须先将其采购订单状态码改变成 CL 让采购 订单成为以关闭 关闭确认后 如须再输入验收或验退交易资料 则须进行状态修改 将采购项目 状态码 CL 改变成 IN 或 OP 采购帐务处理 验收 退金额修改 依采购而进行验收 验退 并生成应付账款之增减 因负责采购数量及金额的单位 或人员可能不同 本系统将验收 验退的数量与金额分开处理 让仓储人员在验