管理文件和管理程序Administration Document & Management Procedure页号:Page:1/6标准管理程序Standard Management Procedure起草人: Drafted by:日期:Date:审核人:ReViewed by:日期:Date:行政后勤部及人员职责批准人:Approved by:日期:Date:SMP-OS 004 01执行日期:Executive Date:签名:Sign:使用部门：行政后勤部修订号:Rev.No.批准日期:Approved Date执行日期:Implement Date变更记载:SMP-OS 004 002004.03.152004.03.18History:变更原因:Rationale:公司内部管理需要变更目的:Objective:完善本程序SMP-OS 004 01页号 Page:2/61. 目的 Purpose:1.1明确行政后勤部的部门职责及部门各岗位职责。2. 范围 Scope:2.1本程序适用于行政后勤部人员。3. 内容 Procedure:3.1部门职责：1贯彻公司领导指示，做好上下联络沟通工作，协助领导做好部门配合、协调工作。2负责全公司日常行政事务，协助总经理处理日常工作，组织安排有关会议，会同其它部门筹备有关重要活动，做好会议记录，整理会议纪要。3负责公司来往信函的收发、登记、办理，做好公文的拟稿、审核、打印、分发传递及文稿资料的归档立档管理工作。4负责公司有关法律事务方面的工作，妥善保管理和正确使用公司印章、法人委托书及各种证照。5做好办公设施的维护管理工作，报刊征订，电话、网络、多功能厅的维护管理工作。6做好后勤保障工作、卫生保洁工作和安全保卫工作。7负责公司车辆调度、管理、维修、保养和出车工作。8协同公司领导参加对外公关活动。9定期编辑、出版公司简报等内部刊物。10负责来宾接待工作。11负责领导安排的其他工作。3.2 行政后勤部经理职责:1定期召开部门会议，指导本部门各项工作的实施，有效控制工作的进程；2拟定下属员工岗位职责、职务说明书；3负责所管辖部属绩效考核、日常考核，并协助部属制定目标发展计划和改进计划，管理、监督本部门的固定资产，公司其他财产的安全；SMP-OS 004 01页号 Page:3/64 贯彻落实本部门岗位职责和工作标准，加强与有关部门协作配合； 5 负责组织行政后勤、保卫工作管理制度的拟订、检查、监督和执行； 6 负责拟订部门月、季、年度工作计划和预算，本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作； 7 做好公司员工公寓及财产管理工作，建立员工公寓等用于行政后勤生活服务的财产帐册；8 负责公司内部治安、消防管理工作。维护内部治安秩序，搞好治安综合治理，预防治安和消防事故的发生； 9 负责办公用品、生活配套设施的采购及日常维护管理；10. 负责公司人员及车辆管理工作，合理安排车辆使用；11. 审核、控制有关费用支出；12. 负责公司工商营业登记、企业执照年检；13. 负责公司餐厅管理及伙食安排；14. 负责公司一般性会议的组织、安排，来宾接待；15. 完成公司领导交办其他工作任务。3.3行政后勤管理员:1拟定分管工作的月、季、年度计划和预算；2负责厂区、宿舍、招待所消防安全，并负责对员工的消防训练、检查；3对公司车辆进行管理（维修、保养、费用控制、驾驶员培训管理），及公司用车的调度；4每季负责编制公司劳动保护用品的计划和采购；5负责对保安人员的日常培训和管理，确保公司财产安全；6厂区草坪修剪、浇灌、维护，厂区、道路、办公楼卫生清洁等管理，并按计划督促检查；7负责公司食堂日常管理，费用管理，确保用餐卫生与安全，杜绝食物中毒事件的发生；SMP-OS 004 01页号 Page:4/68负责办公楼公共设施及员工宿舍的维修和保养，审核、控制有关费用支出；9完成领导交办的其它任务。3.4档案管理员职责:1. 负责公司人事资料、档案的收集和整理；2. 对归档的档案进行分类和排列；3. 对归档的档案进行保管期限的鉴定；4. 按照要求报管档案；5. 对公司所有人员资料不得外泄；6. 及时提供查找；7. 完成领导交办的其他任务。3.5保安队长职责:1. 负责对每月保安人员进行合理排班，制作保安排班表并上报行政部。2. 对每月外部进出公司人员及车辆进行登记汇总并上报行政部。3. 制定保安人员锻炼计划强健体魄，并督促实施。4. 了解各保安人员工作情况，并做好其思想工作。5. 负责检查每日保安室内外的卫生情况。6. 负责公司车辆排放。7. 督促保安人员对其工作职责及内容认真履行。SMP-OS 004 01页号 Page:5/68. 负责公司其它人员对其来访杂志、信件的查访。3.6保安职责:1. 遵守公司各项规章制度，严于律已，维护公司形象、利益，发现职员违规行为及时指正。2. 遵守公司保安职责，24小时岗位不得缺人。3. 按时巡视，并及时做好值班记录，发现异常情况及时汇报。4. 负责公司报刊、杂志、信件的签收，及时登记在册，并送至行政人资部。5. 负责来访人接待工作。客人来访时，认真填写“来访登记”，并电话通知相关人员，不得擅自带入办公或生产区。6. 负责厂区自行车车辆的整齐排放，并对其安全保管负责。7. 当日值班保安对进出公司的车辆、物资进行严格检查，并办理相应手续。8. 值班保安认真清洁值班室及周围卫生，做到窗明几净，卫生间无污物、无异味。9. 对公司铭牌定期擦拭，维护厂旗、国旗并定期清洁。10. 负责当日加班人员定餐及发放工作，做到不漏订、不多发，并登记在册。3.7司机职责:1. 除公司总部领导外，司机出车需有部门同意，不得将车借与他人使用。2. 严格遵守国家制定的交通规则和操作规程，自觉遵守公司所制定的各项规章制度。3. 负责所用车辆的保养，做到勤保养、勤检查，保证车辆各部件性能良好。4. 谨慎驾驶，绝对不许酒后开车，确保行车安全。5. 树立良好的职业道德，不得利用职务之便，中饱私囊。SMP-OS 004 01页号 Page:6/66. 不是自己职责范围内的事不得传播，严守保密制度。7. 公司上班车辆必须正点到达，确保工作时间。3.8网络中心员工职责：1.必须严格遵守国家有关法律、法规的规定，细心、认真地履行工作职责，保障网络系统正常、安全、可靠的运行。2.熟练掌握所维护设备的原理，正确使用系统软件，掌握系统操作和维护方法。3.认真做好维护作业计划，定期测试设备的技术指标，负责设备的维护和保养，保证设备性能符合技术指标。4.每天早上9：009：30 ，下午4：305：00，检查网络运行情况，（包括Web/Email、ERP服务器、防火墙等），及时处理所发现的问题，如有尚未解决的故障或隐患及其它疑难问题，应及时和相关人员联系，尽快解决，并立即上报主管领导。5.对重要的系统数据的测试和检查，要认真做好原始记录，每天定期备份数据并检查备份数据的正确性。做好各种技术资料、文件档案的管理工作，确保资料完整正确。6.机房设备（含服务器、交换机和防火墙）的开启、运行和关闭，由专人负责操作、管理。每次操作都要填写操作日志，认真做好记录。7.认真做好服务器密码的保管工作，密码设定需要上报主管领导审批，并做好记录，密码要定期更改。8.节假日，要有专人检查网络运行情况，如发现问题及时解决，并做好处理记录，重大事项必须在二小时内报告主管领导。9.外来人员进出网络机房要登记，未经信息部人员许可，不得随意进出机房。10.保持机房环境清洁、整齐、清静。