第01章项目管理与Project2003 经过多年的实践和发展 项目管理已经有了一套较完整的理论体系 并且在实际中指导和推动了项目的完成 Project2003是美国Microsoft公司推出的项目规划和管理软件 它被广泛应用于信息技术 建筑 铁路 公路 航空航天 水利及科学研究的各个领域之中 深受广大项目管理工程师的青睐 教学重点与难点 项目的概念 特性 周期项目管理的概念 要素Project2003的工作界面 1 1项目和项目管理 项目指的是有相同的开始和结束的一系列事件 项目的目的是要达到一个明确定的目标 项目管理是指一系列的管理活动 这些活动的最终目的是成功地完成项目 项目及其特性项目管理的概念项目的周期项目管理三要素专用术语 项目就是为了完成一个具体的目的而设计的一系列行动步骤 例如三峡工程 北京申办2008年奥运会 出一趟差 办一个同学聚会等都是项目 项目包括了一系列步骤 通常需要多人协作共同完成 项目的短暂性项目的目标性项目的可预测性项目的可限制性项目的动态性 1 1 1项目及其特性 项目管理是项目管理者在有限的资源约束下 运用系统的观点 方法和理论 对项目涉及的全部工作进行有效的管理 即对项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划 组织 指挥 协调 控制和评价 以达到项目的目标 项目范围管理项目时间管理项目成本管理项目质量管理人力资源管理项目沟通管理项目风险管理项目采购管理项目集成管理 1 1 2项目管理的概念 一个项目的周期就是从定义项目目标 制定项目计划直至最终完成项目的过程 具体包括下述阶段 定义项目目标制定项目计划发布项目计划跟踪项目进度并调整计划完成项目并存档 1 1 3项目的周期 任何项目都会在范围 时间和费用3个方面受到约束 这就是项目管理的三要素 有时也称项目三角形 它们中的任何一个发生变化就会影响其他两个 范围时间费用 1 1 4项目管理三要素 在项目管理中 经常会接触到许多专用术语 为了使用户更容易地理解项目管理的相关知识 下面对一些最基本的术语进行解释 任务 是指具有开始日期和完成日期的具体工作 它是日程的组成单元 周期性任务 是指在项目过程中重复发生的任务 如每周的总结性会议就可以定义为周期性任务 资源 是指完成任务所需的人员 设备和原材料等 成本 是指任务 资源 任务分配或整个项目的总计划成本 有时也称作当前成本或当前预算 工期 是完成某项任务所需活动工作时间的总长度 通常是从任务开始日期到完成日期的工作时间量 里程碑 是一个工期为零 用于标识日程的重要事项 1 1 5专用术语 1 2MicrosoftProject2003介绍 项目管理离不开管理工具的支持 这是所有项目管理工作者的共识 Project2003是Microsoft发布的中文版Office2003软件包中基于Windows操作系统的项目管理软件 它以其强大的功能 友好的界面吸引了众多的用户 成为目前最受欢迎的项目管理软件之一 Project2003的功能Project2003的组成 在对项目进行管理时 常常需要制定项目范围 确保项目时间 节省项目成本 应对项目风险 与项目干系人及工作组成员沟通 对人力资源进行管理合理利用 确定项目质量 管理项目采购招标以及为了确保各项工作有机协调配合进行综合管理等 Project2003作为一个功能强大 使用灵活的项目管理软件 可以帮助用户完成如下的工作 共享项目信息编制和组织信息跟踪项目方案的优化度分析信息计算检测和维护 1 2 1Project2003的功能 Project2003包括3大部分 MicrosoftProjectProfessional2003 MicrosoftProjectServer2003和MicrosoftOfficeProjectWebAccess2003 MicrosoftProjectProfessional2003 是一个客户端程序 MicrosoftProjectServer2003 是一个服务器程序MicrosoftOfficeProjectWebAccess2003 是一个基于浏览器的客户端程序 1 2 2Project2003的组成 1 3Project2003的工作界面 启动ProjectProfessional2003后 可以看到它的工作界面与Office其他软件的界面极其相似 主要由标题栏 菜单栏 工具栏 数据编辑栏 任务窗格 视图栏和工作区等组成 如图1 1所示 标题栏位于窗口的顶端 用于显示当前正在运行的程序名及文件名等信息 如图1 2所示 标题栏最右端有3个按钮 分别用来控制窗口的最小化 最大化和关闭应用程序 1 3 1标题栏 菜单栏位于标题栏的下方 包括 文件 编辑 视图 及 工具 等10个菜单项 用户可以单击菜单来执行各种命令 如图1 4所示 单击菜单栏中的菜单项 都会弹出一个下拉菜单 其中的命令都是不一样的 如图1 5所示 1 3 2菜单栏 在Project2003中 将常用命令以工具按钮的形式表示出来 通过工具按钮的操作 可以快速执行使用频率最高的菜单命令 从而提高工作效率 显示或隐藏工具栏添加或删除工具栏按钮自定义工具栏 1 3 3工具栏 在项目文件要编辑某些数据信息时 可以使用数据编辑栏 它与Excel中的录入窗口很相似 在数据编辑栏中有两个按钮 其作用分别如下 确认 按钮 单击该按钮将会确认当前编辑的数据 取消 按钮 单击该按钮将会撤消当前编辑的数据 1 3 4数据编辑栏 任务窗格位于工作界面左侧的分栏窗口中 它会根据操作要求自动弹出 使用户及时获得所需的工具 从而有效地控制Project的工作方式 显示或隐藏工具栏添加或删除工具栏按钮自定义工具栏 1 3 5任务窗格 任务窗格位于工作界面左侧的分栏窗口中 它会根据操作要求自动弹出 使用户及时获得所需的工具 从而有效地控制Project的工作方式 显示或隐藏工具栏添加或删除工具栏按钮自定义工具栏 1 3 5任务窗格 单个视图难以显示出全部的信息 Project2003提供了多种视图来全面地展现项目信息 在视图栏中共有9个视图图标 单击相应的按钮 就可以在各个视图之间进行快速切换 关于各个视图的含义 我们将在第2章中详细介绍 1 3 6视图栏 第02章Project2003的基本操作 Project提供了项目向导 模板和视图等多种工具 使用项目向导和内置的多种专业模板能够帮助用户迅速迈入项目管理的专业殿堂 视图为用户从不同的角度分析和审视项目提供了方便 教学重点与难点 创建和管理项目文档选择数据域Project2003的视图方式 2 1创建和管理项目文档 要使用Project有效地管理项目 首先必须掌握项目文档的创建和管理 新建项目文档保存项目文档打开项目文档关闭项目文档 新建项目文档有3种方法 新建空白项目文档 新建基于模板的项目文档和新建基于现有项目的项目文档 新建空白项目文档新建基于模板的项目文档新建基于现有项目的项目文档 2 1 1新建项目文档 对于新建的Project文档或正在编辑某个文档时 如果出现了计算机突然死机 停电等非常关闭的情况 文档中的信息就会丢失 因此为了保护劳动成果 保存文档是十分重要的 保存新创建的文档保存已保存过的文档另存为其他文档 2 1 2保存项目文档 打开文档是Project的一项最基本的操作 对于任何文档来说都需要先将其打开 然后才能对其进行编辑 2 1 3打开项目文档 对文档完成所有的操作后 要关闭时 可选择 文件 关闭 命令 或单击窗口右上角的 关闭 按钮 在关闭文档时 如果没有对文档进行编辑 修改 可直接关闭 如果对文档做了修改 但还没有保存 系统将会打开一个如图2 9所示的提示框 询问是否保存对文档所做的修改 单击 是 按钮即可保存并关闭该文档 2 1 4关闭项目文档 2 2Project2003的常用视图 视图以特定的格式显示Project2003中输入信息的子集 该信息子集存储在Project中 并且能够在任何调用该信息子集的视图中显示 通过视图可以展现项目信息的各个维度 视图主要分为任务类视图和资源类视图 常用的任务类视图有 甘特图 视图 网络图 视图 日历 视图 任务分配状况 视图等 常用的资源视图有 资源工作表 视图 资源图表 视图 资源使用状况 视图等 甘特图 视图 跟踪甘特图 视图 任务分配状况 视图 日历 视图 网络图 视图 资源工作表 视图 资源使用状况 视图 资源图表 视图 甘特图 视图是Project2003的默认视图 用于显示项目的信息 视图的左侧用工作表显示任务的详细数据 例如任务的工期 任务的开始时间和结束时间 以及分配任务的资源等 视图的右侧用条形图显示任务的信息 每一个条形图代表一项任务 通过条形图可以清楚地表示出任务的开始和结束时间 各条形图之间的位置则表明任务是一个接一个进行的 还是相互重叠的 如图2 10所示就是一个典型的 甘特图 视图 2 2 1 甘特图 视图 对于每项任务 跟踪甘特图 视图显示两种任务条形图 一个条形图形在另一个条形图形的上方 下方的条形图显示任务的比较基准 另一个条形图形显示任务的当前计划 当计划发生变化时 就可以通过比较基准任务与实际任务来分析项目偏移原始估计的程度 如图2 11所示 2 2 2 跟踪甘特图 视图 任务分配状况 视图给出了每项任务所分配的资源以及每项资源在各个时间段内 每天 每周 每月或其他时间间隔 所需要的工时 成本等信息 从而可以更合理地调整资源在任务上的分配 如图2 12所示就是一个典型的 任务分配状况 视图 2 2 3 任务分配状况 视图 日历 视图是以月为时间刻度单位来安日历格式显示项目信息 任务条形图将跨越任务日程排定的天或星期 使用这种视图格式 可以快速地查看在特定的时间内排定了哪些任务 如图2 13所示就是一个典型的 日历 视图 2 2 4 日历 视图 网络图 视图以流程图的方式来显示任务及其相关性 一个框代表一个任务 框与框之间的连线代表任务间的相关性 默认情况下 进行中的任务显示为一条斜线 已完成的任务框中显示为两条交叉斜线 如图2 14所示就是一个典型的 网络图 视图 2 2 5 网络图 视图 资源工作表 视图以电子表格的形式显示每种资源的相关信息 比如支付工资率 分配工作小时数 比较基准和实际成本等 如图2 15所示就是一个典型的 资源工作表 视图 2 2 6 资源工作表 视图 资源使用状况 视图用于显示项目资源的使用状况 分配给这些资源的任务组合在资源的下方 如图2 16所示就是一个典型的 资源使用状况 视图 2 2 7 资源使用状况 视图 资源图表 视图以图表方式按时间显示分配 工时或资源成本的有关信息 每次可以审阅一个资源的有关信息 或选定资源的有关信息 也可以同时审阅单个资源和选定资源的有关信息 如果同时显示会出现两幅图表 一幅显示单个资源 一幅显示选定资源 以便对二者进行比较 如图2 17所示就是一个典型的 资源图表 视图 2 2 8 资源图表 视图 2 3在MicrosoftProject2003中选择数据域 在Project2003中进行操作首先要选择操作对象 通过不同的方法可以选择不同的位置 选中表中的元素选中图中的元素 在对表格进行格式化设置之前 都必须选取编辑对象 选取单元格 选取一个单元格通常是把光标置于单元格内 单击鼠标 单元格被一个黑框所包围时即被选中 选取多个连续单元格 在需要选取的第1个单元格内按下鼠标左键不放 拖动鼠标到最后一个单元格 选取多个不连续的单元格 选取第1个单元格后 按住Ctrl键不放 再分别选取其他单格 选取整行 选中整行的方法是在标识号单元格中单击 选取整列 选中整列的方法是单击列标题 选取全部 选中全部的方法是单击列标题行和标识号的交点处 2 3 1选中表中的元素 选择图中的元素不像在表中操作那么明显 在视图中操作时鼠标指针的指向就是要进行操作的部分 光标指向任务信息光标指向任务链接光标指向空白区域 2 3 2选中图中的元素 第03章创建和管理项目任务 项目