采购与付款循环审计 M和N注册会计师于2007年12月10日至13日对甲公司购货与付款循环的内部控制进行了解和测试 并在相关审计工作底稿中记录了了解和测试的事项 摘录如下 1 甲公司的材料采购需要经授权批准后方可进行 采购部根据经批准的请购单发出订购单 货物运达后 验收部根据订购单的要求验收货物 并编制一式多联的未连续编号的验收单 仓库根据验收单验收货物 在验收单上签字后 将货物移入仓库加以保管 验收单上有数量 品名 单价等要素 验收单一联交采购部登记采购明细账和编制付款凭单 付款凭单经批准后 月末交会计部 一联交会计部登记材料明细账 登账不及时 一联由仓库保留并登记材料明细账 会计部根据只附验收单的付款凭单登记有关账簿 1 验收单未连续编号 不能保证所有的采购都已记录或不被重复记录 应建议甲公司对验收单进行连续编号 2 付款凭单未附订购单及供应商的发票等 会计部无法核对采购事项是否真实 登记有关账簿时金额或数量可能就会出现差错 应建议甲公司将订购单和发票等与付款凭单一起交会计部 3 会计部月末审核付款凭单后才付款 未能及时将材料采购和债务登账并按约定时间付款 应建议甲公司采购部及时将付款凭单交会计部 按约定时间付款 采购与付款循环 请购 订货 验收 付款 涉及的主要凭证与会计记录 请购单 订购单 验收单 入库单 卖方发票 付款凭证 明细账 日记账 对账单 储存 记账 第一节采购与付款循环概述 涉及的主要业务活动1 请购商品和劳务仓库负责对需要购买的已列入存货清单的项目填写请购单 其他部门也可以对所需要购买的未列入存货清单的项目编制请购单 每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准 2 编制订购单采购部门在收到请购单后 只能对经过批准的请购单发出订购单 对每张订购单 采购部门应确定最佳的供应来源 订购单应正确填写所需要的商品品名 数量 价格 厂商名称和地址等 预先予以编号并经过被授权的采购入员签名 其正联应送交供应商 副联则送至企业内部的验收部门 应付凭单部门和编制请购单的部门 随后 应独立检查订购单的处理 以确定是否确实收到商品并正确入账 3 验收商品验收部门首先应比较所收商品与订购单上的要求是否相符 如商品的品名 说明 数量 到货时间等 然后再盘点商品并检查商品有无损坏 验收后 验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多联 预先编号的验收单 作为验收和检验商品的依据 4 储存已验收的商品存货将已验收商品的保管与采购的其他职责相分离 可减少未经授权的采购和盗用商品的风险 存放商品的仓储区应相对独立 限制无关人员接近 5 编制付款凭单记录采购交易之前 应付凭单部门应编制付款凭单 这项功能的控制包括 1 确定供应商发票的内容与相关的验收单 订购单的一致性 2 确定供应商发票计算的正确性 3 编制有预先编号的付款凭单 并附上支持性凭证 如订购单 验收单和供应商发票等 这些支持性凭证的种类 因交易对象的不同而不同 4 独立检查付款凭单计算的正确性 5 在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称 6 由被授权人员在凭单上签字 以示批准照此凭单要求付款 6 确认与记录负债在手工系统下 应将已批准的未付款凭单送达会计部门 据以编制有关记账凭证和登记有关账簿 会计主管应监督为采购交易而编制的记账凭证中账户分类的适当性 通过定期核对编制记账凭证的日期与凭单副联的日期 监督入账的及时性 而独立检查会计人员则应核对所记录的凭单总数与应付凭单部门送来的每日凭单汇总表是否一致 并定期独立检查应付账款总账余额与应付凭单部门未付款凭单档案中的总金额是否一致 7 付款通常是由应付凭单部门负责确定未付凭单在到期日付款 企业有多种款项结算方式 以支票结算方式为例 编制和签署支票的有关控制包括 1 独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性 2 应由被授权的财务部门的人员负责签署支票 3 被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已经适当批准的未付款凭单 并确定支票受款人姓名和金额与凭单内容的一致 4 支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销 以免重复付款 5 支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票 6 支票应预先连续编号 保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性 7 应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票 8 记录现金 银行存款支出仍以支票结算方式为例 在手工系统下 会计部门应根据已签发的支票编制付款记账凭证 并据以登记银行存款日记账及其他相关账簿 以记录银行存款支出为例 有关控制包括 1 会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明细账的金额的一致性 以及与支票汇总记录的致性 2 通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期 独立检查入账的及时性 3 独立编制银行存款余额调节表 采购与付款循环所涉及的主要凭证1 请购单请购单是由产品制造 资产使用等部门的有关人员填写 送交采购部门 申请购买商品 劳务或其他资产的书面凭证 2 订购单订购单是由采购部门填写 向另一企业购买订购单上所指定商品 劳务或其他资产的书面凭证 3 验收单验收单是收到商品 资产时所编制的凭证 列示从供应商处收到的商品 资产的种类和数量等内容 4 卖方发票卖方发票是供应商开具的 交给卖方以载明发运的货物或提供的劳务 应付款金额和付款条件等事项的凭证 5 付款凭单付款凭单是采购方企业的应付凭单部门编制的 载明已收到商品 资产或接受劳务的厂商 应付款金额和付款日期的凭证 付款凭单是采购方企业内部记录和支付负债的授权证明文件 6 转账凭证转账凭证是指记录转账交易的记账凭证 它是根据有关转账业务 即不涉及库存现金 银行存款收付的各项业务 的原始凭证编制的 7 付款凭证付款凭证包括现金付款凭证和银行存款付款凭证 是指用来记录库存现金和银行存款支出业务的记账凭证 8 应付账款明细账9 库存现金日记账和银行存款日记账10 卖方对账单卖方对账单是由供货方按月编制的 标明期初余额 本期购买 本期支付给卖方的款项和期末余额的凭证 卖方对账单是供货方对有关交易的陈述 如果不考虑买卖双方在收发货物上可能存在的时间差等因素 其期末余额通常应与采购方相应的应付账款期末余额一致 第二节采购与付款循环的内部控制和控制测试 一 采购交易的内部控制1 合理的职责分工企业应当建立采购与付款业务的岗位责任制 明确相关部门和岗位的职责 权限 确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离 制约和监督 企业不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程 企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括 1 请购与审批 2 询价与确定供应商 3 采购合同的订立与审核 4 采购与验收 采购 验收与相关会计记录 5 付款的申请 审批与执行 采购和应付账款业务中的常见弊端 1 盲目采购 2 收受回扣 中饱私囊 3 虚报损耗 中途转移 4 混淆采购成本 5 验收不严 以少报多 以次充好 6 违规结算 资金流失 1 盲目采购 含义 采购部门没有根据已批准的采购计划或请购单进行采购 而是盲目采购或采购不及时 造成超储积压或者供应脱档的情况 盲目采购常见情形 原材料当期市价下跌 采购部门为节约成本 大量买进储备已充足的材料 造成材料积压变质 增加成本 请购控制制度存在漏洞先购买再补填请购单 请购控制流于形式对请购单没有严格的审批制度 审计策略检查请购单请购单的日期是否早于验货单的日期请购单上是否有审批人的签名请购的审批和购买业务的执行是否由不同的人担任 2 收受回扣 中饱私囊采购人员在采购中违反比价管理 选择有回扣的供应商 这往往造成采购材料质量得不到保证 或者价格高于市场平均价 控制措施加强采购人员的素质教育建立供应商资料系统实施比价采购管理 3 虚报损耗 中途转移含义 运输部门为了中饱私囊 在运输途中转移材料 而对公司上报称为损耗 属企业的内盗现象 控制措施 建立合理损耗的指标 对损耗在合理范围之内的给予奖励 鼓励运输人员保护公司财产 4 混淆采购成本会计人员在会计记账中 对采购成本没有很好的区分 确认的成本不能真实反映企业是为采购材料而发生的 生产企业对与材料采购相关的运输费 保险费 人库整理费 合理损耗 没有计入采购成本 控制措施 加强会计记账人员专业学习 熟悉会计法规制度 审计人员对成本会计分录所附的发票 运输单必须仔细核对 以确定成本的真实性 5 验收不严 以少报多 以次充好采购验收人员玩忽职守 不能严格验收采购材料的质量和数量 后果 伪劣材料鱼龙混杂 损害企业利益伪劣产品充斥市场 损害消费者利益 控制措施 采购人员和验收员职责分离杜绝验收中的造假行为审计人员通过检查当期成本计算单列示的废品损失给予分析性复核 并与前期比较是否有大幅增长 看这种增长是否由于材料不合格造成的 6 违规结算 资金流失通常企业收到采购发票后 根据发票金额授权会计签发支付凭证 出纳审核后支付划拨账款 如果没有严格的付款控制流程 就存在结算隐患 形式 重复付款误期支付 控制措施付款凭证预先编号 附上支持性凭证 如定购单 验收单和供应商发票等 被授权人在凭证上签字 以示批准照此凭证付款 所有未付凭证的副联保存在未付凭证档案中 以待日后付款 审计人员可以通过检查付款凭证的编号是否连续测试是否存在重复付款的可能性 审计人员还可从未付凭证的支持性凭证日期 看企业是否存在资金周转不灵短期内无偿付能力而拖延支付的可能性 第二节采购与付款循环的内部控制和控制测试 工作实例 注册会计师赵静在对冰爽饮料有限公司审计时进行了解和测试 并在相关的审计工作底稿中作了记录 现摘录如下 要求 请指出冰爽饮料股份有限公司在购货与付款循环内部控制的设计与运行方面存在的缺陷 并提出改进建议 1 该公司的材料采购需要经授权批准后方可进行 采购部根据批准的请购单发出订购单 货物运达后 验收部根据订购单的要求验收货物 并编制一式多联的未连续编号的验收单 仓库根据验收单验收货物 在验收单签字后 将货物移入仓库加以保管 验收单上有数量 品名 单价等要素 验收单一联交采购部登记采购明细账和编制付款凭单 付款凭单经批准后 月末交会计部 一联交会计部登记材料明细账 一联由仓库保留并登记材料明细账 会计部根据只附验收单的付款凭单登记有关账簿 2 会计部月末审核付款凭单后 支付采购款项 该公司授权会计部的经理签署支票 经理将其授权给会计人员小王负责 但保留了支票印章 小王根据已批准的凭单 在确定支票收款人名称与凭单内容一致后签署支票 并在凭单上加盖 已支付 的印章 审计人员对付款控制程序的穿行测试表明 未发现与公司规定有不一致之处 实例解析 步骤一 冰爽饮料股份有限公司在购货与付款循环内部控制上存在的缺陷归纳如下 1 验收单未连续编号 不能保证所有的采购都已记录或不被重复记录 2 付款凭单未附订购单及供应商的发票等 会计部无法核对采购事项是否真实 登记有关账簿时 金额或数量可能会出现差错 3 会计部月末审核付款凭单后才付款 未能及时将材料采购和债务登账以及按约定时间付款 步骤二 建议改进的措施有 1 该公司应事先对验收单进行连续编号 2 该公司应将订购单和发票等与付款凭单一起交会计部 3 该公司采购部门应及时将付款凭单交会计部 按约定时间付款 一 采购交易的内部控制1 合理的职责分工企业应当建立采购与付款业务的岗位责任制 明确相关部门和岗位的职责 权限 确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离 制约和监督 企业不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程 企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括 1 请购与审批 2 询价与确定供应商 3 采购合同的订立与审核 4 采购与验收 采购 验收与相关会计记录 5 付款的申请 审批与执行 2 完善的授权审批和审核制度企业应当建立采购与付款业务的授权制度和审核批准制度 明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式 权限 程序 责任和相关控制措施 规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求 审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定 在授权范围内进行审批 不得超越审批权限 经办人应当在职责范围