公文写作基础知识市政府办公室王胜 一 公文的重要性及含义二 公文种类三 公文格式四 行文规则五 公文拟制六 公文中常见错误七 请示的送签 一 公文的重要性及含义 公文是党政机关实现职能 履行职责 实施管理不可缺少的重要工具 在党委政府机关中起着承上启下 综合全局 协调各方 承内联外的中枢作用 按照相关规定处理好公文 是对党政机关规范化办公的一项要求 也是党政机关工作人员必须具备的基本技能 一 公文的重要性及含义 2012年7月1日起 公文处理工作开始执行中办 国办联合印发的新的 党政机关公文处理工作条例 根据新条例第三条党政机关公文是党政机关实施领导 履行职能 处理公务的具有特定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家的方针政策 公布法规和规章 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告 通报和交流情况等的重要工具 这是对党政机关公文的含义最权威的 统一的解释 二 公文种类 依据 党政机关公文处理公文条例 公文有15个种类 决议 决定 命令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要 二 公文种类 适用范围 一 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 如 中国共产党第十九次全国代表大会关于 中国共产党章程 修正案 的决议 二 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 如 国务院关于修改和废止部分行政法规的决定 三 命令 令 适用于公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性措施 批准授予和晋升衔级 嘉奖有关单位和人员 如 国务院中央军委关于给XX同志记一等功的命令 四 公报 适用于公布重要决定或者重大事项 如 十九届中央纪委第二次全体会议公报 五 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 如 中国人民银行公告 2018 第X号 二 公文种类 六 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 如 潜江市人民政府关于停止引进奥古斯特项目的通告 七 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 如 湖北省人民政府办公厅关于加快推进农村电子商务发展的意见 八 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 如 潜江市人民政府办公室关于印发潜江市大力发展装配式建筑实施方案的通知 九 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 如 潜江市人民政府办公室关于市政府领导分工情况的通报 十 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 如 潜江市招商局关于2017年度招商引资工作情况的报告 二 公文种类 十一 请示 适用于向上级机关请求指示 批准事项 如 潜江市司法局关于举办 七五 普法第三期法治宣讲员培训班的请示 十二 批复 适用于答复下级机关请示事项 如 国务院关于同意潜江高新技术产业园区升级为国家高新技术产业开发区的批复 十三 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项 如 潜江市人民政府关于提请确定潜江市树市花的议案 十四 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 如 仙桃市人民政府办公室关于赴潜江考察虾稻产业的函 十五 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 如 各类会议纪要 二 公文种类 公文分类一览表 三 公文格式 公文一般由份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 抄送机关 印发机关和印发日期 页码等组成 三 公文格式 公文模板 三 公文格式 四 行文规则 行文规则 是指机关行文中必须遵循的行为规范 包括 坚持公文处理原则 正确处理行文关系 准确把握行文方向 以恰当的行文方式行文 等 四 行文规则 行文关系是发文机关与收文机关之间的关系 是两者之间的工作关系在行文中的体现 1 组织上领导与被领导 省政府与市政府2 业务上指导与被指导 省卫计委与市卫计委3 同一系统的平行关系 各市级人民政府之间 各市级部门之间4 非同一系统的不相隶属关系 各自级别高低不限 省财政厅与某市人民政府 四 行文规则 工作关系的不同 行文关系就不同 从而决定行文方向也不同 行文方向就是公文从发文机关向收文机关传递 运行的方向 上行文中常用的文种有请示 报告 上行的意见 下级机关或职能部门向上级领导机关或上级业务主管部门发送的公文 下行文中常用的文种有命令 决定 通知 通报 批复和下行的意见 上级领导机关向下级机关或上级业务主管部门向其对口的下级业务部门发送的公文 平行文中常用的文种有函和平行的意见 不相隶属机关之间互相发送的公文 泛行文 多向行文 公告是泛行文的典型文种 四 行文规则 公文的文种选用依据 1 依据发文机关的职责权限有些行政公文的文种 使用权限有明确的或约定俗成的规定 制发公文时切莫乱用 如公告 在行政系统内只能由高层国家行政机关及被授权的特定机构用来发布重大事项和法定事项 基层行政机构 一般单位则没有资格使用这一文种 基层政府的职能部门如欲在本辖区发布职能业务方面的事项 应该使用通告 2 依据发文机关与主送机关之间的行文关系发文机关的行文目的确定后 选用哪一文种关键要看行文关系 如市公安局拟行文请求批准事项 主送机关若是市人民政府 就应该使用上行文种请示 若主送给市人社局 则应使用平行文种的请求批准函 四 行文规则 3 依据发文机关的行文目的如果发文机关已经明确了文件的主送机关 即确定了行文关系 那么选用何种文种主要看行文目的 如 市教育局拟向市人民政府行文 行文目的若是汇报工作 反映情况或答复询问 就应使用报告 若是为了请求请示或批准 就必须使用请示 若是就某一重要问题提出见解和处理方法 就应使用意见 五 公文拟制 公文拟制包括公文的起草 审核 签发等程序 公文起草应当做到 一 符合党的理论路线方针政策和国家法律法规 完整准确体现发文机关意图 并同现行有关公文相衔接 二 一切从实际出发 分析问题实事求是 所提政策措施和办法切实可行 三 内容简洁 主题突出 观点鲜明 结构严谨 表述准确 文字精练 四 文种正确 格式规范 五 深入调查研究 充分进行论证 广泛听取意见 六 公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项 起草单位必须征求相关地区或者部门意见 力求达成一致 七 机关负责人应当主持 指导重要公文起草工作 五 公文拟制 公文文稿签发前 一般应当由发文机关办公室进行审核 审核的重点是 一 行文理由是否充分 行文依据是否准确 二 内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规 是否完整准确体现发文机关意图 是否同现行有关公文相衔接 所提政策措施和办法是否切实可行 三 涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见 四 文种是否正确 格式是否规范 人名 地名 时间 数字 段落顺序 引文等是否准确 文字 数字 计量单位和标点符号等用法是否规范 五 其他内容是否符合公文起草的有关要求 五 公文拟制 公文签发 公文应当经本机关负责人审批签发 重要公文和上行文由机关主要负责人签发 签发人签发公文 应当签署意见 姓名和完整日期 圈阅或者签名的 视为同意 联合发文由所有联署机关的负责人会签 报告 请示与函 什么是报告 向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问时使用的公文 什么是请示 向上级机关请求指示 批准时使用的一种行政公文 什么是函 函是不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 或者向有关行业主管部门 无隶属关系的有关行业主管部门 请求批准事项 答复审批事项时所使用的公文 报告与请示的区别 1 行文目的不同报告侧重于向上级机关汇报工作 反映情况 请示旨在请求上级机关指示 批准 2 行文作用不同报告的作用是让上级机关了解 下情 请示的作用是启始或中续本机关的工作 3 行文时间不同报告一般在事中或事后行文 请示需要在事前行文 不能先斩后奏 4 答复与否不同报告具有单向性 不需要上级机关的答复 请示具有期复性 需要上级机关的答复 5 内容含量不同报告 尤其是工作报告 可以数事并谈 内容含量较大 请示要坚持 一文一事 的原则 内容单一 1 一文一事 2 一般不得越级请示 3 一般不得送交领导者个人 4 一个主送机关 5 不能抄送给下级机关 请示规则 请示注意事项 请示规则 请示的写作格式与方法 标题主送机关正文生效标识 成文日期 公章 一 标题 发文机关 事由 文种 市交通运输局关于投资修建公路客运站的请示 注 标题中不得出现 申请 请求 之类的词语 二 主送机关 请示 必须明确主送机关 主送机关一般只写一个 1 如需将请示同时送其他机关 应将这些机关的名称列入抄送栏 发文机关不得将请示抄送给自己的下级机关 2 请示不能越级行文 3 发文机关不得向领导个人直接报送请示 4 受双重领导的机构上行请示 应根据其内容写明主送机关和抄送机关 三 正文 1 请示缘由 回答 为什么请示 的问题 是上级机关批准的依据 应简明扼要而又充分地陈述请示的原因 理由 必要性 依据 2 请示事项 回答 请示什么 的问题 请求指示的请示 可写明想在哪些问题 哪些方面得到上级明确指示 可写明初步意见请上级机关批示可行与否 请求批准的请示 要把请求批准的事项分条列款一一写明 以便于上级机关的批复 3 请示尾语 撰写结语 另起一行 语气谦和 得体 专此请示 恳请批复 妥否 请指示 报告的写作格式与方法 标题主送机关正文生效标识 成文日期 公章 一 标题 发文机关 事由 文种 市公安局关于加强我市农村道路交通安全工作的报告 注 标题中不要再出现 呈报 上报 申报 等词语 二 主送机关 报告的主送机关尽量要少 一般只送一个上级机关即可 但行政机关受双重领导的情况比较多见 只报送其中一个上级机关显然不妥 因此 有时主送机关可以不止一个 报告应报送自己的直接上级机关 一般情况下不要越级行文 三 正文 工作报告 生效标识 成文日期 公章 工作基本情况介绍 汇报工作 结语 成绩 收获 经验 体会 问题 打算 特此报告 请审阅 函的写作格式与方法 标题主送机关正文生效标识 成文日期 公章 函的分类 用于不相隶属机关之间互相商洽工作 商洽函 答复函 用于不相隶属机关之间相互答复问题 求批函 用于向有关主管部门请求批准相关事项 用于不相隶属机关之间相互询问问题 函 37 一 标题 1 发文机关 事由 文种 市财政局关于商洽 同志调动工作事宜的函 2 事由 文种 关于恳请增加执法工作人员编制的函 二 主动机关 函的行文对象一般情况下是明确 单一的 所以多数函的主送机关只有一个 有时内容涉及部门多 也有排列多个主送机关的情况 39 三 正文 缘由 事项 结语 去函 概括交代商洽 请求 询问事项的目的 依据 背景 原因等 复函 引述来函的标题或发文字号 如 贵局 关于 的函 函 2018 号 收悉 过渡语 现将有关事项函复如下 去函 写清楚商洽 请求 询问事项的主要内容 并向对方提出希望或要求 复函 有针对性地作出具体明确的答复 去函 此函 特此函商 敬请函批 复函 特此函复 40 纪要 一 适用范围 纪要用于记载会议主要情况和议定事项 二 主要特点 1 纪实性 客观性 如实记载会议情况和议定事项及会议存在的分歧意见和问题等 2 概括性 提要性 纪要不同于记录 纪要集中的反映会议的精神实质 具有高度概括性 3 内部性 纪要是摘要记载会议情况和议定事项的内部文件 可印发参会单位和其他相关单位 但不需要向社会公开 不得以会议纪要代替有关行政执法文书或文件 不得直接作为行政管理的依据 41 纪要 三 专题会议纪要的结构 内容和写法专题会议纪要一般由文号和成文时间 标题 正文 参会人员四部分组成 一 文号和成文时间 文号写在标题的正上方 由年份 序号组成 用阿拉伯数字全称标出 并用 括入 如 2018 13号 纪要的成文时间即会议通过的时间或领导人签发的时间 一般在标题下居中位置用阿拉伯数字写明年 月 日 用 括入如 2018年5月13日 二 标题 专